對如何做好綜合性大學(xué)學(xué)院辦公室工作的思考

劉平

摘 要：學(xué)院辦公室的工作必須圍繞提高教育質(zhì)量和學(xué)術(shù)水平來開展。其指導(dǎo)思想就是以教學(xué)、科研為中心，努力為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各職能部門和各系各基層單位服務(wù)，為師生員工服務(wù)。根據(jù)這一總的指導(dǎo)思想，辦公室應(yīng)著重抓好三項(xiàng)工作，努力實(shí)現(xiàn)

“四個(gè)轉(zhuǎn)變”。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；工作；思考

一、從全局出發(fā)，抓好三項(xiàng)工作

（一）抓信息，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。當(dāng)今社會(huì)正處在信息激增的時(shí)代。每時(shí)每刻都有大量的信息通過各種渠道流入學(xué)校，學(xué)校每天都有許多新情況、新問題、新信息產(chǎn)生、準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地處理這些信息，這對改進(jìn)工作，減少失誤，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的發(fā)展關(guān)系極大。學(xué)院辦公室應(yīng)該成為學(xué)院信息中心、信息庫、并有專人負(fù)責(zé)信息收集、存儲(chǔ)、篩選、傳遞、處理和控制，建立有效的信息網(wǎng)絡(luò)和信息渠道，使信息在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理決策中發(fā)揮最佳的效益。

（二）抓宏觀控制與管理，保證學(xué)院事業(yè)計(jì)劃及各項(xiàng)工作同步前進(jìn)，健康發(fā)展。一個(gè)學(xué)院是個(gè)大系統(tǒng)，由許多子系統(tǒng)組成。這個(gè)大系統(tǒng)有自己的戰(zhàn)略目標(biāo)，發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃，學(xué)院內(nèi)部各部門各單位也都圍繞學(xué)學(xué)院總體目標(biāo)，制訂自己的具體規(guī)劃、短期計(jì)劃。

（三）抓協(xié)調(diào)，提高行政管理效率。法國著名管理學(xué)家法約爾認(rèn)為，一個(gè)企業(yè)要取得成功，協(xié)調(diào)和控制是必不可少的。有人則認(rèn)為，管理就是協(xié)調(diào)。可見協(xié)調(diào)在實(shí)施有效管理活動(dòng)中的重要作用。隨著國際交往、學(xué)校與社會(huì)的聯(lián)系日益頻繁，各高校的合并組建，學(xué)校內(nèi)部結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜，特別是綜合性大學(xué)，由很多分院組成，各學(xué)院管理職能與分工不斷發(fā)生變化。值得注意的是有許多重要工作、交差性工作，往往由于職責(zé)不清、部門之間推諉扯皮，嚴(yán)重地影響了辦事效率的提高。因此，院辦公室的協(xié)調(diào)任務(wù)就越來越繁重。

協(xié)調(diào)要按照一定的原則和科學(xué)方法進(jìn)行，要遵循有關(guān)方針政策、規(guī)章制度，實(shí)事求是地作出合理的決斷。協(xié)調(diào)不是包辦，而是分清職責(zé)，明確主次，落實(shí)任務(wù)，通力合作，檢查督辦。

二、以改革為動(dòng)力，努力實(shí)現(xiàn)四個(gè)轉(zhuǎn)變

（一）從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又當(dāng)好參謀。學(xué)院辦公室是院領(lǐng)導(dǎo)中樞的組成部分和綜合管理機(jī)構(gòu)，“參與政務(wù)”和“管理事務(wù)”都要認(rèn)真做好。日常事務(wù)做不好，必定影響院長決策的貫徹執(zhí)行，影響學(xué)院的整個(gè)工作，“參與政務(wù)也會(huì)成為一句空話，不參政，不能為領(lǐng)導(dǎo)綜合信息，做好決策的前期工作，院長也難以總攬全局，進(jìn)行科學(xué)決策。所以無論“辦事”與“參政”，辦公室都必須搞好。但是，辦公室工作的著眼點(diǎn)應(yīng)該是更好地“參政”，當(dāng)好參謀助手。在處理日常工作中，要有意識地既辦又參，以參為主，逐步把院辦公室建設(shè)成為院領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”、“智囊團(tuán)”。

（二）從簡單傳遞公文轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。辦公室每天要將收到的文件迅速、準(zhǔn)確地進(jìn)行處理，這是起嗎的要求。但是，特別應(yīng)該重視的是，要注意調(diào)查研究，廣泛收集來自不同渠道、不同層次、不同類型的信息，增大信息量，并對各種信息進(jìn)行綜合處理，根據(jù)院長各個(gè)時(shí)期的工作重點(diǎn)，有效地提供有情況、有分析的資料，使領(lǐng)導(dǎo)的想法得到充實(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對工作的 原則意見，加以具體化和文字綜合，使之更條理化、系統(tǒng)化、科學(xué)化；在領(lǐng)導(dǎo)決策之后，要迅速把指令發(fā)出后的情況，執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新情況、新問題。準(zhǔn)確地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)為下一步的行動(dòng)方案作好準(zhǔn)備，或適時(shí)調(diào)整、補(bǔ)充原定的方案。

（三）加強(qiáng)工作的計(jì)劃性、預(yù)見性，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。辦公室日常事物多，突擊性的事件多，因此常常感到被動(dòng)。要從被動(dòng)中爭取主動(dòng)，關(guān)鍵在于加強(qiáng)工作的計(jì)劃性、預(yù)見性。對于經(jīng)常性的常規(guī)工作，要加強(qiáng)計(jì)劃性。有些工作是有固定的規(guī)范和程序的，有些工作具有周期性，因此完全可以事先作好計(jì)劃安排。對于非程序性偶發(fā)事件，平時(shí)要做有心人，善于捕捉信息，勤于思考判斷，事先有所準(zhǔn)備，不會(huì)導(dǎo)致手忙腳亂。對于傾向性問題，及時(shí)匯報(bào)請示，做到胸中有數(shù)，平時(shí)注意各種資料、數(shù)據(jù)積累，一旦需要應(yīng)用，就能夠從容對待，應(yīng)付自如。

（四）從單純憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理。“封閉式”、“經(jīng)驗(yàn)型”的管理工作狀態(tài)下形成的管理思想、工作制度、程序和方法，有許多已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢的要求。辦公室要本著精簡、統(tǒng)一、效能的原則，從實(shí)際出發(fā)，調(diào)整內(nèi)部的機(jī)構(gòu)，合理配置人員，科學(xué)設(shè)置崗位，按照開放式、現(xiàn)代化、科學(xué)化的要求，使各項(xiàng)工作制度化、程序化、規(guī)范化，做到事事有人管，人人有職責(zé)，績效有鑒別。同時(shí)充分利用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化科學(xué)管理，以提高管理質(zhì)量和效率。

綜上所述，做好綜合性大學(xué)學(xué)院辦公室工作，是一個(gè)綜合性的課題，它包括各個(gè)方位，各種因素。既有理論問題，也有實(shí)踐問題；既有主觀因素，也有客觀條件；既有內(nèi)部原因，也有外部環(huán)境。同時(shí)，由于高等學(xué)校的發(fā)展和改革的深入，辦公室工作科學(xué)化的內(nèi)容和要求也將是發(fā)展變化，因此，必須對辦公室工作進(jìn)行全方位的思考和探索，促使辦公室工作更具先進(jìn)性和創(chuàng)新性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張濟(jì)正（主編）學(xué)校管理學(xué)導(dǎo)輪.華東師范大學(xué)出版社.1999年

[2] 參考資料選編.教育行政與學(xué)校管理學(xué).教育系教育學(xué)教研室 2001年