淺談檔案管理工作的重要性

左昌國

摘 要：在當前社會日益進步的大背景下，檔案管理工作不僅需要詳細記錄相關信息，還需要充分發揮其積極作用。隨著當前社會進程逐步加快，人們對于各種信息資源也越發重視起來，檔案主要是針對于國家機構，組織和個人的資料和信息進行記錄的一種方式，做好檔案管理工作是非常重要的。開展檔案管理工作，我們必須考察依據方面的作用，其記錄的信息具有客觀性和真實性，具有較強的信服力。本文旨在研究檔案管理工作的重要性，并提出相對應的有效策略，希望能夠推動檔案管理工作有序發展。

關鍵詞：檔案管理工作;重要性

隨著社會飛速發展，人們對于檔案工作也提高了重視程度，因為檔案有著較強的真實性，能夠給相關機構提供依據來源，無論是任何行業，都會有序進行檔案管理工作，社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，才能實現檔案管理工作的價值。

一、檔案管理工作具備的重要性

1.妥善保留珍貴的單位檔案資料

因為檔案資料不僅是單位內重要的信息資產，里面還有個人的信息隱私，檔案管理將個人數據以及重要資料收集起來一并存放，在一方面方便大家對所擁有的檔案信息進行借閱與查找，另一方面也需要對檔案進行妥善的保管，在信息化發展如此快速的新時代，要妥善保管珍貴的檔案材料，要防范網絡黑客對檔案信息的盜取以及篡改。所以，檔案管理單位要對檔案資料進行妥善保管，在保障檔案安全的情況下方便大家的查詢與檔案資料收集。

2.檔案管理工作記錄主要數據

檔案管理工作是十分紛繁復雜的，檔案管理流程通常應當包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調取資料等。但是如果可以將檔案工作做好，就可以很好地記錄重要數據，所以，檔案管理工作也是十分重要的。我們可以借助信息化手段來改進我們的檔案管理工作，提高我們的工作效率。

3.方便提取與調用檔案

隨著社會的進步，信息化的發展給檔案管理工作帶來了巨大的便利。當人們在遇到問題的時候，可以通過查閱檔案來獲取更多的信息，在工作中，我們要不斷的發現問題并做到及時的解決，使檔案管理工作與信息化轉變兩者高度融合，檔案的提取與調用可以摒棄紙質化信息收集的形式，隨著網絡技術的不斷發展和網絡信息化，電子信息采集更加的得到大家的青睞，大家可以翻找文件的時間，直接在網上調取自己需要的檔案信息。檔案資料管理者也可以摒棄傳統的紙質資料文件夾收集的方法，直接將檔案信息存儲在電腦中，既方便查閱、又方便資料的存儲和更改。

二、有效開展檔案管理工作的舉措

1.全面提升人員專業素養

大數據時代沒有數據是萬萬不行的，檔案管理工作必須要有數據化的體現，同時也是提升檔案管理最基礎、最重要的操作。在提升檔案管理體系時，應對檔案工作人員進行培訓，使工作人員熟練掌握大數據相關技術，還要通過調研方式使大家積極發表對檔案管理轉變的想法和建議，構建檔案管理服務平臺。對檔案工作人員進行專業培訓，聘用文化素養高級的工作人員管理，以便幫助大家及時解決問題，也可以更好地掌握檔案的信息系統和熟練使用信息設備。同時還應利用大數據技術，將大量的檔案信息進行分析、儲存、組織、分析，從而達到檔案管理構建的基本要求。檔案管理體系的構建，培養檔案管理工作人員，從而能有效解決大家在使用過程中的問題。數據化將實現檔案信息管理的便利、集中，將檔案中的檔案、資料轉化為數據，以便明確檔案中各類資源的統計與管理。應對檔案工作人員進行創新思維的培養，使檔案工作人員，能利用人工智能等技術，對檔案管理服務體系進行創新，為大家提供更優質的檔案管理服務。

2.優化檔案管理的基本操作流程

時代在發展，社會在進步，檔案管理要與時俱進才能適應新形勢的需要，檔案管理過程才會更加科學。檔案管理流程通常應當包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調取資料等。但是現在大家的檔案意識都很淡薄，所以，要通過不同的途徑進行宣傳，讓大家知道自己是可以、需要進行檔案登記的，自己有這個權利，提高大家的認識。掌握檔案資料的收集規律，對于主要的事件統一進行更改和記錄，及時把材料進行整理、歸檔，減少不必要的工作環節，提高檔案工作的工作效率。檔案管理還可以鑒別材料內容的真實性，不但實現了檔案管理工作自身的價值，還與時俱進，促進社會的進步與發展。在信息化發展迅速的新時代，要將檔案管理工作與信息化緊密結合起來，加強檔案工作的數據保護，優化檔案管理工作的基本操作流程。

3.保障檔案信息安全性

往常的檔案信息都會以文件夾或者文件袋的形式分類儲存在文件柜里，這樣不僅翻閱起來會很麻煩，而且信息不好更改，更加不方便的是檔案的存儲問題，紙質版的檔案在存儲過程中會出現紙質受潮或者紙質發黃等現象，可能會導致重要信息的丟失，還會出現檔案位置改變或者交接導致檔案直接丟失或者檔案的破損，這對于檔案管理工作來講是致命的。但是信息化下的檔案管理工作完美地解決了這個問題，將檔案信息轉存在電腦中，不會因為檔案交接或者外力因素導致檔案的破損或丟失，檔案存儲的安全問題得到了保障，但是在信息化發展如此快速的新時代，要妥善保管珍貴的檔案材料，還要防范網絡黑客對檔案信息的盜取以及篡改，推動檔案管理工作有序發展。

結束語

綜上所述，檔案管理工作的積極作用是十分巨大的。在管理檔案工作的過程中，一定要統一標準化與規范化，積極創新管理方式，合理制定出一套高標準的規劃，努力將管理工作做到最好。檔案是對是對工作查考的憑據，也是科學研究和基礎設施，設備建設的可靠資料，所以我們必須充分認識到這一工作的重要性，并做好相關工作，提高檔案管理的質量和效率，作為檔案管理工作人員，在實際工作中，必須具備認真與嚴謹的工作態度，努力將檔案管理工作的最大價值與重要作用體現得淋漓盡致。

參考文獻

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（作者單位：四川省疾病預防控制中心）