檔案管理創(chuàng)新思考與服務(wù)模式變革研究

李勇

摘要：文章先分析了檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)變革的意義，隨后結(jié)合新時期的檔案管理現(xiàn)狀提出促進檔案管理創(chuàng)新的具體措施，包括健全管理措施、引入信息技術(shù)、加強人才培養(yǎng)、充分利用檔案信息，希望能給相關(guān)人士提供有效參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)變革;人才培養(yǎng)

引言：

檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義，真實有效的檔案記錄能夠?qū)⑵髽I(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀準確反映出來，同時也是企業(yè)發(fā)展中的重要無形資產(chǎn)。新形勢發(fā)展背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期的發(fā)展趨勢，為此需要針對檔案管理現(xiàn)存問題，采取針對性措施，促進檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，提高服務(wù)質(zhì)量。

一、檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)變革的意義

在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，隨著檔案管理信息質(zhì)量提升，特別是人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，對日常生產(chǎn)、生活產(chǎn)生極大影響，為此在當下的檔案管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展中，需要突顯信息技術(shù)優(yōu)勢。針對企業(yè)中的檔案管理工作形成信息管理方案，不但能夠有效降低檔案管理的成本投入，同時還可以提升檔案管理效率。同時針對檔案管理實施數(shù)字化管理，還可以和其他各個部門之間進行有效的交流合作，提升檔案應(yīng)用質(zhì)量[1]。

當下檔案管理服務(wù)的變革發(fā)展中，信息化技術(shù)占據(jù)較大比重，其主要是以現(xiàn)代化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)發(fā)展起來的，促進檔案管理實現(xiàn)虛擬化、數(shù)字化和信息化發(fā)展，這也是新時期的發(fā)展要求。當下企業(yè)正處于一種關(guān)鍵改革時期，檔案管理服務(wù)改革創(chuàng)新中，服務(wù)和管理占據(jù)較大比重，傳統(tǒng)模式下的檔案管理涉及諸多環(huán)節(jié)和內(nèi)容，整個工作流程十分復(fù)雜，相關(guān)材料整理工作和歷史資料查詢也十分繁瑣，容易導(dǎo)致信息失真和資料缺漏問題，為此需引入信息技術(shù)。

二、檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)變革的具體措施

（一）健全檔案管理措施

檔案管理與服務(wù)改革創(chuàng)新發(fā)展背景下，需要積極改變管理方法，尤其是各個部門的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者，需要明確自身的責(zé)任和義務(wù)，發(fā)揮出良好的模范帶頭作用，結(jié)合科學(xué)完善的管理制度組織進行各項工作。相關(guān)檔案管理部門人員還應(yīng)該了解檔案管理的價值作用，并形成良好的服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，積極主動參與到檔案管理當中，為相關(guān)人員提供高質(zhì)量檔案資源服務(wù)，滿足其對于檔案資料的多樣化需求。同時還可以結(jié)合各種先進技術(shù)，提高檔案管理效率，為此檔案人員需要主動學(xué)習(xí)各種技能，促進實現(xiàn)信息化的檔案管理，保證檔案管理工作的高效進行。促進檔案管理相關(guān)保證制度的不斷完善和優(yōu)化，從企業(yè)中的生產(chǎn)項目入手，進行嚴格管理，相關(guān)檔案管理負責(zé)人需要對各種關(guān)鍵設(shè)備采購工作進行全面驗收，并做好傳送工作和記錄更改，保證資料完整性。

（二）應(yīng)用信息管理手段

在信息時代下，實施檔案工作中，還需要緊密聯(lián)系企業(yè)實際發(fā)展狀況，生成有效的發(fā)展規(guī)劃，為檔案管理工作提供具有參考價值的服務(wù)模式。同時還需要針對其中各個環(huán)節(jié)實施細致規(guī)范與要求，形成全面、詳細的實施計劃，并在后續(xù)改革工作中，按照相關(guān)計劃認真落實。創(chuàng)建專門網(wǎng)站，為需要檔案資料的群體提供高質(zhì)量服務(wù)，如此不但能夠進一步提升檔案管理效率，同時還可以優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量。積極創(chuàng)建信息化檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案進行管理，全面采集各種信息資料，為檔案資料的信息化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。積極推廣工程檔案和電子文檔的管理。為了優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量，需要針對檔案資料創(chuàng)建信息開放中心，提供多樣化服務(wù)。可以將WEB平臺作為基礎(chǔ)，創(chuàng)新檔案服務(wù)和管理形式，并形成全方位的檔案開發(fā)利用管理模式，這也是提升檔案利用效率的關(guān)鍵所在。在檔案資源擴展應(yīng)用和開放服務(wù)方面，大部分企業(yè)開始通過創(chuàng)建開放的信息服務(wù)中心，促進企業(yè)發(fā)展。為此，創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，引入信息技術(shù)手段，優(yōu)化服務(wù)管理逐漸成為企業(yè)發(fā)展中的重要任務(wù)。

（三）加強人才隊伍建設(shè)

管理人才作為檔案管理中的基礎(chǔ)性內(nèi)容，需要企業(yè)提高重視，其關(guān)系到檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。以優(yōu)秀人才為基礎(chǔ)，創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理部門。專業(yè)人員對所采集的資料實施歸納管理，方便后續(xù)進行查詢和應(yīng)用，由此能夠看出管理人才的重要作用，其相關(guān)專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)會對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，為此需要做好檔案人員培訓(xùn)工作。針對檔案人員進行招聘時，還應(yīng)該端正其工作態(tài)度，使其充分掌握檔案管理流程和管理制度，形成相應(yīng)的崗位管理制度。在健全的制度引導(dǎo)下，促進檔案管理的有序?qū)嵤Ｃ鎸n案人員需要定期提供培訓(xùn)機會，提升其專業(yè)能力，能夠熟練應(yīng)用各種信息手段，提高檔案服務(wù)質(zhì)量[2]。

（四）提升檔案信息利用率

創(chuàng)新檔案管理的最終目標便是進一步完善相關(guān)檔案管理機制，促進檔案信息利用效率的有效提升，促進檔案管理和檔案服務(wù)工作的健康發(fā)展。檔案管理相關(guān)制度建設(shè)中，不能過于追求速度，這不是一項短時間內(nèi)可以完成的任務(wù)，為此需要聯(lián)系企業(yè)自身發(fā)展特征和發(fā)展實際，提高檔案人員自身積極性，為檔案管理和服務(wù)工作的有序進行提供基礎(chǔ)保障。在檔案管理工作中最為重要的便是保障檔案管理安全性。在引入信息技術(shù)和計算機裝置后，盡管能夠有效提高檔案管理的運行效率和運行質(zhì)量，但同時也暴露出各種信息泄露的問題，為了進一步提高管理質(zhì)量和檔案儲存安全性，應(yīng)該從檔案管理整個過程細節(jié)入手，針對其中各個管理環(huán)節(jié)進行全面改革，并按照既定流程開展相關(guān)操作，促進檔案資源服務(wù)的不斷完善。通過有效的檔案資料管理，為企業(yè)中的文化建設(shè)工作提供資料服務(wù)。同時為了提高檔案管理質(zhì)量，需要針對經(jīng)營檔案、會計檔案和文件檔案等相關(guān)管理流程進行全面優(yōu)化創(chuàng)新，形成檔案考核機制。并聯(lián)系檔案管理實況，針對具有關(guān)鍵價值的信息進行定期考核與審查、匯總。對于那些應(yīng)用價值較低的檔案資料需要進行合理匯總與分類。

結(jié)語：

綜上所述，在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，實施檔案管理工作中，需要不斷優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理形式，結(jié)合信息技術(shù)手段，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，促進檔案資料的充分利用，發(fā)揮出檔案價值。

參考文獻：

[1]劉悅捷.新形勢下檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式變革探析[J].企業(yè)改革與管理，2020 （06）：19-20.

[2]左麗娜.高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16 （02）：185-186.