電力企業檔案管理中存在的問題與解決對策

王寬 周小芳 鄭倩茹

摘要：目前人們對電力資源的需求量不斷提升，這就要求電力企業需要提升自身的管理效率，達到社會對電力企業發展的要求。本文將針對電力企業檔案管理展開研究，確定電力企業檔案管理中存在的問題，根據問題制定相應的解決方案，最終達到提升電力企業檔案管理質量的目的。

關鍵詞：電力企業檔案管理;隊伍建設;服務意識

一、電力企業檔案管理中存在的問題

1.1企業檔案管理工作得不到企業高層應有的重視

很多電力企業高層領導對檔案管理缺乏足夠的認識，他們認為相對于檔案管理這樣的文字工作而言，市場的占有率、產品質量和售后服務的提升更為重要，這使檔案工作得不到應有的重視。也因為這個原因，一些電力企業對檔案管理工作投入不足，資金投入相對較少，檔案管理手段落后，檔案室設施不全，保管條件落后。管理水平較低，沒有健全的檔案材料收集機制，造成檔案材料內容不完整，數量不齊全，無法為企業提供高質量、高效能的服務，規章制度、目標管理更無從談起。

1.2檔案管理缺乏專業人員和專業部門負責

部分電力企業檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡單的收集、分類，人員的專業素質不高、責任心不強;有的電力企業沒有設立獨立的檔案室，有的電力企業甚至用庫房兼作檔案室。許多企業檔案資料的歸檔和保管不統一，致使一些該保存的資料沒有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，這嚴重增加了經營成本。有的電力企業檔案管理極不規范，隨意性強。例如，存在隨意涂改現象，越往基層越亂;存在任意抽取檔案資料案例的現象。

1.3檔案管理的理論研究和業務指導滯后

電力企業檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業管理部門面前的新課題，亟需加強這方面理論研究和政策指導，特別是關于電力企業檔案的產權特征和法律地位問題，電力企業檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力企業在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業檔案工作穩步發展。

1.4檔案管理中存在安全隱患問題

電力企業檔案管理工作中存在以下一些常見的安全隱患問題：檔案庫房不符合安全防護的要求。有的企業檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，只在門窗上貼一層擋光紙;有的企業檔案庫房設置在潮濕的角落里，因濕度過大庫房彌漫著刺鼻的霉味;有的企業把財會檔案放在陽臺上，沒有防護設施，檔案長期遭受日曬，覆蓋了厚厚的灰塵。檔案庫房設計布局不合理。有的企業打更室與檔案庫房相連通，誤認為這樣做有利于夜間看管檔案，意識不到內在隱患;有的企業檔案館在經歷多次搬遷之后，現租借某賓館作為檔案庫房，面積狹小，檔案密密麻麻地堆積在一起，窗外未加設防護欄，室內又未配備滅火設施，一旦發生盜竊或火災，后果不堪設想。

二、針對電力企業檔案管理中問題的具體對策

2.1加強高層領導對檔案管理的重視程度。隨著電力企業不斷深化改革，大多數企業漸漸意識到了檔案管理對企業發展的重要性。我國也已經出臺了《檔案法》，對國內檔案管理工作提出了明確的要求和具體規范。企業應組織員工認真學習，切實履行，將其貫徹到實際生產工作中去。除了理論知識的學習，企業還應付諸具體行動，對檔案管理工作給予大力支持，應該做到以下幾點：1.將企業的檔案管理工作納入企業的短、中、長期發展規劃中。2.將檔案管理相關內容納入對應高層領導的考核中，并制定詳盡的規則以檢查其是否達到了標準，將考核結果與薪酬掛鉤。3.完善檔案管理所需的設備：各種軟硬件設施、高配置的計算機等。4.加大對檔案信息資源管理方面的資金投入。

2.2建立并完善檔案管理隊伍。建立一支有專業素養、責任心強、細致、耐心的檔案信息資源管理隊伍，并對其進行定期的培訓，致力于提高其專業素養。在培訓過程中，因材施教，注重管理人員的個體差異，揚長避短，各司其職，促進其形成互幫互助、共同進步的良好工作環境。

當然，除了理論知識的教學，還應注重實踐，只有理論知識與實踐相結合才能培養出有能力的檔案管理人員。投入到實際工作中后，定期檢查其工作效果，并制定合適的獎罰措施來激勵其工作積極性。

2.3配備檔案管理所需的軟硬件設施。由于檔案信息資源的繁雜性，需實現檔案的信息化、數字化建設。若要實現以上目標，就必須要有先進的軟硬件設施來輔助完成檔案的信息化建設。因此，企業應該加大對計算機軟硬件以及其他相關設施的投入，并對其進行及時更新和完善。與此同時，企業還應該注重對相關技術人員的培訓，對引進先進設施持支持態度，以加強檔案管理工作的效率。

2.4加強檔案信息資源管理的信息化建設。通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念來加強企業檔案管理的信息化建設，根據企業的自身特點，具體問題具體分析，找出優勢與劣勢，取長補短，找出適合企業設施現代化管理的方法。比如，對于一些經濟效益好、現代化管理水平高的電力企業，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設。然而，對于那些經濟效益一般、現代化水平低的電力企業，應該結合自身實際情況，分步實施計劃、逐步推進。當企業實施了現代化管理，就為檔案管理信息化建設奠定了基礎。

2.5保證電力企業檔案信息資源的安全。檔案信息資源管理隊伍應該致力于保證檔案的準確性、完整性、安全性。電力企業應按照國家關于檔案信息資源保護保管的規定，為檔案信息資源管理部門配置防火、防潮、防盜、防生物蟲害等設施。對于一些特殊文書檔案，應該采取更加嚴密的安全措施，加以重點保護。

三、結語

隨著時代的發展與科技的進步，檔案管理工作在企業發展中的重要性越發突顯，其在整個電力企業的正常運營中起著非常重要的作用。事實上，科學嚴謹的檔案管理工作不僅記錄下了企業的生產情況，也為企業未來的決策提供了重要的數據依據，有助于電力企業對自身發展有更好的了解，并制定出符合自身實際情況的發展策略。因此，相關部門應積極反思自身檔案管理工作中存在的不足，盡快提出整改措施，并予以執行，使其更符合自身的企業理念，為電力企業的未來發展起到一定的推動作用，為人們未來生產生活的順利進行打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]何英.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J].東方企業文化，2013（12）：3.

[2]韓麗娜.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策[J].辦公室業務，2012（5）：92.

（作者單位：國網甘肅省電力公司慶陽供電公司）

作者簡介：王寬（1994.10.22），性別：男;籍貫：甘肅靜寧;民族：漢;學歷：本科、學士;職稱：初級工程師;研究方向：配電運檢、文書及檔案管理。