高職院校學生檔案管理規(guī)范化路徑

摘要：檔案管理是學校管理的基礎，亦是促進學校規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)之一。學生檔案管理是高職院校了解學生個人信息的首要前提，同時也是學校推進人才的培養(yǎng)過程，但當前，學生檔案管理存在文書處理不規(guī)范、管理制度不完善、管理人員素質(zhì)欠缺等問題，導致學生檔案缺乏完整性。本文就高職院校學生檔案管理的現(xiàn)狀，對其管理的規(guī)范化路徑提出了幾點相關建議。

關鍵詞：學生檔案管理;高職院校;規(guī)范化路徑

前言

檔案管理屬于學校建設中的基礎性工作，但大部分高職院校并未充分意識到學生檔案管理的重要性，加之檔案內(nèi)容較為復雜繁瑣、管理機制不完善等原因，學校的學生檔案管理工作并不十分規(guī)范[1]。然而對于高職院校而言，檔案管理方式屬于教學工作的重要組成部分之一，其可對學校教學工作的整個過程進行直接反應，也可間接體現(xiàn)教學管理水平的高低及教學工作質(zhì)量的好壞[2]。近年來，大多高職院校的學生檔案管理數(shù)量不斷增長，而如何有效、同步提高其管理質(zhì)量，并探究其管理規(guī)范化路徑就顯得格外重要。基于此，本文建議高職院校對學生檔案管理的必要性及其優(yōu)點進行充分了解，同時對管理制度進行改革及優(yōu)化，尋找管理的規(guī)范化路徑，以提高高職院校對學生檔案管理工作的效率。

一、高職院校學生檔案管理現(xiàn)存問題

1.文書處理不規(guī)范

在許多高校中，文書處理及檔案管理工作并未引起重視，學校對于檔案管理的觀念意識較為淡薄，而學生檔案本身需要學校多個部門收集，再對其進行整理、匯總，最終經(jīng)手檔案室歸檔存檔歸案，在這一過程中，常常會出現(xiàn)管理者管理意識不強，未能規(guī)范性管理文書處理工作及檔案工作的情況。同時，由于文書管理缺乏規(guī)范性，檔案管理過程中容易出現(xiàn)重復管理現(xiàn)象，導致管理資源浪費，工作效率低下。

2.管理制度不完善

就目前來說，大部分高職院校迫于需求設立了檔案管理室，然而檔案室設立后，學校并未擬定及施行檔案室相關管理制度，在人力資源調(diào)配上也存在較多問題，長久之下，便形成了管理制度不完善、責任劃分模糊的局面，最終導致學生檔案管理效率不高，且工作繁雜[3]。另外，隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，信息化技術逐漸進入各行各業(yè)的視野中，包括各大高職院校，但目前的現(xiàn)狀是，因資金限制，部分高校暫未引進信息化技術，而已引進信息化技術的高校，也存在引入機制不健全的缺陷，致使學生電子檔案的使用、整理及劃分流程不明朗，難以實現(xiàn)高職院校學生檔案規(guī)范化的管理。

3.管理人員素質(zhì)欠缺

當前，在經(jīng)營過程中，許多高校均對師資力量及教學成果予以高度重視，而對于學校檔案管理工作人員的要求則相對較低，普遍存在年管理人員年齡較大、學歷不高等現(xiàn)象，加之缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓，此類管理人員專業(yè)知識及實戰(zhàn)經(jīng)驗均不足，以至于難以有效開展學生檔案管理工作。而除此之外，仍有部分高校的檔案管理人員以手動操作方式收集整理檔案，對計算機的運用并不十分熟練，管理水平較低，難以適應信息化技術的發(fā)展，跟上高職院校學生檔案管理信息化改革的步伐。

二、高職院校學生檔案管理規(guī)范化路徑的探討

1.加強文書處理工作的規(guī)范性

相關研究顯示[4]，文書處理工作屬于高職院校管理的基本工作之一，其與檔案工作之間雖存在不同，且具有獨立性，但文書的檔案來源是一致的，可以說學生檔案管理的本質(zhì)就是文書管理，因此，加強文書處理工作的規(guī)范性對于提高高職院校學生檔案管理效率具有重要意義。此外，增強文書處理工作的規(guī)范性，有利于記錄、量化數(shù)據(jù)研究，同時準確分析檔案管理中的規(guī)律及發(fā)展趨勢，進而為學生檔案管理工作提供真好似可靠的原始數(shù)據(jù)，有效提高檔案管理的科學性。

2.樹立信息化建設管理制度

在學生檔案管理工作中，高職院校要想順應信息化時代的發(fā)展，提高檔案管理的規(guī)范性，除轉變管理思維外，還需正確認識學生檔案管理之于學校整體管理的重要性，盡力完善、優(yōu)化檔案管理制度。其一，學校樹立信息化建設管理制度需以我國出臺的《檔案法》為依據(jù)，以建立科學合理的管理機制，同時對分工及責任進行明確劃分，以規(guī)范檔案管理流程[5-6]。其二，另外，學校還應當對計算機技術進行合理運用，以改善傳統(tǒng)手動管理不易操作及紙質(zhì)檔案不易保存的不足，有效節(jié)約管理成本，提高工作效率。其三，學校應當設立資源數(shù)據(jù)庫，對該數(shù)據(jù)庫進行良好的開發(fā)及利用，規(guī)范學生電子檔案的收集、整理、歸納、利用等一系列過程，及你不彌補傳統(tǒng)檔案管理手動操作的不足，提高管理效率。

3.提高管理人員道德素養(yǎng)

高職院校學生檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對工作效率具有直接影響，在信息技術化飛速發(fā)展的時代，檔案管理人員必須與時俱進，熟悉現(xiàn)代化計算機軟硬件，學會計算機操作，同時提高自身職業(yè)道德修養(yǎng)。首先，學校需成立綜合數(shù)字檔案管理室，合理利用數(shù)字化信息，實現(xiàn)學生電子檔案的良好監(jiān)督及保管，確保檔案的真實性、完整性、有效性;其次，學校需招聘一批檔案管理的專業(yè)人士，同時將學生檔案管理內(nèi)容作為考核的一環(huán)，以提高管理人員專業(yè)素養(yǎng);最后，學校需對部分管理人員進行合理化培訓，定期引入檔案管理工作的新思維，同時增強管理人員的服務意識，調(diào)整檔案室工作作風，規(guī)范檔案管理流程。

結語

由于高職院校的檔案管理工作屬于學校基礎性工作，因而學校的整體管理具有一定推動作用，值得引起學校管理者的重視。但就高職院校學生檔案管理的規(guī)范化路徑而言，加強文書處理工作的規(guī)范性，完善檔案管理制度以及提高管理人員道德修養(yǎng)是關鍵，以上規(guī)范化路徑的實施，有利于促使高職院校轉變學生檔案管理思維，采取有效措施，合理運用信息化技術，優(yōu)化檔案管理流程，最終提高其管理工作效率。

參考文獻：

[1]陳亞偉.淺談高職院校二級學院教學檔案管理的幾個問題[J].檔案與建設，2017 （12）：82-83

[2]楊麗娜，張云濤.高職院校學生德育檔案的建立與管理[J].辦公室業(yè)務，2019 （10）：161.

[3]朱明祥.高職院校學生檔案管理規(guī)范化路徑研究[J].中國校外教育（下旬刊），2019 （7）：160-161.

[4]林月麗.探究高職院校學籍檔案管理的規(guī)范化路徑[J].考試周刊，2017 （80）：192.

[5]吳文浩，糜莉，馬暉.高職院校學生德育檔案的建立與管理體系構建[J].宿州教育學院學報，2018，21 （3）：64-65，133.

[6]安麗君.新時期高職檔案管理工作規(guī)范化分析[J].長江叢刊，2017 （12）：239.

作者簡介：劉兆英（1968.9），女，山東臨沂市人，講師，畢業(yè)于山東師范大學，就職于山東臨沂職業(yè)學院，研究方向：檔案管理。