機關(guān)文書檔案管理中的常見問題及解決策略探究

高鵬

摘 要：機關(guān)文書對于其所在機關(guān)的工作有極其重要的意義，在國家建設(shè)與維護人民利益上也有著十分重要的作用。而現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，機關(guān)文書的檔案管理也變得更加的數(shù)字化，便捷化。但機關(guān)文書檔案管理在發(fā)展與變化的同時，也存在著一些問題。這些存在的問題阻礙了機關(guān)文書檔案管理的發(fā)展。本文就通過對機關(guān)文書檔案管理中存在的一些常見問題的分析，探究這些問題的解決策略。

關(guān)鍵詞：機關(guān)文書;檔案管理;常見問題;解決策略

引言

機關(guān)文書的檔案管理是一份需要花費大量時間和付出許多心力的工作。檔案管理也是一份較為枯燥的工作。但即便工作枯燥，也需要人們?nèi)乐數(shù)膶Υc重視。因為檔案管理工作是提高工作準備效率，提高工作實施效率的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。機關(guān)文書是與國家人民緊密聯(lián)系在一起的，只有提高了機關(guān)文書的檔案管理效率，國家的發(fā)展計劃和民生計劃才能落實得更快更好。但現(xiàn)今機關(guān)文書的檔案管理工作還存有一些問題。只有解決了這些問題，機關(guān)文書的檔案管理工作才能真正做到高效、系統(tǒng)、明晰。在檔案管理中的常見問題有工作人員水平的欠缺，有檔案錄入管理工作的低效，還有檔案工作管理觀念的遲緩等。這些都是機關(guān)文書在進行檔案管理時經(jīng)常出現(xiàn)的一些問題，接下來本文將會針對這些一系列的問題，探究其解決策略。

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)與技能

機關(guān)文書檔案的管理過程較為復雜，在機關(guān)文書收錄，整理，分類及儲存的過程中，需要管理人員有細心負責的管理態(tài)度，也需要管理人員能夠具備較為專業(yè)的管理能力[1]。因為機關(guān)文書檔案管理工作較為枯燥繁瑣，就容易讓一些管理人員產(chǎn)生懈怠的心理，在管理檔案時缺少責任意識。而在檔案管理人員的隊伍中，也會出現(xiàn)技能不足，管理水平參差不齊的現(xiàn)象。所以要真正提高機關(guān)文書檔案管理的工作效率，就需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。在接收管理人員時要有對管理人員素質(zhì)與技能的考核，確保檔案管理人員具有對檔案管理工作的責任觀，確保管理人員有專業(yè)管理的能力。而在檔案管理人員入職后，也可以不定期的對檔案管理人員進行培訓，提高其管理水平。不僅如此，也可以經(jīng)常舉行一些有關(guān)機關(guān)文書檔案管理意義方面的講座，讓管理人員對檔案管理的意義認識得更加深刻，也能夠讓管理人員更加的重視檔案管理工作。而因為數(shù)字化信息的發(fā)展，檔案管理工作也更加數(shù)字化，機關(guān)文書不僅有書面形式，也有電子形式。所以檔案管理人員也需要熟知數(shù)字化的檔案管理技術(shù)，能夠成為數(shù)字化檔案管理的人才。

二、健全檔案管理的設(shè)施

紙質(zhì)型的書面文書在整理與查找的過程中會花費管理人員的大量時間，對檔單管理的工作效率有很大影響。所以在進行數(shù)字化檔案管理的過程中，需要有各種硬件設(shè)備的支持[2]。機關(guān)部門可以為檔案管理工作配備一些硬件設(shè)施，引進專門進行檔案管理的設(shè)備，讓檔案管理的工作更加系統(tǒng)與高效。比如專門進行掃描收錄的計算機和進行分類，儲存的計算機。在檔案的不同管理流程，設(shè)置相應的機器設(shè)備。這樣在檔案的整理過程時就能夠更加高效流暢。機關(guān)部分也可以替換掉一些陳舊的檔案管理設(shè)備，有些設(shè)備較為老化，在進行檔案的收錄與管理時容易卡頓，在運行時也較為緩慢。這些難以運行的設(shè)備需要及時的進行更新，不然會對機關(guān)文書的檔案管理工作造成一定的影響，降低檔案管理工作的效率。除此之外，還可以在對檔案室進行更加完善的規(guī)劃。將檔案室嚴整的分劃開來，建立一個類型清晰，分類嚴謹，建設(shè)規(guī)范的檔案室。以市場監(jiān)督管理局為例，在對商品進行監(jiān)督時，可以將有關(guān)的商品監(jiān)督文書分成幾個類別，將不同類別的檔案分開整理與儲存。

三、完善檔案管理制度

完善檔案管理制度，是對機關(guān)文書檔案管理工作的保障。現(xiàn)存的檔案管理制度仍存在一些問題，比如檔案收錄的標準不夠統(tǒng)一，內(nèi)部人員流動大，檔案的交接工作紊亂等。機關(guān)部門可以完善現(xiàn)有的檔案管理制度，讓檔案管理更加系統(tǒng)化，科學化，標準化。在管理工作人員上，可以明確每個管理人員的分工，讓管理人員明確自己所負責的內(nèi)容和范圍，落實每個檔案管理人員的責任。在整理機關(guān)文書收錄檔案時，要嚴格的檢查文書的標準性與有效性。還要讓管理人員做好前期準備工作，收集負責檔案的有關(guān)資料，調(diào)查所負責檔案的完整性與真實性。避免形式化的檔案管理，在檔案管理的過程中力求做到檔案的精簡和有效。比如市場監(jiān)督管理局在審查某個藥品批發(fā)企業(yè)的經(jīng)營許可資格時，需要調(diào)查企業(yè)資料的真實性，合法性。在進行數(shù)字化整理時也要保證其圖片，數(shù)字，證件等的清晰性，完整性和真實性，確保其符合檔案收錄標準。除此之外，還要建立統(tǒng)一的標準，讓檔案管理工作規(guī)范化，統(tǒng)一化，系統(tǒng)化。在整理審核機關(guān)文書檔案資料時，嚴格把控文書的標準性。例如在進行某種商品的監(jiān)督時，把控好商品售賣的標準，在商品的質(zhì)量檢測上制定統(tǒng)一標準。在整理文書檔案時有統(tǒng)一標準能夠更好的進行檔案管理，提高對其審查與分類的效率。

四、結(jié)束語

機關(guān)文書中不僅包含有關(guān)機關(guān)實施計劃的章程，還包含對本機關(guān)工作有價值的資料等。機關(guān)文書所包含的范圍極大，所以機關(guān)文書的檔案管理工作較為復雜。在這復雜的工作流程下，難免會出現(xiàn)一些問題阻礙管理人員的工作效率。所以不僅要做好檔案收錄后的工作，也要積極做好收錄前的工作，嚴控審核標準，去除無意義的文書，收錄有價值的文書。在完善管理制度后進行更為有效的管理工作。

參考文獻

[1]楊麗.淺析機關(guān)文書檔案管理中的常見問題及解決策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）.

[2]劉春燕.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].山西青年，2018（4）.