試論基建工程電子檔案收集工作存在的難點及對策

楊林

摘 要：信息技術發展使電子檔案管理成為行業辦公的主流趨勢。結合相關基建工程管理理念，檔案資源收集歸納效率顯著提升，為新時期檔案收集工作創造了更具便利化的條件。本文以電子檔案收集工作作為研究對象，基于基建工程具體分析其工作難點所在，并提出相應對策，以供參考。

關鍵詞：基建工程;電子檔案;檔案收集

在長時間的基建工程實踐活動中，經過相關經驗的整合，最終使基建工程電子檔案得以形成。其主要以計算機媒介作為儲存工具，借助數字代碼序列為網絡傳送工作提供支持，支撐整體的計算機軟硬件框架。建立在計算機技術中，融入CAD等軟件應用，全面促進檔案收集工作的規范化發展。

1 基建工程電子檔案特點分析

1.1 全面性、系統性以及階段性突出

依托于基建工程，電子檔案具有更高的完整性和系統性，其形式更具有多樣化特點，涵蓋文本、圖像等多方面內容，在檔案管理系統中起到了至關重要的作用。基建工程項目涉及環節眾多，從規劃設計到施工再到最后的竣工驗收，每一個環節都需要建立在大量電子文件的支撐中，兩者間聯系十分緊密，同時，基于環節的不同還存在較大的差異性。以基建工程階段性特征展開，電子檔案應強化對工程全環節的資料收集管理，注重資料的分類整合，為管理效率提升提供保障。

1.2 專業性強，具有動態特征

基建工程專業性較強，其整體工程建設需要大量技術型人才的參與，各種技術的交叉使用，突出了工程的復雜性。以CAD技術的使用為例，其在基建工程各個環節中均有涉及，但是專業的不同，導致應用差異化明顯。因此，應強化電子檔案收集工作的專業性。除此之外，基建工程往往會受到各種因素的影響，設計變更的出現十分常見，基于此類情況，管理人員應強化對電子檔案的動態化管理，保證其施工與紙質檔案保持一致。

2 基建工程電子檔案收集工作難點分析

2.1 制度建設統一性、高效性較差

就目前而言，我國在檔案管理方面的標準與規范都已經構建完成，但是檔案的收集管理制度與實際存在明顯差異，特別是針對收集一些電子文件而言，相關規范性制度條款的構建不具有統一性，使電子檔案的作用難以得到全面發揮。一旦在收集、管理等方面出現問題，其具體解決方案的實施將存在滯后性。同時，制度建設對檔案整合、歸檔等環節的把控缺失，將造成電子文件呈現出分散狀態，文件損壞事件頻發，加劇了文件失效的風險，電子檔案管理優勢被掩埋[1]。

2.2 電子檔案收集管理復雜

基建工程與多個領域密切相關。基于工程環節的不同，所需要間隔時間也存在較大差別，其中，最長間隔時間可達到數年之久，同時，在項目結束后，才可以進行歸檔，使新舊交替現象逐漸普遍化，計算機系統的穩定性得不到保障，嚴重影響了計算機的可靠性，加劇了系統故障的發生概率。一旦電子檔案資料的完整性受到破壞，將會導致電子檔案中提供的數據信息真實性喪失，電子檔案管理與紙質檔案管理無法保持一致性。

2.3 管理人員思想滯后

電子檔案在性質上與紙質檔案差別明顯，其具體管理手段、模式以及管理思路也大不相同。傳統紙質檔案管理要求員工具有良好的邏輯能力以及耐心，而電子檔案管理更強調工作人員的計算機操作水平。就目前而言，相當一部分檔案管理人員對電子檔案管理認知尚不明確，在管理過程中沒有遵循科學性的原則，僅僅看到了電子檔案管理載體不穩定性的缺陷，對其肯定度不高，在工作中也多以紙質電子管理為主，造成整體管理思路的偏離，進一步導致工作人員工作強度的增加，使工作效率難以提升。

3 基建工程電子檔案收集工作對策分析

3.1 加快制度構設

就目前而言，我國出臺了相關文件為電子檔案收集管理提供了具體的規范與建議，行業內優化了對制度的細節化處理，結合基建工程實際發展，建立在國家、行業的標準基礎上，確保規定的制定與業內發展方向趨于一致。基于基建工程電子檔案文件所具有的動態性特征，應以階段性完成電子檔案同步紙質檔案的歸檔跟進，實現兩者的一致性。在整個電子檔案管理實踐中，其至關重要的部分即為歸檔驗收，這也是電子檔案形成的最終工作，要求其全環節流程與國家相關規定相對應，同時，在電子檔案歸檔完成后，要及時加以齊全性檢驗，使其與管理標準相契合，還要對檔案儲存格式進行檢查，以免后期查找困難，強化其查閱功能，實現真正意義上的電子檔案同步于紙質檔案管理。

3.2 強化電子檔案收集管理

檔案管理人員應確保電子檔案收集管理的落實進程，借助基建工程相關理論，全面提升辦公效率。正常而言，基建工程的電子檔案通常被儲存到光盤之中，禁止外借。但是以登記作為前提，可允許復制、拷貝，強調在最大程度上杜絕相關私自接觸儲存光盤的行為。除此之外，相關人員應明確設置使用權限，通過構建相應的保密制度，使電子檔案的安全性得到有效保障。

3.3 加強電子檔案管理員工培養

建立在基建工程電子檔案收集工作的總體思路明確基礎上，強化對管理方向的引導，加快對檔案管理人員思想教育工作的開展，使其認識到電子檔案收集管理的重要性，確保其管理思路與總體思路的一致性。通過明確電子檔案價值，切實關注各項投資的引進與使用，以電子檔案管理推進辦公自動化進程，促進電子檔案發展空間的提升。相關資源利用的最大化發揮，使各項載體維護工作得到有效落實。同時，相關部分應高度重視對人員培訓工作的完成，幫助其能夠盡快完成檔案管理人員思路的轉變，借助現代化工具，電子檔案管理效率顯著提升，其管控能力更具全面化特征。

3.4 將電子檔案管理置于基建工程前端

電子檔案可分階段管控完成。具體而言，電子文件主要借助立項、設計得以形成，因此，要確保在立項初期融入電子檔案管理，通過相關規定的制定，明確電子檔案管理內在價值，進一步使收集方式得以確定，實現電子檔案管理的全流程管控。同時，相關部門應落實細節控制，配合相應的監督措施，全面保障電子檔案的完整度。應積極引進先進科學技術，確保電子檔案得以系統化管理，促進資源得到有效節約。

4 結語

基于全新的時代發展需求，對基建工程檔案收集管理要求更加嚴苛。因此，應建立在信息技術的依托中，全面加快對電子檔案管理模式的構建，通過提出相關處理措施，使電子檔案的優勢得到最大化發揮，確保檔案的完整性，在滿足電子檔案可靠性需求的同時，全面促進基建行業的可持續發展。

參考文獻

[1]鄒婷.基建工程電子檔案收集工作存在的難點及對策[J].城建檔案，2019（02）：17-18.

[2]陳悅.基建工程電子檔案收集工作存在難點及對策[J].城建檔案，2017（10）：46-47.