淺談檔案管理“雙套制”

摘 要：“雙套制”是在檔案信息化時代紙質檔案與電子檔案并行管理的方案，這一方案整合了紙質檔案電子檔案各自的優勢，規避了傳統紙質檔案的弊端，同時也完善了部分電子檔案管理所存在的缺陷。本文就此管理模式進行研究，將其與過去檔案管理模式相比較，探索其中的進步部分，并提出相應措施以推動此模式的發展。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;雙套制

在信息爆炸的時代，各類資源電子化已成為不可逆的趨勢，傳統紙質檔案自然也不可避免。紙質檔案由于其天然缺陷，使得長久的保存工作耗費大量人力物力，極其不便，而電子化的出現則為此缺陷提供了可替代的方案。然而，盡管檔案電子化極大程度提升了檔案工作的效率，節約了資源，但一味地將工作付與電子化也不可取，檔案電子化固然有其優勢，其中存在的不足也是需要注意的。有鑒于此，紙質檔案電子檔案雙套制管理模式便應運而生，帶來了一種切實可行的方法，為檔案工作提供助益。

1 “雙套制”的天然優勢

1.1 單套制的缺陷

長久以來，人類社會各種檔案都是以紙質形式進行保存，其后續各項工作也在此基礎上進行。檔案保存著人類社會各式各樣的信息，對社會的種種工作有著重要的意義，整理保存好檔案是必要的。但是，由于傳統紙質媒介存在天然缺陷，比如易遭蟲類噬咬、容易受潮腐朽，而一旦遭受火災，就會造成不可挽救的損失。因此，紙質檔案的保存極其容易受到天災人禍的威脅，這就給紙質文檔保存工作帶來了極大的困擾。但隨著人類文明的進步，科技水平的的提高，新的檔案載體——電子檔案，逐漸成為檔案工作者的助力。不同于紙質檔案，電子檔案以其便捷易保存而行于世，大大提高了檔案工作者的效率，同時也節約了過去需要耗費的大量用于檢查保存檔案的資源，使得檔案工作進入了一個新的紀元。然而，電子檔案并非完美無缺，能一勞永逸的解決所有問題。相對于紙質檔案來說，電子檔案確實更為安全，但以目前的技術，仍然不能保證對存儲設備、放置環境要求較高的電子檔案萬無一失，電子檔案同樣會受到威脅，從而造成文件的丟失、變質或者毀壞，這也是需要注意的。

1.2 “雙套制”的優勢

傳統紙質媒介以及新興電子媒介都存在缺陷，為了充分利用現有的技術，提升檔案的保護保存以及利用效率，將紙質檔案與電子檔案結合利用是目前來說最為可行的方法，也就是所稱的紙質檔案電子檔案“雙套制”管理。隨著信息化的不斷發展，社會對信息的要求也不斷提高，這表現在對信息的時效性、需求量以及系統性等方面。因此，檔案的數量日漸增加，規模日漸龐大，這就給檔案的存儲及處理帶來了極高的要求，漸漸超出工作人員的負荷。而檔案的雙套制管理可為這些情況提供諸多便宜，其中，電子化的檔案為脆弱的紙質檔案加上了一道保障，同時，也使得信息的傳遞交流更加迅捷，使其時效性得到保證;但由于電子檔案并未普遍受到法律承認，紙質檔案的法律地位以及其他獨有的文化價值，保證其依舊有存在和被保護的需要，因此，紙質檔案與電子檔案并存狀態的檔案雙套制管理結合了二者的優勢，互為補充，是目前檔案管理的最優解。

2 “雙套制”實施方法

2.1 “雙套制”下的分類及存儲方法

檔案種類數量繁多，在信息化時代，檔案管理人員要想妥善處理兩種不同載體下的文件，不是一件輕易的事情。為了避免管理不當造成的檔案信息紊亂或遺失，檔案管理人員有必要立足于紙質電子文檔管理雙套制下建立全新的適宜的文件分類及存儲制度，以滿足當下對檔案管理的要求。規則的制定要結合實際，對紙質電子檔案的歸類要做到合理，對舊有的制度可以進行適當的借鑒，這樣一來，新的規則才容易實施并取得成效。比如，對于相同內容的紙質和電子檔案，可以標注相同的檢索信息，但分辨其載體，進行統一錄入保管，在需要時進行檢索，面對一般的需求，優先使用電子檔案，這樣一是提高了資源的利用效率，二是減少了對紙質檔案的破壞，充分發揮了檔案管理雙套制的優勢。對于二者的存儲來說，應當考慮二者的差異性，再進行相應的處理。紙質文檔的存儲可以照以前的方式進行，而對于電子檔案，管理人員需要注意到特殊的電子設備存儲方式，要定時定期進行維護備份，電子檔案的保存雖然較之紙質檔案更為輕松，但也不可缺少日常的維護。

2.2 “雙套制”下的相互轉化

紙質檔案信息化是信息化時代發展的必然趨勢，其安全性是紙質檔案轉為電子檔案最重要的因素。一是要保證電子檔案的質量，轉換為電子檔案后不會影響到其可閱讀性和可辨識性，否則，電子化檔案將無作用可言;二是要在轉換過程中及轉換之后加強對原有紙質檔案的保護，不可因電子化就忽視紙質檔案，紙質檔案有其固有的價值，例如文化價值，歷史價值，這是電子化無法替代與彌補的。盡管將紙質檔案轉換為電子檔案是趨勢所在，但是這并不意味著所有的紙質檔案都要轉換為電子檔案，對于一些使用率低下的檔案來說，將其維持現狀即可，不必進行過多干預;而對于那些具有重要價值的、需要搶救的檔案，則需要盡快將其數字化保存。除此之外，準備被長期永久保存的電子檔案同樣有必要轉換為紙質檔案，這是根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中：“具有長期或永久保存價值的文本及圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件必須制成紙質件或縮微品等。”這一要求而提出的。所以，紙質電子兩類文件的相互轉化工作對檔案的保存及利用有重要意義。

2.3 加強人才培養，形成長效機制

與過去的檔案管理工作相比，基于紙質電子雙套制管理下的檔案管理工作會有更大的難度，這給檔案管理工作人員帶來了新的挑戰。管理人員需要學習新的職業技能，盡快熟悉不同于紙質檔案處理的電子檔案處理方式，以具備同時處理紙質電子檔案的能力，適應信息化時代檔案處理的要求。對檔案管理人員來說，首先需要主動進行思想理念的轉變，積極面對新生事物，通過不斷地了解，從而逐漸適應現代化及信息化;其次，加強對于電子化檔案管理的學習，熟練掌握電子化操作的技能，例如對于數字化信息的制作使用以及管理維護;最后，通過大量實踐操作，總結規律，形成一套熟練的完整的數字信息管理流程，從而以新技術推動紙質電子檔案綜合管理的發展。對于相關部門來說，有必要對其從業人員進行適當的培訓，新技能的掌握，離不開專業人員的教育，通過一定的專業培訓，可以將信息化技術宣傳普及，令相關從業人員成為合格的雙套制檔案管理模式下的工作者。同時，相關部門可以建立考核制度，用以督促檔案管理人員進行新技術的學習，推動管理人員的專業化發展。

3 結語

綜上所述，在信息化時代，為了紙質檔案電子檔案綜合管理的發展，業內人士提出了紙質電子檔案雙套制的管理方案，這一方案在當下無疑是適宜這個時代的。盡管這一模式也存在著一些不足或者局限，比如為了將檔案電子化加大了人力物力的投入，加重了相關從業人員的負擔，但是，從大局上著眼，檔案雙套制管理依舊是具有一定的效率以及便捷性的，為檔案的保存也起到了相當大的作用。所以，以現在的技術和思維限制，紙質電子檔案雙套制管理模式是眼下最為合適的一個解決方案。

參考文獻

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作者簡介

陳淑新，淄博市太河水庫管理局辦公室主任、館員。