光伏發電工程檔案管理現狀及解決措施

摘 要：工程施工建設過程中，檔案信息是整個項目施工過程中的歷史見證，也是工程項目所有涉及人才、技術、成本等管理中相關重要信息的總結和記錄。光伏發電工程是技術導向型工程，對人才、技術等相關信息的要求很高，做好光伏發電工程檔案管理工作意義重大。本論文首先分析了光伏發電工程檔案管理發展現狀，并針對存在的管理問題，提出了合理的解決措施，以供參考。

關鍵詞：光伏發電工程;檔案管理;現狀;解決措施

1 引言

光伏發電工程作為新能源技術導向型工程項目，從項目立項到施工，再到工程交付，過程中必然產生大量的工程檔案信息，包括人事調動、技術實施和修改、施工成本管控等一系列的施工管理措施，都會體現在檔案信息中。檔案信息的原始記錄和憑證對于光伏發電工程日后問題復核、經驗累積等都有著重要的參考意義，毫無疑問，檔案管理在工程項目管理中起著非常重要的信息存儲作用，也因此，越來越多的施工企業開始重視檔案管理問題。但是，隨著工程施工項目的持續推進，檔案信息積累越來越多，檔案信息的收集、整理和歸檔管理難度就會增大，而目前包括光伏發電工程在內的大多數工程施工項目，在其檔案管理方面存在很大的問題，理應引起施工單位的足夠重視。為了確保光伏發電工程檔案信息管理工作質量，提高檔案信息整理的準確性和可靠性，工程施工單位必須加強施工項目檔案信息管理工作，建立專門的檔案管理小組，提高光伏發電工程建設整個施工周期檔案管理的工作質量。

2 光伏發電工程檔案管理現狀及存在的問題分析

2.1 檔案管理目標不明確，檔案信息整理不及時

目前，光伏發電工程是一個新型能源，在檔案管理中工作人員對光伏檔案管理工作性質認識不全，不懂得檔案管理工作的具體目標，導致檔案管理工作相對滯后，因沒有技術上的支持對于光伏檔案信息的識別不及時，極易造成檔案信息管理的缺失。主要原因在于，首先，檔案管理目標不明確導致檔案管理人員不清楚工作的具體要務，多數情況下都是被動接受檔案信息，也不明白檔案信息管理的具體作用，除了收納檔案資料以外，沒有其他的管理任務;其次，檔案管理目標不明確也造成了檔案管理人員分不清檔案管理工作的主次，不能主動去搜集檔案信息，從而很容易造成光伏發電工程中所產生的檔案資料信息丟失或不全;再次，檔案管理工作人員沒有明確的檔案管理目標，大多數情況下都是待在工位或辦公室，很難接觸到工程項目檔案信息的變動，且檔案管理人員作為文職人員，尤其對于一些重要的技術變更。

2.2 管理人員素質較差，檔案管理水平有待提升

檔案管理人員素質決定著檔案管理工作質量的高低，目前，光伏發電工程項目上對檔案管理人員選拔上不夠嚴格，導致管理人員素質較差，檔案管理水平亟待提升。主要原因在于，首先，項目上主要以施工管理為第一要位，項目管理領導不會重點考慮檔案管理人員的選拔和對檔案管理人員素質的考核，因此，通常情況下，檔案管理人員僅僅作為普通的文職工作，管理人員專業不對口甚至沒有學識文憑，使得檔案管理工作質量非常差;其次，工程管理上，對檔案管理工作考核不重視，檔案管理人員工作態度不積極，工作能力不足也不會受到處罰，久而久之，檔案管理水平很難得到提升;再次，光伏發電工程工作環境惡劣，很難招到專業的檔案管理人才，且施工單位缺乏對檔案管理工作人員的能力審查和技能培訓，從而導致了檔案管理工作水平的停滯不前。

3 光伏發電工程檔案管理工作質量的幾點解決措施

3.1 明確檔案管理目標，檔案信息及時整理歸檔

為提高光伏發電工程檔案管理工作質量和工作效率，必須明確對檔案管理工作目標，提高工作人員對檔案管理的認知程度，確保檔案信息的及時、完整歸檔。為此，首先，檔案管理必須意識到檔案管理工作的重要性，并清楚意識到日常工作中的具體要務，不僅要對檔案信息的收集、整理工作重視，同時也要做好檔案的保護、檔案電子信息化等工作，全面提升檔案管理工作內容;其次，檔案管理工作人員分清檔案管理工作的主次，不僅要對重要信息變動了如指掌，同時還應主動出擊去搜集項目上產生的各種檔案信息，確保檔案資料的完整性;再次，雖然檔案管理屬于文職工作，但是工作人員必須重視對技術檔案資料的管理，這是光伏發電工程檔案資料信息中的重點內容，必須重視技術檔案資料的辨識、整理、歸納，同時要妥善保存，避免重要檔案信息的損壞或丟失。

3.2 完善檔案管理制度，規范檔案管理工作方式

檔案管理工作質量提升必須依靠完善的檔案管理制度，即使是處于工程施工項目上的檔案管理工作，也應重視并完善施工現場的檔案管理制度，規范檔案管理工作方式。為此，一方面，光伏發電工程施工項目在針對檔案管理上，要學會引入和借鑒公司檔案管理工作制度，利用現有的行之有效的管理制度，提高施工項目上的檔案管理工作質量;另一方面，項目施工現場的管理者應重視現場檔案管理問題，依據施工現場管理需要，合理制定具有可操作性和實踐性的檔案管理條例，提高項目工程現場檔案管理人員的工作約束力，促進檔案管理工作質量的有效提升。

3.3 優化檔案管理技術，提高檔案管理信息化水平

當前，計算機技術發展迅速，施工單位應當學會利用計算機技術，不斷提高檔案管理工作的信息化水平。為此，首先，施工單位應重視對檔案管理工作信息化辦公的資金投入，為員工置辦檔案信息化所需的管理硬件設備和軟件系統，提高檔案管理工作效率;其次，工作人員應提升檔案管理信息化意識，所有檔案變更、出入信息都要錄入檔案管理系統;再次，工作人員除了對檔案資料紙質版妥善整理和保管以外，還應將所有檔案資料電子化，通過電子版存儲，提高檔案資料保管的安全性，避免檔案資料的損壞或丟失。

3.4 加強檔案管理人才建設，提高檔案管理水平

檔案管理工作并不是簡單的整理和歸納，需要具備一定檔案管理專業能力的人來接手，因此，光伏發電工程項目上，應對檔案管理工作時也應重視第檔案管理人員的建設，提高工作人員的素質和管理水平。為此，首先，施工單位應對檔案管理人員的素質和工作能力進行嚴格把控，盡可能確保檔案管理人員專業對口，提高檔案管理工作的專業性和規范性;其次，項目上要重視對檔案管理工作的日常考核，定期檢查檔案管理工作質量，督促檔案管理工作人員重視檔案管理工作，提高檔案管理工作的積極性;再次，施工單位應優待檔案管理工作人員，做好人才保留工作，不斷提升檔案管理工作人員的對工作的認同感和歸屬感。

3.5 分工明確，運用先進的管理辦法

檔案是國家和企業的寶貴財富，檔案管理目的是為加強公司工程基建過程中的資料積累，保證建設工程檔案內容齊全、準確、有效，并加快企業標準體系的完善，適應國家標準和國際先進標準的需要。以下針對辦公室、工程技術部、各職能部門以及參建單位具體的管理辦法：

1）辦公室。辦公室是主管領導直管下的檔案管理職能部門，配備專職的檔案管理人員。對檔案管理制度制定和檔案管理網絡建設進行實施，并負責其監督落實與完善。對 《基建工程資料整理與歸檔管理規定》、《檔案管理辦法》的有效性進行審查，并向公司主管領導提出檔案管理體系建設、修訂、完善的建議性報告。對各參建單位的檔案工作進行監督、檢查、指導和考核，并將基建工程檔案工作納入統一管理，實現工程檔案與工程建設同步管理。

2）工程技術部。審核工程項目建設中有關工程質量、工程進度、文明施工和施工過程中形成的工程項目管理文件的內容的正確性;對工程檔案進行專業技術的把關，保證工程檔案完整、準確、有效。組織與工程項目有關的文件的評審和審查，對審核合格的資料移交;負責組織協調竣工資料的驗收和移交工作，實現建設與資料歸檔同步。

3）各職能部門。各職能部門形成的工程項目文件，由各職能部門專業管理人員、專業技術人員全面審核，對工程項目文件的齊全、完整、準確、系統、簽章手續完備規范負責，確保文件內容真實、可靠，與工程實際相符合。各部門兼職檔案管理人員對工程項目文件進行收集、整理與歸檔，對文件的歸檔質量負責。經本部門領導審核簽字后，移交辦公室檔案室集中歸檔與利用。

4）參建單位。各參建單位的檔案管理工作應明確責任制，構建檔案管理網絡，并保持檔案人員的相對穩定，人員應持證上崗。對各自承包范圍內形成的工程檔案的完整、準確、系統和有效利用負責，與建設項目三同步。各參建單位應配合建設單位完成工程檔案專項驗收、達標投產等工作。

4 結束語

檔案管理工作是企業發展或項目周期的歷史見證，對于光伏發電工程而言，檔案資料信息的完整收錄和整理對于項目工作問題復核、經驗總結等意義重大。因此，施工單位應重視光伏發電工程檔案管理工作，不斷提升檔案管理質量，確保檔案資料信息的完整收錄和妥善保管。

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作者簡介

楊鴻（1988-），女，漢族，四川成都人，助理館員，主要從事檔案管理工作。