簡述新時代高校應如何提高師生檔案意識

摘 要：高校師生的檔案意識決定了高校檔案工作的質量和效果，對于高校文化建設具有不言而喻的重要作用。本文通過分析當前高校師生檔案意識的現狀及不足，從領導重視、加強檔案宣傳和提升檔案服務意識三個方面提出了提高師生檔案意識的策略。

關鍵詞：高校;檔案;檔案意識

高校檔案作為高校歷史的真實客觀記錄，為高校管理、育人、教學、科研等工作提供檔案信息服務，是高校文化資源中不可或缺的珍貴寶藏。隨著信息時代的高速發展，公眾對于社會文化的需求不斷提升，高校檔案館向公眾開放的呼聲也越來越高，這對于高校檔案館是一個全新的挑戰和課題。高校檔案工作的順利開展依賴于全體師生的支持和參與，當前高校師生檔案意識方面存在著明顯不足，嚴重制約了高校檔案工作的有序推進。

1 當前高校師生檔案意識現狀及不足

1）高校領導對檔案工作重視不足。由于高校檔案館在高校中心工作中處于輔助地位，許多高校沒有對檔案工作提出具體的標準和要求，也沒有具體規定每年檔案室需要完成的工作量，導致高校師生在日常學習、工作過程中在檔案意識方面上較為松懈，進一步形成了高校檔案工作不受學校領導及師生重視的現象。同時，隨著信息時代的到來，檔案的類型和數量較以往大量增加，傳統檔案管理方式以不能適應新時代的需求，具備新型檔案管理方面經驗的人員配備不足，且嚴重缺乏具備檔案管理、計算機技術等專業的技術人員，使得高校大量的檔案歸類混亂，查詢難度巨大，高校眾多的檔案資源難以充分發揮其重要作用和價值功能，這對于高校文化建設和公共事業發展都是不可估量的損失。

2）高校檔案館宣傳意識不足。大多數高校檔案館偏居一隅，無人問津。檔案管理人員往往“閉門不出”，與學校各相關單位缺乏溝通交流，甚至檔案管理人員對自身的認識都很狹隘，僅僅人為自身的作用就是管理好學校的檔案，保證檔案不丟失就已經完成了大部分工作，對于檔案宣傳、檔案分類方式的完善、應用新技術改善檔案服務方式等方面意識有所欠缺，且很多檔案工作人員很少積極主動去宣傳檔案知識和檔案工作內容，也拒絕學習新技術來改善檔案服務工作，甚至許多老師、學生都不知道檔案館在哪，也從未去過檔案館，而在學校官網查詢關于檔案館的信息都是多年未更新的數據，師生的檔案意識和對檔案的利用更是無從談起，檔案宣傳力度遠遠不夠，類似于學生檔案丟失如何補辦、學籍丟失查詢等本應檔案館負責的工作，往往需要師生咨詢學生處或黨政辦才能找到正確的解決途徑，檔案宣傳意識不足嚴重降低了高校檔案利用效率。

3）檔案管理人員服務意識較差。由于傳統檔案工作人員都是“鐵飯碗”，對檔案工作缺乏熱情，再加上檔案工作往往是單調、枯燥、乏味的。不少高校檔案管理人員認為檔案工作就是為學校守好檔案，在日常工作中僅滿足于歸檔、查檔的傳統檔案服務，缺乏工作的積極性，工作中求穩思想多，檔案服務意識較差，缺少學習的動力，服務手段落后，拒絕學習新知識、新技術，多數檔案館僅提供檔案入館查詢，難以滿足網絡時代檔案利用者多樣化的檔案需求。

2 提高高校師生檔案意識的策略

1）高校領導給予檔案工作足夠的重視。新時代高校領導應正視檔案工作的重要性，在人、財、物方面給予檔案館應有的支持，通過人才引進、內部選拔等方式為高校檔案館配備專業素質過硬、管理能力突出的檔案管理人員，通過講座、沙龍等方式，定期對檔案管理人員進行專業知識及技能培訓，培養出一支優秀的檔案管理人才隊伍。高校應加快檔案數字化建設進程，升級檔案管理系統，更新并優化檔案管理系統功能，做好檔案系統與學校辦公自動化系統的對接工作，將檔案數字化建設納入數字校園的整體規劃中，要讓相關部門在思想上充分認識檔案工作的重要性，讓單位領導加強對檔案法規的學習，深刻認識到檔案工作是高校義不容辭的義務和責任。高校應建立健全檔案管理制度，制定符合本校實際的檔案管理辦法和監督機制，定期進行檔案工作的檢查、指導等，制定檔案工作考核標準，明確檔案工作流程，細化檔案工作崗位職責內容，成立檔案工作領導小組，將檔案工作劃入學校年度考核工作中去，使檔案工作向著更加科學、規范的方向發展。

2）加大檔案宣傳力度。新時代高校檔案部門應主動與宣傳部、各學院等相關單位加強交流合作，利用好校慶日、開學季、畢業季、“國際檔案日” 等特殊節日，舉辦檔案專題展覽、知識競賽等活動，通過學校廣播站宣傳、發放紀念品等方式讓更多師生走進檔案，深入了解檔案知識和檔案工作，增強師生檔案意識，吸引廣大師生積極參與到高校檔案工作中來。高校檔案部門應深入挖掘本校檔案中的優勢資源，結合學校實際，編研出具有本校特色的、具有較高研究價值的檔案文化精品，為傳承高校精神、彰顯高校文化做貢獻。高校檔案館還可以定期舉辦“檔案館開放日”，為師生和社會公眾創造與檔案近距離接觸的機會，積極傳播高校精品文化，提升高校檔案社會影響力，為豐富社會公眾文化生活增添高校色彩。要做好檔案宣傳工作，同時需要從身邊的一些小事做起，例如在檔案館、圖書館等師生經常去的地方放置一些檔案宣傳畫冊、檔案相關書籍，有效利用師生在圖書館、檔案館排隊等候時的碎片時間做好檔案宣傳工作，陳列在檔案館里的宣傳資料要定期更換、及時更新，要經常給師生免費開放參觀檔案館的機會，從點點滴滴的小事上入手，提升高校檔案服務水平。

3）提升檔案管理人員服務意識。高校檔案管理人員直接影響到高校檔案服務水平，因此，高校檔案館應提高檔案管理人員的綜合素質。這就要求檔案管理人員必須嚴格要求自己，提高自身政治素養，加強責任心和服務意識，這樣才能在枯燥的檔案工作中牢記初心使命，才能不斷提高高校師生檔案意識。隨著信息時代的發展，傳統的入館查詢難以滿足公眾對于檔案信息服務的需求，高校檔案管理人員應轉變傳統的檔案管理觀念，積極探索新的服務方式，高校檔案工作人員應及時建立電子檔案系統，使檔案數據能夠規范化、電子化、信息化，使傳統的檔案方式逐步向無紙化的現代化管理方式前進。不斷創新檔案服務手段和方法，加強檔案網站建設，實現檔案原文網上瀏覽及查詢，通過微信、公眾號、微博、郵件等方式為用戶提供便捷的檔案服務，讓檔案利用者足不出戶也能享受檔案信息服務。同時，高校檔案管理人員還應和兄弟院校檔案館及其他社會機構合作，實現檔案信息資源共建共享，提高檔案服務工作覆蓋面，最大程度滿足利用者的檔案需求。檔案工作人員還應和高校行政人員、教師、學生等利用者主動交流，了解不同類別利用者的檔案利用需求及習慣，定期向利用者提供超前的、方便快捷的、個性化的檔案信息服務。

3 結語

高校檔案工作對于高校文化傳承、人才培養、行政管理都有著不可替代的重要作用。高校檔案工作的順利開展依賴于廣大師生的支持和參與，因此，提高高校師生檔案意識是高校檔案順利開展的基礎和前提。新時代高校領導應給予檔案工作足夠的重視，保障檔案工作科學化、規范化發展;檔案部門應加大檔案宣傳力度，提升師生檔案意識，彰顯高校檔案文化品牌;檔案管理人員應轉變觀念，創新服務意識和方式，向公眾提供超前的、個性化的檔案信息服務，為傳播高校文化、豐富社會公眾文化生活貢獻高校力量。

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作者簡介

趙悅（1991-），女，陜西省西安市人，圖書情報碩士，就職于西安醫學院，助理館員。