電子檔案管理存在的問題及優化對策

摘 要：對于事業單位的發展來看，檔案的管理一直面臨的重要的問題。伴隨著社會與科技的雙重發展，將電子檔案實現信息化管理已成為未來檔案管理的主流方向。這種管理方式讓事業單位的檔案管理效率顯著提升，但電子檔案信息化管理中仍存在一些問題。

關鍵詞：電子檔案;管理問題;優化對策

1 當前電子檔案管理面臨的問題

1.1 對電子檔案管理的重視程度不高

一是在檔案管理人員中有一部分觀念陳舊，對電子檔案的認識處于初級階段。目前，大部分企事業單位與檔案館已實現檔案管理的信息化，電子檔案已成為檔案存儲與管理的常用形態。由于部分檔案管理人員的思想觀念還停留在傳統的紙質檔案管理階段，沒有意識到電子檔案管理便捷和高效，僅將電子檔案管理簡單理解為紙質轉換電子的形式而已。二是電子檔案內容的修改相對簡單，存在人為影響檔案的真實性。就電子檔案而言，很容易出現刪改等問題，而且刪改后也不會留下任何痕跡。如果檔案管理人員因疏忽導致信息錄入失誤，就會影響電子檔案的準確性，而且也不易被察覺。因為在電子文檔形成過程中，只有小部分工作人員愿意主動記錄備注電子檔案中改動的信息，甚至還有少數別有用心者故意對文檔進行刪改，因此電子檔案的真實性與權威性必然會受到影響。

1.2 檔案管理的長久性與保密性不足

目前大多數單位普遍會遇到一個問題，在開展電子按檔案管理工作時缺少清晰地管理界限。這給電子檔案管理造成了不小的漏洞，也埋下了安全隱患。與紙質檔案不同的是，電子檔案的全部資源都具有虛擬化特點，是無形的，不想紙質檔案是有形的物體。盡管檔案管理的軟件具有定期備份的功能，但備份功能仍存在較大的缺陷，備份信息范圍也不夠清晰。因此，在完成自動備份工作后往往會出現檔案內容不連續等問題。電子檔案的信息管理系統也易遭到病毒攻擊，這不僅會引起檔案信息數據的損壞還會引起檔案信息的竊取，從而導致電子檔案持久性與保密性欠缺。

1.3 電子檔案管理軟件存在安全風險

國內各企事業單位 所用的管理軟件多數是根據自身的需要委托開發或采購的。由于軟件開發商的開發和維護水平參差不齊，在日常的運行中檔案管理軟件可能會遭到計算機病毒攻擊或被網絡黑客入侵，導致電子檔案被復制、破壞或盜取等安全隱患。除了軟件自身存在的缺陷外，還有就是部分檔案管理人員尚未養成及時備份檔案信息的習慣，人為造作一旦失誤，可能造成電子文檔丟失。

1.4 電子檔案存檔格式暫未建立統一標準

各單位在處理電子檔案的過程中所用方法都不盡相同，存檔的格式也存在明顯差異。若是需要更換軟件，由于檔案管理軟件可能存在不兼容的問題，在信息轉化過程中可能因為解讀差異而引起失誤。

2 加強電子檔案管理的策略

2.1 不斷完善管理制度

缺少制度規范指導是造成電子檔案管理的主要原因。各單位應根據自身實際定制符合電子檔案管理要求和適合本單位特點的檔案管理制度，不斷提高每位檔案人員的職權意識，擬定好相對應的技術標準和相關規章制度，在制度的建立中，必須要將電子檔案保管所需的制度和法律體系進行完善，同時做好保密論證信息以及計算機對電子文檔的保密工作。

2.2 做好電子檔案的形成、積累和歸檔工作

對于電子檔案的歸檔工作必須有明確的經辦人來辦理，同時對電子文件進行標記。而其中檔案管理人員必須對電子文件設定對應的訪問權限，網絡管理人員可以在其中將電子文件的物理地址存放在特定的服務器中。同時，這個服務器可以利用硬盤等形式進行備份，保障電子文件在歸檔后有最基本的原始數據，確保這份原始數據不會被隨意改動。在電子文件在保存中要保持其結構的穩定性與完善性。對于服務器的局域網必須要規范系統化的保障措施，如果一旦有系統設備輔導更新必須將電子文件數據充分的轉移，并且及時更新記錄。

2.3 加強對電子檔案的安全性保護

安全保護是電子檔案管理的核心環節。一是加強電子檔案的安全保護，首先把好入口關，保存電子檔案在電腦管理系統中的安全性與穩定性。同時要定期對軟件設備要得到及時確認和更新，確保這些設備軟件與硬件滿足檔案管理保護工作所需。在電子檔案接收時也要做到登記，按其技術條件進行檢測，其內容包括軟硬件環境、版本。二是在存儲這一塊必須盡快制定對數據的保護措施，確保數據不會在其中丟失，這里可以利用簽署技術來完成保護措施，比如數字簽署與光筆簽署，數字簽署就是傳統的數字密碼簽署，利用密碼的復雜性來不斷提高其安全性，而對于光筆簽署，必須要利用相關的光筆來完成簽名，只有在輸入板利用光筆進行簽名真正讓系統得以識別之后才允許有訪問權限，光筆簽署的安全性十分顯著。三是利用防火墻技術來完成保護措施，無論是哪些計算機，本身就自帶防火墻技術，可以避免計算機網絡受到別的服務器侵入，可以將不屬于該計算機網絡機構的用戶隔絕在外，防止非法侵入。

2.4 不斷提高檔案管理專業人才的素養

電子檔案的管理工作涉及很多專業性知識技能，同時對管理人員的專業素養有著基本要求。因此，必須要充分提高專業人才的培養，定期開展學習活動，不斷提高其理論知識與專業素養，以便于更好地擔任電子檔案管理工作，滿足現代化發展的趨勢使之工作效率與工作流程變得更加先進化與高效化。

3 結語

雖然電子檔案的管理目前還存在很多問題，但相對于傳統紙質檔案，電子檔案管理在許多方面均有優勢。為此，相關單位與檔案管理部門應細致分析當前電子檔案管理存在的問題和原因，結合自身實際逐步完善電子歸檔管理制度，加強對檔案管理人員的培訓教育，不斷提高電子檔案管理水平，使電子檔案在國民經濟建設中發揮出社會價值和經濟價值。

參考文獻

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作者簡介

黃金（1985-），女，漢，永州市零陵區人，吉林大學軟件工程碩士，館員，從事檔案管理11余年。