電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化對策

摘 要：對于事業(yè)單位的發(fā)展來看，檔案的管理一直面臨的重要的問題。伴隨著社會(huì)與科技的雙重發(fā)展，將電子檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理已成為未來檔案管理的主流方向。這種管理方式讓事業(yè)單位的檔案管理效率顯著提升，但電子檔案信息化管理中仍存在一些問題。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理問題;優(yōu)化對策

1 當(dāng)前電子檔案管理面臨的問題

1.1 對電子檔案管理的重視程度不高

一是在檔案管理人員中有一部分觀念陳舊，對電子檔案的認(rèn)識處于初級階段。目前，大部分企事業(yè)單位與檔案館已實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，電子檔案已成為檔案存儲與管理的常用形態(tài)。由于部分檔案管理人員的思想觀念還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，沒有意識到電子檔案管理便捷和高效，僅將電子檔案管理簡單理解為紙質(zhì)轉(zhuǎn)換電子的形式而已。二是電子檔案內(nèi)容的修改相對簡單，存在人為影響檔案的真實(shí)性。就電子檔案而言，很容易出現(xiàn)刪改等問題，而且刪改后也不會(huì)留下任何痕跡。如果檔案管理人員因疏忽導(dǎo)致信息錄入失誤，就會(huì)影響電子檔案的準(zhǔn)確性，而且也不易被察覺。因?yàn)樵陔娮游臋n形成過程中，只有小部分工作人員愿意主動(dòng)記錄備注電子檔案中改動(dòng)的信息，甚至還有少數(shù)別有用心者故意對文檔進(jìn)行刪改，因此電子檔案的真實(shí)性與權(quán)威性必然會(huì)受到影響。

1.2 檔案管理的長久性與保密性不足

目前大多數(shù)單位普遍會(huì)遇到一個(gè)問題，在開展電子按檔案管理工作時(shí)缺少清晰地管理界限。這給電子檔案管理造成了不小的漏洞，也埋下了安全隱患。與紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案的全部資源都具有虛擬化特點(diǎn)，是無形的，不想紙質(zhì)檔案是有形的物體。盡管檔案管理的軟件具有定期備份的功能，但備份功能仍存在較大的缺陷，備份信息范圍也不夠清晰。因此，在完成自動(dòng)備份工作后往往會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容不連續(xù)等問題。電子檔案的信息管理系統(tǒng)也易遭到病毒攻擊，這不僅會(huì)引起檔案信息數(shù)據(jù)的損壞還會(huì)引起檔案信息的竊取，從而導(dǎo)致電子檔案持久性與保密性欠缺。

1.3 電子檔案管理軟件存在安全風(fēng)險(xiǎn)

國內(nèi)各企事業(yè)單位 所用的管理軟件多數(shù)是根據(jù)自身的需要委托開發(fā)或采購的。由于軟件開發(fā)商的開發(fā)和維護(hù)水平參差不齊，在日常的運(yùn)行中檔案管理軟件可能會(huì)遭到計(jì)算機(jī)病毒攻擊或被網(wǎng)絡(luò)黑客入侵，導(dǎo)致電子檔案被復(fù)制、破壞或盜取等安全隱患。除了軟件自身存在的缺陷外，還有就是部分檔案管理人員尚未養(yǎng)成及時(shí)備份檔案信息的習(xí)慣，人為造作一旦失誤，可能造成電子文檔丟失。

1.4 電子檔案存檔格式暫未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

各單位在處理電子檔案的過程中所用方法都不盡相同，存檔的格式也存在明顯差異。若是需要更換軟件，由于檔案管理軟件可能存在不兼容的問題，在信息轉(zhuǎn)化過程中可能因?yàn)榻庾x差異而引起失誤。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的策略

2.1 不斷完善管理制度

缺少制度規(guī)范指導(dǎo)是造成電子檔案管理的主要原因。各單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際定制符合電子檔案管理要求和適合本單位特點(diǎn)的檔案管理制度，不斷提高每位檔案人員的職權(quán)意識，擬定好相對應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)章制度，在制度的建立中，必須要將電子檔案保管所需的制度和法律體系進(jìn)行完善，同時(shí)做好保密論證信息以及計(jì)算機(jī)對電子文檔的保密工作。

2.2 做好電子檔案的形成、積累和歸檔工作

對于電子檔案的歸檔工作必須有明確的經(jīng)辦人來辦理，同時(shí)對電子文件進(jìn)行標(biāo)記。而其中檔案管理人員必須對電子文件設(shè)定對應(yīng)的訪問權(quán)限，網(wǎng)絡(luò)管理人員可以在其中將電子文件的物理地址存放在特定的服務(wù)器中。同時(shí)，這個(gè)服務(wù)器可以利用硬盤等形式進(jìn)行備份，保障電子文件在歸檔后有最基本的原始數(shù)據(jù)，確保這份原始數(shù)據(jù)不會(huì)被隨意改動(dòng)。在電子文件在保存中要保持其結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性與完善性。對于服務(wù)器的局域網(wǎng)必須要規(guī)范系統(tǒng)化的保障措施，如果一旦有系統(tǒng)設(shè)備輔導(dǎo)更新必須將電子文件數(shù)據(jù)充分的轉(zhuǎn)移，并且及時(shí)更新記錄。

2.3 加強(qiáng)對電子檔案的安全性保護(hù)

安全保護(hù)是電子檔案管理的核心環(huán)節(jié)。一是加強(qiáng)電子檔案的安全保護(hù)，首先把好入口關(guān)，保存電子檔案在電腦管理系統(tǒng)中的安全性與穩(wěn)定性。同時(shí)要定期對軟件設(shè)備要得到及時(shí)確認(rèn)和更新，確保這些設(shè)備軟件與硬件滿足檔案管理保護(hù)工作所需。在電子檔案接收時(shí)也要做到登記，按其技術(shù)條件進(jìn)行檢測，其內(nèi)容包括軟硬件環(huán)境、版本。二是在存儲這一塊必須盡快制定對數(shù)據(jù)的保護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)不會(huì)在其中丟失，這里可以利用簽署技術(shù)來完成保護(hù)措施，比如數(shù)字簽署與光筆簽署，數(shù)字簽署就是傳統(tǒng)的數(shù)字密碼簽署，利用密碼的復(fù)雜性來不斷提高其安全性，而對于光筆簽署，必須要利用相關(guān)的光筆來完成簽名，只有在輸入板利用光筆進(jìn)行簽名真正讓系統(tǒng)得以識別之后才允許有訪問權(quán)限，光筆簽署的安全性十分顯著。三是利用防火墻技術(shù)來完成保護(hù)措施，無論是哪些計(jì)算機(jī)，本身就自帶防火墻技術(shù)，可以避免計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受到別的服務(wù)器侵入，可以將不屬于該計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)的用戶隔絕在外，防止非法侵入。

2.4 不斷提高檔案管理專業(yè)人才的素養(yǎng)

電子檔案的管理工作涉及很多專業(yè)性知識技能，同時(shí)對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有著基本要求。因此，必須要充分提高專業(yè)人才的培養(yǎng)，定期開展學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高其理論知識與專業(yè)素養(yǎng)，以便于更好地?fù)?dān)任電子檔案管理工作，滿足現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢使之工作效率與工作流程變得更加先進(jìn)化與高效化。

3 結(jié)語

雖然電子檔案的管理目前還存在很多問題，但相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案管理在許多方面均有優(yōu)勢。為此，相關(guān)單位與檔案管理部門應(yīng)細(xì)致分析當(dāng)前電子檔案管理存在的問題和原因，結(jié)合自身實(shí)際逐步完善電子歸檔管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育，不斷提高電子檔案管理水平，使電子檔案在國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮出社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

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作者簡介

黃金（1985-），女，漢，永州市零陵區(qū)人，吉林大學(xué)軟件工程碩士，館員，從事檔案管理11余年。