檔案信息化發展中的大眾化服務開發價值及方向

摘 要：檔案的核心價值是信息的價值，在信息化時代下的新型傳播媒介對于信息價值的利用方式和利用效率發展提供了條件，比如信息化發展史的按信息服務可以從小眾化向大眾化轉變。本文主要探討的新化發展大眾化服務開發的價值和基本方向，結合當前我國檔案管理和信息化發展的基本現狀，提出開發大眾化檔案信息服務的創新建議，以期為我國各類檔案管理機構的改革提供參考。

關鍵詞：檔案;信息化;大眾化;服務創新

1 檔案信息化對檔案利用小眾化傳統的影響

檔案在出現之初就有較強的保密特性，因此在很長一段時間內檔案都屬于一種典型的非公開性或部分公開的信息資源。我國檔案管理體系一直處于以國家為主導的管理模式下，大多數區域檔案館、機關或機構檔案館所留存的檔案信息一般只向特定的行政事業單位、企業等開放，這主要是為了保證檔案的保密需求，提前識別了對檔案需求較低的群體，并將其直接排除在檔案需求者群體之外。這種管理模式，雖然能夠較大限度的保證檔案信息的安全性，但也在很大程度上限制了檔案信息的受眾覆蓋范圍，這不僅不利于檔案信息的充分利用，也不利于公眾對于政府透明化發展的要求。

隨著信息技術的快速發展和進步，檔案的數字化處理和安全管理技術發展都取得了長足進步，以往以保密為先的檔案信息服務范圍限制被破除，檔案管理部門具備了向大眾開放無保密需求檔案信息的條件。所以說，檔案信息化打破了檔案利用小眾化的傳統，推動了檔案服務的大眾化發展，這也正是我國檔案信息服務發展的主要趨勢。

2 檔案信息化發展中大眾化服務開發價值

檔案的價值主要在于保密性價值和信息價值，其中前者屬于檔案管理的衍生價值，后者則屬于檔案本身的價值。在傳統的檔案小眾化利用模式下，檔案本身的價值只能在小范圍內被利用，其價值未能被充分發揮和利用。從現代社會發展來看，社會企業、機構以及人民群眾對于檔案信息的需求實際上是十分豐富的，比如民營企業可以通過地方檔案館公開的信息來分析地方經濟發展趨勢，地方公益機構可以通過檔案館查詢成功的活動事件并學習其組織經驗，公眾也可以通過檔案查詢來獲取自己比較關心的社會動態等信息。所以說，檔案信息大眾化服務既能充分滿足社會機構、人民群眾對于檔案信息的需求，這不僅能夠有效提升檔案資源的利用率，也能進一步強化檔案管理機構在歷史和文化教育方面的社會功能。

面向新型需求主體的檔案信息化服務能夠提升檔案管理機構的社會價值，但更重要的是能夠為檔案管理機構提供新的服務和運營方式。大多數檔案管理機構屬于非盈利性事業單位，其運營和發展的資金條件相對有限，這在一定程度上限制了檔案館的發展，而開發面向大眾的信息服務能夠為檔案館提供新的服務和運營方式，正能夠為檔案館提供特殊的盈利渠道，從而為檔案館的發展提供支持。

3 檔案信息化發展中的大眾化服務開發方向現狀

檔案信息化改革實際上是我國行政事業單位信息化改革的早期代表，因此我國各地方檔案館在信息化改革和大眾化服務創新方面起步較早。但就國內檔案信息化發展和大眾化服務開發的現狀來看，其創新發展主要集中在兩個方面：

其一，針對檔案利用主體的拓展創新，即圍繞檔案管理機構的主觀認知開發新的大眾化利用方式。這類大眾化服務的創新重點在于檔案資源的利用形式，通常不會對特定主體的資源需求類型進行細化分類和整理，大多數的檔案館只是在現有的檔案數字化處理基礎上將可公開的檔案信息接口向外開放，或直接開發面向大眾的檔案查詢與閱讀平臺，或向第三方信息服務機構提供信息資源接口，最終可以向所有社會群體提出相同的檔案信息內容服務。

其二，針對的檔案利用目的地的定制化服務和信息技術服務，即針對檔案利用主題的實際需求，開發具有針對性的內容服務和技術服務。這類大眾化服務的創新重點在于對檔案資源和檔案管理技術的深入開發，實際服務需要根據不同主體對于檔案資源的實際需求進行創新，這種必然無法實現較大規模的受眾拓展，但能夠大大提升目標受眾對檔案信息資源的利用率，因此在這種模式下，檔案信息資源的價值往往能夠更有效的轉化為社會價值和經濟價值。但就國內檔案管理機構的發展來看，這類大眾化服務創新整體較慢，服務內容和形式在行業內尚未得到全面普及。

總體而言，我國檔案信息化發展中的大眾化服務仍以檔案利用主體的拓展為主，基于內容定制和信息化技術的大眾化服務創新較少，因此這一方面還有進一步發展和創新的空間。

4 檔案信息化發展中的大眾化服務創新建議

當前是移動互聯網絡和新媒體發展的時代，早期檔案信息化發展的技術進步優勢已經不再突出，各類檔案管理機構有必要結合新媒體是時代的特征來加大大眾化服務創新，尤其是基于信息內容和技術服務方面的創新。建議檔案管理機構考慮從以下三個方面開展服務創新：

其一，豐富和優化大眾化信息服務渠道，借助新媒體時代的媒介條件進一步拓展檔案大眾化服務范圍。除一般的窗口服務、網站服務外，還可以嘗試開發APP服務、社交平臺APP的小程序服務、移動社交平臺的自媒體服務等，提供更具咨詢價值的非定制性且有廣泛覆蓋性的信息服務，進一步提升檔案信息大眾化服務的價值。

其二，圍繞檔案管理機構的專業能力，向社會機構提供更專業的檔案信息定制化查詢、歸類、統計和分析服務，逐漸拓展此類服務的受眾。目前我國大多數檔案館面向公眾的信息服務中不對信息內容做詳細歸類，用戶在查詢和獲取信息的過程中，需要投入大量的精力和學習成本，這在一定程度上限制了檔案信息大眾化服務的受眾覆蓋水平。因此，檔案館可以對大眾信息服務需求進行綜合調查，了解其在使用檔案館提供的方案查詢、獲取信息時存在何類障礙問題，針對用戶使用障礙設計并優化服務能力，由此進一步提升公眾對于檔案資源的利用率，是檔案在地方文化教育方面的功能得到有效發揮。此外，檔案館還可以面向有專業需求的社會企業機構等，提供更專業的檔案信息統計與分析相關技術服務，檔案館在檔案資源的統計與歸類管理、信息檢索與分析等方面有較高的技術和實踐經驗積累優勢，因此在同等人力成本條件下檔案館能夠更高效的完成檔案信息的統計和分析工作，建議不管嘗試開發相應專業服務面向有專業需求的社會主體開展有償的項目合作，在充分利用檔案資源的同時也為檔案館提供新的盈利渠道。

其三，在保證檔案保密原則的基礎上將可公開檔案信息接口向政府部門開放數據平臺開放，使社會組織和個人能夠通過關聯平臺更便利地查詢檔案信息，并利用平臺數據關聯性查詢更豐富、全面的信息，也利用這種條件為檔案部門的信息資源發展提供新的渠道。雖然檔案資源十分豐富，但對于大眾而言，其對檔案資源的需求通常都不屬于常態化的主體需求，一般是伴隨其他信息需求而出現的，比如在其他行政事業機關辦理業務的過程中需要查詢個別檔案信息，在這種情況下直接面向大眾提供檔案信息服務往往不夠高效，也無法有效保證服務質量。對，此檔案館可以向相應政府部門提供數據開放接口，由相應政府部門根據自身政務服務的特征來選擇檔案接口，再由內部平臺向公眾提供其所需的檔案信息，這樣更有利于檔案信息的高效利用，降低公眾使用檔案信息的難度。

5 結語

總體而言，檔案大眾化服務是檔案管理和服務發展的必然方向，是充分發揮檔案資源價值的必要條件。信息化發展為檔案大眾化服務發展提供了推動力，現階段我國檔案信息化發展中的大眾化服務探索仍集中在受眾拓展和內容定制化服務上，未來還可以嘗試在渠道拓展、專業服務、信息接口服務等方面進行創新，這樣能夠進一步提升檔案大眾化服務的價值。

參考文獻

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作者簡介

楊慧萍（1977-），土家族，貴州德江，大專，檔案管理助理館員，研究方向：檔案數據化信息管理。