創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

楊靜

摘 要：本文了闡述檔案管理與實現信息化之間的聯系，明確了檔案信息化管理的優點，提出了有效的策略，促進檔案信息化管理的實現，建立健全的規范體系，對檔案進行有效的規范。同時，要提供技術支持，加強相應配套設備的健全。促進安全措施的落實;要對文件進行保密，加強安全防護效果的提升，從多角度對檔案進行一體化標準化管理，使得事業單位在進行檔案管理模式創新的過程中，能夠發揮技術的作用，推動數據檔案庫的構建。

關鍵詞：檔案管理;信息化;聯系分析;應用策略

眾所周知，檔案是記錄重要信息的載體。特別在事業單位發展的過程中檔案進行有效的管理，加強檔案的保存應用，有利于提高檔案的利用效果。尤其在當前的信息化時代，對檔案管理進行信息化技術的融入，要推動數據庫的構建，借助先進的通信技術形成集成化的管理系統，使檔案能夠由紙質轉化為數字化。同時，提供安全措施和技術，使得檔案管理的安全性得以提升。同時，在信息化構建的過程中，要對管理制度和體系進行規范，管理工作人員要轉變管理的理念對信息技術給予更多的重視。除此之外，檔案信息化建設要實施標準化的管理，按照規范進行執行，將技術標準進行明確，以網絡為載體，延伸到事業單位各個職能部門，形成檔案管理的網絡化體系，使得檔案管理的效果得到有效的提升。

1 檔案管理創新與實現信息化的必然聯系

在當前的檔案信息化建設過程中，要加強信息技術的應用，對信息進行采集，按照統一的標準對檔案資料進行儲存，建立信息化的檔案管理模式。

1.1 檔案管理信息化要以創新的管理理念為前提

在當前的檔案管理信息化建設過程中，要對傳統的檔案管理理念進行轉變，結合事業單位檔案管理的實際狀況，對工作模式進行創新，發揮信息技術的優勢，對檔案管理進行重新界定，要加強信息技術的合理運用。在傳統的檔案管理過程中，往往只注重管理形式，而沒有使檔案的服務作用進行發揮。在當前的信息化建設過程中，要提高檔案管理的應用，完善信息技術設備，使得檔案人員能夠對檔案進行及時的檢索應用。

1.2 檔案管理創新以檔案管理信息化建設為目的

在對檔案管理理念進行創新的過程中，要融入先進的技術手段，對于檔案建立資料庫，對檔案保存、應用等各個環節進行優化。要充分借助信息技術進行完成，應用技術可以使得檔案資源進行及時共享，為人們提供更為優質的服務，但管理信息化使得過去的檔案管理模式得到了有效的創新，提高了檔案管理效率，同時，保證了整體的管理質量。同時，在網絡技術的應用下，檔案管理范圍在不斷的拓展，使得檔案管理理念進一步創新。

2 檔案管理信息化的優點

在進行檔案管理信息化系統建設的過程中，要充分利用信息技術，引導人員對觀念進行轉變，使得到管理信息化的作用能夠得到有效的發揮。

2.1 促進辦公效率的提升

在傳統的檔案管理過程中，往往依照紙質版的檔案進行手工的操作，對于檔案的資料收集工作較為繁雜，容易出現人為出現的操作失誤，在進行用筆規范和字跡方面要求非常嚴格，而在利用計算機軟件對檔案進行管理的過程中，涉及收集、儲存、分類、查閱、統計等各個環節，可以提高工作效率，使得檔案管理工作更加簡便有效的促進檔案工作的開展。

2.2 推動資源的有效共享

在傳統的手工檔案操作的過程中，不能對信息進行有效共享，導致大資源閑置浪費，同時，對于信息不能進行快速的查找，而利用信息技術對檔案進行管理，可以對檔案進行分類，借助軟件進行快速查詢，使得檔案管理內外部特征能夠得到有效結合。同時，計算機網絡技術的不斷發展，檔案信息與載體分離，建立信息系統與數據庫，可以進一步提高檔案利用的質量和效率。同時，借助網絡服務的平臺，了解事業單位其他檔案工作部門的具體狀況和工作特點，對信息資源進行共享，實現對信息的動態把握。

2.3 電子檔案保存具有一定的穩定性

在傳統的紙質檔案保存過程中，往往受到紙張特點的影響，容易在一些特殊情況下受到損壞，而利用電子文件載體進行材料的保存，可以保存的時間更久，同時，避免紙質檔案所存在情況的發生，電子檔案載體能夠有效地對待資料進行讀取、傳遞、儲存，受到外界環境的影響較小，穩定性高，可以結合不同的工作來選擇不同的電子載體，其利用價值較高。

2.4 有效推動檔案傳遞效率提升、傳遞安全性提高

在進行檔案管理的過程中，往往一些人員對于文件傳遞容易出現丟失的狀況，同時，在傳達的過程中受到地點的限制容易造成延誤，給其他人員的工作造成許多的不便，而在當前利用網絡技術進行檔案管理、傳遞的過程中，有利于提高文件傳遞的安全性和及時性。

3 事業單位檔案信息化建設的要點

在事業單位的發展過程中，進行檔案信息化建設，要建立檔案數據庫，對軟硬件系統進行有效的更新。首先，要對已有的資源進行管理，做好檔案的錄入工作，使檔案資源的管理效果得到提升，針對一些特殊的檔案資源，要延長入庫檔案年限，實現事業單位檔案的信息化建設;其次，對電子檔案入檔和管理工作進行開展，要保證電子文件的規范性完整性，對電子文件進行規范的界定，使得錄入、存儲、入黨等各個環節得到有效的優化。

4 促進檔案管理信息化的具體路徑探索

在事業單位檔案管理過程中，要形成多樣化的檔案管理模式，加強信息技術的應用，提高檔案管理效果。因此，在下文中，對具體路徑進行探索。

4.1 促進檔案規范體系與制度的有效健全

一方面，在進行檔案信息化管理的過程中，要對規范和標準進行落實，在過去的檔案管理過程中，往往管理的質量不佳，導致各類檔案的細則相容性不強。在進行檔案應用的過程中，缺乏統一的標準，不利于對檔案進行有效管理，而在當前的信息化建設過程中，全面實施和統一推廣標準，在進行檔案整理、分類、注入的過程中，要適應時代的發展，建立完善的標準規范體系。

另一方面，對檔案管理制度進行健全，建立完善的規章制度，要符合事業單位的特點和檔案管理的需要，發揮制度的引導和規范作用。同時，檔案管理要體現科學性的要求，符合事業單位的特點和檔案管理的實際，同時，具有一定的可操作性，更好的發揮對人員的約束作用。

4.2 加強技術的優化與支持

在檔案信息化建設的過程中，技術是其中非常關鍵的部分，技術推動著檔案信息化建設。因此，要配備性能優良的硬件設備和配套設施，減少檔案損壞的可能性;其次，在對檔案信息管理軟件進行設計與開發的過程中，要與事業單位辦公自動化系統進行融合;再者，要采取有效的措施，使軟硬件能夠安全運行;最后，要建立檔案儲存庫，增加信息的儲存量，對其功能和模塊進行不斷的開發，從不同的角度對檔案信息化進行建設，實現一體化的有效管理。

4.3 促進檔案管理安全措施的落實

在檔案信息化建設的過程中，依靠人為操作來進行保護屏障的設立。特別針對電子文件的內容，要提高其文件的保密性。因此，檔案管理人員要設立防火墻、身份認證、數據備份等安全措施，警惕黑客所造成的威脅，提高文件的保密性，使得檔案管理的效果得到有效的提升。同時，檔案管理人員在對檔案進行歸檔的過程中，要借助計算機網絡技術對檔案進行檢索，借助網絡進行傳遞，可以有效的提高文件傳遞的安全性和及時性。

4.4 運用云計算技術對檔案管理的應用

在進行檔案信息化建設的過程中，加強云計算的融入，要促進管理模式的優化時，檔案信息化建設能夠結合時代特色。在具體的云計算技術應用過程中，要借助專業的檔案管理軟件，對資料進行云端管理，儲存在云端的檔案數據庫，實現信息的集成化管理。同時，應用云計算技術將檔案進行數字化處理，傳入數據庫中，用戶可以隨時隨地登錄云端，獲取相關的檔案資料，有效的提高檔案資料利用效率同時，也能夠促進檔案信息管理質量的提升。

4.5 推動多樣性檔案服務模式的建立

在當前的信息化時代下，要結合信息環境的特點，引導檔案工作人員對檔案管理的理念進行轉變，加強信息技術的充分利用。對于傳統的檔案管理模式進行創新，對檔案管理工作落實到服務層次，結合事業單位的實際發展特征，采取多樣化的服務形式，使得服務的質量得到有效的提升。同時，檔案管理服務化，更注重在信息技術的支持下進行檔案資源的共享，并不是只是將檔案資料進行封存，而是利用檔案資料為社會提供服務，使檔案工作能夠得到有效的延伸，提高檔案信息的利用效果。

5 結束語

總而言之，在當前的信息化時代下，對現代檔案管理工作進行開展，要加強現代信息技術的融入，使檔案管理工作的整體質量和效果得到有效的提升。同時，在當前的檔案管理過程中，往往出現一些較為復雜的因素，影響檔案信息化的有效建設，檔案管理人員要對檔案管理理念進行不斷創新，加強對安全措施的落實，使得檔案在傳遞使用保存的過程中能夠提高保密性，解除一些因素對信息系統所造成的威脅。同時，要建立健全的管理制度和規范體系，使得檔案管理具有統一的標準。除此之外，要加強云計算技術的應用，進行專業的檔案管理，實行集成化的管理模式，從而提高檔案資源的使用效率。

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