探究新時(shí)期如何做好檔案管理工作

朱效杰

【摘? 要】對(duì)于每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作非常重要，它關(guān)系到整個(gè)單位的發(fā)展。特別是在科技信息都高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理關(guān)系著個(gè)人的信息安全，各種信息泄露的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，所以及時(shí)做好檔案管理工作，保障個(gè)人的信息安全，對(duì)我國(guó)的發(fā)展也具有重要意義。對(duì)于檔案的管理，本文通過(guò)分析實(shí)際檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題，針對(duì)每個(gè)問(wèn)題提出合理的解決方案，為檔案管理工作提出科學(xué)的建議，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作單位的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;新時(shí)期;方案

引言

從過(guò)去到現(xiàn)在，對(duì)于檔案的管理方式有很多，檔案和我們的生活有很大的關(guān)系。隨著我國(guó)信息時(shí)代的到來(lái)，各種改革逐漸興起，所以針對(duì)檔案管理的改革也勢(shì)在必行。新時(shí)代對(duì)檔案管理又提出了新的要求，因此檔案管理工作要相應(yīng)時(shí)代的號(hào)召，順應(yīng)時(shí)代潮流，與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)改革的方式促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，并使得檔案管理工作更規(guī)范更科學(xué)。

1.新時(shí)期檔案管理及利用工作的意義

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作單位中，檔案關(guān)系到整個(gè)單位在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中和開(kāi)展的各種活動(dòng)中一些相關(guān)信息的主要載體。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，檔案管理工作的水平得到了部分的提升，承載著單位中一些重要的數(shù)據(jù)。在我國(guó)社會(huì)信息發(fā)展的今天，對(duì)于檔案的管理工作不能僅僅停留在如何收集并整理好信息，更重要的是采取何種方式保障信息利用的最大化。新時(shí)期的檔案管理工作可以在一定程度上為我國(guó)各個(gè)行業(yè)提供信息參考，同時(shí)也為我國(guó)一些政策的制定提供有利的支撐。

2.新時(shí)期檔案管理與利用工作中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理人員專業(yè)水平不高

隨著我國(guó)信息科技的發(fā)展，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，如果仍然沿襲舊制，就很難跟上現(xiàn)代信息發(fā)展的步伐。從我國(guó)目前對(duì)于檔案管理的工作來(lái)看，我國(guó)的檔案管理的起源較晚，檔案管理工作的重要性并沒(méi)有得到充分的重視。在最初一批的檔案管理員中，大部分的工作人員并不是專業(yè)的，他們也沒(méi)有接受過(guò)相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)。另外，有些基層工作單位對(duì)檔案的管理工作并不重視，在人力和財(cái)力上都很缺乏，并且負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員也是其他崗位人員進(jìn)行兼職，不能將經(jīng)歷完全投入到檔案管理中，這樣不僅僅降低檔案管理工作的質(zhì)量，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升也有不利的影響。

2.2對(duì)檔案管理即利用工作不夠重視

檔案管理工作的重視力度不能有效的得到落實(shí)，就會(huì)影響基層工作單位的發(fā)展。隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程不斷推進(jìn)，各個(gè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)也在逐漸加大，大部分的單位都將精力逐漸轉(zhuǎn)到如何提升綜合實(shí)力的角度上。檔案管理是行政管理的一部分，做好檔案管理工作，在一定程度上可以為單位創(chuàng)造出效益。但是有些基層工作單位對(duì)此認(rèn)識(shí)不足，他們認(rèn)為檔案管理并沒(méi)有為其創(chuàng)造出可見(jiàn)的巨大收益，所以他們并沒(méi)有將檔案管理作為一項(xiàng)很重要的工作，從而造成檔案管理工作力度不足，相應(yīng)的檔案管理意識(shí)薄弱。在他們看來(lái)，檔案管理就是整理收集檔案，只要沒(méi)有丟失重要的文件就算合格的檔案管理。這些錯(cuò)誤的觀念進(jìn)一步制約了檔案管理工作的進(jìn)步，同時(shí)也不利于基層工作單位的發(fā)展，這些領(lǐng)導(dǎo)人員針對(duì)檔案管理工作在觀念上認(rèn)識(shí)不到位，并且在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)不能提升思想認(rèn)知，那么檔案管理工作很難有所提高。

2.3檔案管理制度不完善

由于大部分的基層工作單位對(duì)檔案管理的認(rèn)知錯(cuò)誤，就造成了工作人員對(duì)檔案管理的不重視。在工作人員的選擇上也沒(méi)有按照實(shí)際的具有專業(yè)素養(yǎng)的人員來(lái)進(jìn)行管理，并且單位內(nèi)部也沒(méi)有制定出明確的管理制度，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，缺乏制度的約束，或者有的基層工作單位仍然沿襲著過(guò)去的制度，也未進(jìn)行改革和完善，造成正檔案管理工作無(wú)法順利進(jìn)行，并且降低了檔案管理工作的效率，致使檔案管理工作處于一種惡性循環(huán)的狀態(tài)。

3.新時(shí)期做好檔案管理及利用工作的策略

3.1不斷創(chuàng)新檔案管理及利用工作理念

針對(duì)我國(guó)時(shí)代的變革發(fā)展，檔案管理工作也要跟隨著時(shí)代的變化來(lái)進(jìn)行改革，不斷進(jìn)行更新。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員要根據(jù)當(dāng)前的形式選擇更新的管理理念，摒除舊的不好的理念和模式，學(xué)習(xí)新的管理方式，建設(shè)出全新的工作常態(tài)，保證檔案管理工作能夠在新時(shí)代的發(fā)展中得到充分的落實(shí)，并且還能緊跟現(xiàn)代信息發(fā)展的腳步。檔案管理人員要時(shí)刻秉承著新的管理理念，積極主動(dòng)的去了解與檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不斷地了解新時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)，秉承著新理念，進(jìn)行不斷地創(chuàng)新管理。

3.2用信息化手段加強(qiáng)檔案管理及利用

在這個(gè)信息化的時(shí)代，檔案管理工作非常重要，加強(qiáng)檔案管理工作的落實(shí)，對(duì)于我國(guó)現(xiàn)代化信息社會(huì)的建設(shè)具有突出貢獻(xiàn)。基層工作單位所涉及到的信息越來(lái)越多，檔案管理工作造一定程度上也在逐漸變成多元化的工作。在以前的通過(guò)手工進(jìn)行處理的模式已經(jīng)被淘汰，不能適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展。現(xiàn)代已經(jīng)開(kāi)啟了計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案管理的時(shí)代。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，不僅提升了工作效率，也提高了檔案管理對(duì)于個(gè)人信息的安全系數(shù)。手工管理到計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理，在一定程度上提升了工作效率。現(xiàn)在檔案管理工作還在逐漸的演變成云管理，這樣能夠更好的保障信息的安全，進(jìn)一步避免了信息泄露的可能性。

3.3完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案全生命周期管理

為了更好的保障檔案管理工作的進(jìn)一步落實(shí)，還要制定出科學(xué)的管理制度。一個(gè)好的工作的完成離不開(kāi)一項(xiàng)好的制度。針對(duì)基層工作單位單位的檔案管理工作建立出適合自身單位的相應(yīng)制度，制度包括檔案管理的初始階段到最終工作結(jié)束。針對(duì)不同的服務(wù)的對(duì)象、不同的保存方式、使用方式都要進(jìn)行嚴(yán)格的制度管理，避免在某個(gè)階段出現(xiàn)差錯(cuò)，造成信息的泄露。根據(jù)每一步具體的流程，保障檔案管理工作順利的進(jìn)行。在管理工作中要對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，并及時(shí)的分類整理，還要辦理好相關(guān)的手續(xù)，避免檔案出現(xiàn)丟失問(wèn)題。

3.4加強(qiáng)工作人員的建設(shè)和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)

有些基層工作單位中檔案管理的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，他們都不是專業(yè)的管理人員出身，所以他們對(duì)于檔案的管理工作并不能充分的認(rèn)識(shí)到其重要性，并且也不能達(dá)到專業(yè)的管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，在業(yè)務(wù)處理能力上以及管理上都很缺乏，甚至有的工作人員身兼多職，在實(shí)際工作中不能將經(jīng)歷完全投入到工作中，這樣就會(huì)影響基層工作單位的發(fā)展。在新時(shí)代的背景下，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升非常重要。在單位中可以通過(guò)培訓(xùn)的方式，來(lái)提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。或者在相應(yīng)的人員選聘的時(shí)候，選擇專業(yè)性較強(qiáng)的求職人員，為基層工作單位打造出一支專業(yè)的管理隊(duì)伍，通過(guò)相關(guān)技能的培訓(xùn)，提升基層工作單位工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其秉承著高度的責(zé)任感進(jìn)行管理工作，并提升工作人員的工作熱情，為基層工作單位的建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

4.結(jié)束語(yǔ)

從古至今，在任何行業(yè)中檔案管理工作都非常重要。隨著我國(guó)信息時(shí)代的到來(lái)，各種信息泄露的事件不斷涌現(xiàn)，導(dǎo)致人們對(duì)于個(gè)人信息越來(lái)越關(guān)注。并且在信息時(shí)代管理好檔案對(duì)于行業(yè)乃至我國(guó)的發(fā)展都具有重要的意義。所以在新時(shí)代，檔案道德管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，秉承著新時(shí)代的思想，拋棄舊的理念，并通過(guò)采取新的管理方式來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，在一定程度上可以提高工作效率，保障工作的順利進(jìn)行，還能夠?yàn)樯鐣?huì)大眾提供更好的服務(wù)。

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