信息化背景下檔案信息資源共享問題及對策探究

王信

摘要：科技的發展和互聯網技術的普及標志著信息化時代的到來，信息化背景為檔案業務管理帶來了優勢，也向檔案中心業務處理發起挑戰，傳統的檔案管理與信息資源共享問題亟待解決革新。本文將圍繞信息化背景下檔案信息資源共享問題及對策進行探究。

關鍵詞：信息化時代;檔案信息資源共享;檔案管理

檔案信息資源整合共享是檔案信息資源社會化利用的標準，是信息化時代背景下發展的必然趨勢。信息化背景下，加強了互聯網技術和先進設備的利用，能夠有效的對檔案信息進行歸納優化，提高檔案信息資源利用效率。下面，筆者將針對信息化背景下檔案信息資源共享問題發表一些淺略的見解，并給出相應解決對策。

一、信息化背景下檔案信息資源共享問題

（一）檔案信息資源網站檢索速度慢

檔案信息資源管理是一個龐大復雜的系統工程，具有分布分散的特點，且傳統的檔案信息資源管理工作中缺乏網絡技術的支持，造成資源管理分散、檢索困難等問題。在檔案信息資源管理網站中，未能利用信息技術建立起系統性的管理平臺，缺乏導向性的檔案信息資源分類系統、導航檢索系統、檔案信息獲取及利用系統。人們在檢索需要的檔案信息資源的過程中，受檢索系統不完備的惡劣影響，阻礙了人們快速獲得所需要是檔案信息資源，影響了檔案信息資源的共享和有效利用。

（二）檔案信息資源更新速度慢

在時代發展的影響下，人們對檔案信息資源的利用要求愈來愈高，隨著信息化普及深入，各類檔案信息資源網站如雨后春筍般出現，有大幅度的增長，但從總體上看，網站中具有傳播與利用價值的信息資源量與檔案信息資源網站的增長速度不成正比。大多數檔案信息資源管理網站未建立獨立的檔案信息資源數據庫，而建立了檔案信息資源數據庫的網站中所包含的檔案信息資源多為二次文獻，即用戶在網站中只可檢索到檔案信息資源的目錄、摘要等表面性內容，無法有效獲取檔案信息資源的關鍵部分和有效內容。檔案信息資源更新速度慢，無法為人們提供權威的檔案信息資源參考，未能夠有效利用信息化背景擴大檔案信息資源共享途徑，良好解決檔案信息資源共享問題。

（三）檔案信息資源管理部門未開展協同合作

隨著時代變化發展逐漸深入，檔案信息資源的利用重要性突出，愈來愈得到人們重視，就目前來看，我國在檔案資源管理方面的建設仍存在許多缺陷與不足，尚未建立權威機構對檔案信息資源進行有效的整合與利用，導致信息化時代背景優勢得不到有效發揮。檔案信息資源管理部門中缺乏有效的協同合作，信息資源布局存在極大的不合理性，在檔案信息資源共享問題的解決中未形成意見共識，對檔案信息資源管理部門的有效建設及檔案信息資源的整體化管理造成惡劣影響。

（四）檔案信息資源共享服務形式單一

檔案信息資源共享服務是目前人們利用檔案信息資源中的重要部分，通過檔案信息資源共享，可以實現檔案信息資源的合理傳播。信息化背景下檔案信息資源共享中存在的主要問題之一是服務形式單一，大部分檔案信息資源網站利用網絡技術建立起檔案信息資源查詢平臺，但僅為用戶提供瀏覽服務，加之檔案信息資源的匱乏性影響與服務的不穩定性，用戶無法實現遠程登錄、文件傳輸等目的，信息化背景下檔案信息資源共享問題難以解決，各類檔案信息資源得不到合理利用，阻礙了相關網站的建設和檔案中心業務處理。

二、如何解決信息化背景下檔案信息資源共享問題

（一）建立健全檔案信息資源共享管理法律法規

開放性的網絡環境為檔案信息資源共享帶來了環境優勢和技術支撐，但也因檔案信息資源整合與共享的范圍大、涉及面廣、管理難度高等問題，阻礙了檔案信息資源合理有效的實現共享。為解決信息化時代背景下檔案信息資源共享問題，有效推進檔案信息資源的整合共享，相關部門必須加強建立健全檔案信息資源共享管理法律法規，創造良好的網絡環境。

我國法律部門在檔案信息資源共享管理方面的法律法規建設仍處于探索期，為建立健全適應我國檔案信息資源共享管理的法律體系，相關部門應深入考察檔案信息資源共享管理現狀，結合對有經驗國家法律法規的參考，制定出一套適合我國管理發展的法律體系和指導規范，對檔案信息資源管理進行法律約束，規劃出適宜檔案信息資源共享發展的法律環境。在針對信息化背景下檔案信息資源共享問題制定法律法規時，需要進行全方位的思考，重點對檔案信息資源共享進行合理布局，制定科學有效的發展方針、任務及各種保障措施，保證檔案信息資源能夠充分利用信息化背景優勢進行良好發展。同時，法律部門針對信息化背景下檔案信息資源共享過程中可能出現的知識產權問題進行規定，加強法律對知識產權的約束，對知識產權進行合理定位與保護，避免不法分子鉆漏洞，破壞盜取檔案信息資源知識產權，影響檔案信息資源在信息化時代中有效整合共享。建立健全檔案信息資源共享管理法律法規，為其發展創造了良好的法律環境，能夠有效保障其在信息化時代下穩定發展。

（二）建設全面的信息化檔案信息資源共享平臺

打造全面的信息化檔案信息資源共享平臺，有利于充分發揮信息化背景技術與設備優勢，解決傳統檔案信息資源管理中心中容易出現的共享問題，保證檔案信息資源得到合理有效的利用。

建設科學、全面、合理的信息化檔案資源共享平臺，首先要求相關管理部門轉變觀念，摒棄傳統檔案資源管理落后觀念，站在用戶角度與網站發展角度展開全局思考，建立“資源共享、合作創新”的工作理念，以為用戶提供更好的檔案信息資源檢索和共享服務為原則，推動檔案信息資源共享在信息化時代下得到有效的整合和共享。除此之外，檔案信息資源管理中心還需要加強各部門的工作配合，建立統一的工作計劃和工作原則，在檔案信息資源共享處理工作中展開協同合作，為實現檔案信息資源的有效共享共同努力，切實解決信息化背景下的檔案信息資源共享問題，提升共享利用效率與質量。

（三）加強信息技術與設備的利用

我國對信息化時代發展有清晰準確的認知，在信息化背景下發展檔案資源管理業務是其必然趨勢，但從整體上看，檔案信息資源利用信息化時代背景優勢的效率較低，影響檔案信息資源的傳輸共享，為解決這一問題，相關部門必須加強信息技術與設備的合理利用。

例如，檔案信息資源管理網站應利用網絡技術，對檔案信息資源進行收集、分類、整合，將不同的檔案信息資源歸總到不同的類別，完善網站的信息檢索與導航功能，根據檔案信息資源的不同建立分類目錄，以便于用戶根據目錄查找自己所需要的檔案信息資源，能夠有效提升檔案信息資源檢索利用效率，為用戶提供更優質的服務。針對目前檔案信息資源網站中存在的服務形式單一化問題，網站管理人員要進行改進，切實貼合客戶需求，創建完善多樣化服務內容，如增設檔案信息資源網站遠程登錄與文件實時傳輸功能，當用戶搜索到自己所需要的檔案信息資源時，可遠程登陸并下載傳輸到自己的電子設備中，以便于后期的利用。檔案信息資源管理網站還需要充分利用信息技術與設備，優化檔案信息資源內容，加大一次文獻在檔案信息資源中的占有比例，為用戶提供更優質的檔案信息資源共享服務。

（四）關注保密技術的升級革新

信息化時代為用戶進行檔案信息資源的整合和共享利用提供了優良環境，但也因開放性的網絡環境下，用戶質量良莠不齊，檔案信息資源的保密性得不到保證，容易出現檔案信息資源被非法竊取利用的情況。為解決這一問題，保障信息化背景下檔案信息資源共享效率，相關管理部門需要關注保密技術的升級與革新。

例如，檔案信息資源管理網站應加強計算機數據庫的建立，將檔案信息資源進行備份，歸置于計算機數據庫中，便于整合管理，在檔案信息資源管理網站被破壞時，計算機數據庫中的檔案信息依舊能夠進行共享使用。面對檔案信息資源對保密的需求，相關部門需要升級保密技術，利用電子加密技術對檔案信息資源電子文檔進行加密處理。建設檔案信息資源管理系統防火墻，防止黑客份子的入侵，避免對系統造成破壞。要求用戶實名制登錄，在檔案信息資源發生入侵問題時，能夠較快的開展追查問責。

總結：

信息化背景為檔案信息資源管理提供便利，解決檔案信息資源共享問題，是相關部門的工作重點。有關部門要加強信息技術的合理利用，建立完善的檔案信息資源管理系統，為信息化背景下的檔案信息資源共享創造良好環境。

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