談事業單位檔案管理的現狀及對策

張璇

摘 要：在事業單位發展建設時，檔案管理是較為重要的內容，對事業單位綜合發展效益有著重要影響。本文主要針對事業單位檔案管理工作中存在的問題和對策展開分析，并根據具體問題提出了相應解決措施。

關鍵詞：事業單位檔案管理;事業單位現狀分析;解決對策

在事業單位檔案管理中一般是采用傳統人工管理的方式，在日常管理過程中，工作人員因重要事項需要對檔案信息重復統計工作，在一定程度上會使工作人員的日常工作更加煩瑣，同時，采用人工檔案分類管理模式的缺點是容易出現數據錯誤，，嚴重影響事業單位綜合發展效益。因此，在今后我國事業單位發展建設時，應該逐漸轉變傳統檔案管理工作中存在的問題。

1 現如今我國事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重視力度不足

在我國檔案管理工作實際建設時，事業單位對該項工作的重視力度不足，經常會存在各種各樣的問題。同時，相關工作人員的責任意識和服務意識不足，只是一味注重檔案的無限堆積，在后期使用時經常會出現較為混亂的局面，嚴重影響事業單位各項工作的開展。

1.2 把管理設備相對落后

在傳統事業單位發展建設時，有一部分管理者認為，檔案管理工作對事業單位綜合發展效益的提高影響不大，對這部分內容的重視力度不足，企業管理者投入的技術設備不足，只是采用傳統人工管理的模式，不僅不能有效提高檔案管理工作效率，在實際搜索檔案內容時經常會搜索錯誤的情況。因此，在今后事業單位發展建設時，應該加強對計算機設備的引入力度，從而促使檔案管理工作能夠更加井然有序化，能夠在最短時間內搜索到相關檔案內容，也能有效降低管理人員的工作任務。

2 解決事業單位檔案管理工作問題的有效措施

2.1 逐漸提高檔案管理工作人員綜合素養

在今后我國事業單位發展建設時，相關管理人員應該注重提高工作人員綜合素養，從而促使事業單位檔案管理工作能夠更加井然有序化，主要措施可以從以下幾個方面展開論述分析。第一，可以定期召開工作人員參加技術交流培訓會，在技術交流培訓會上可以向工作人員介紹檔案管理的相關工作技巧和工作技能。第二，應該逐漸提高工作人員責任意識和服務意識，應該促使工作人員了解到本案是國家重要財富之一，是促進事業單位健康發展的重要內容。第三，檔案管理服務中心應該定期組織工作人員進行相關電子設備使用技巧和應對付故障性問題的解決能力，使得工作人員在使用電子設備統計檔案信息出設備故障性問題時，能夠在較短時間內解決故障性問題，防止對檔案管理正常工作進度造成影響。

只有這樣，工作人員在后期工作時才能減少懶散和懈怠工作情緒，認真對待每項工作內容和管理內容。

2.2 逐漸完善事業單位檔案管理規章制度

檔案信息對現如今我國社會和地區的發展進步有著重要的借鑒意義，但在傳統事業單位檔案管理過程中由于各項規章制度不健全，在一定程度上會造成檔案管理難度較大。因此，在如今信息化檔案管理過程中應該加強各項規章制度的制定，在潛移默化中減少檔案管理工作中出現無序混亂的局面，主要措施主要包括以下幾個方面。第一，檔案管理服務中心在錄入檔案信息時應該更加統一化，對于檔案中的字體、格式、排版有更加明確化的規定，進而在一定程度上使得檔案信息更加規律化，方便檔案管理后續查找工作高效率進行。第二，檔案管理服務中心在對檔案進行分類保存的過程中，應該按照不同分類指標妥善保存，同時應該將紙質版檔案信息統一錄入計算機系統，使得各類檔案信息分類更加具體化，方便后續工作人們查找相關檔案信息。

2.3 完善事業單位檔案管理各項設備

在傳統檔案管理過程中，由于基礎設備較為簡陋，檔案管理服務中心在進行檔案分類處理和保管的過程中大多數是采用人工分類的方式，在一定程度上使得工作人員的工作任務量增大，同時人工檔案分類方式也存在分類準確度不高等問題，進而使得工作人員在后期查找檔案信息時查找環節較為復雜，也有可能出現檔案丟失的問題。因此，在今后檔案管理服務中應該根據檔案管理的不同步驟合理采購計算機和打印機等相關電子設備。同時，檔案管理服務中心在挑選相關硬件設備的過程中更應該從多方面考慮，選擇質量較好、使用壽命較長的相關硬件設備。

2.4 注重事業單位檔案管理安全防護

隨著現如今我國信息化建設的逐漸普及和發展，信息化為現如今人們的生產和生活帶來了巨大便利性。檔案服務管理中心的檔案信息逐漸在互聯網公開，進而在一定程度上有利于促進人們更加方便快捷的查詢檔案信息，減少了傳統人工檔案管理模式中的各種煩瑣工序。但是隨著現如今檔案信息的逐漸公開，也會一些不法分子盜取檔案信息帶來了可能，檔案服務管理中心的檔案信息大多是一些機密性文件，一旦被不法分子盜取利用便會造成嚴重的后果。因此，在如今檔案信息化管理過程中應該加強網絡安全設備，檔案管理服務中心工作人員對于檔案中較為重要的機密性文件更應該加強防護工作，從而防止事業單位檔案信息被不法分子盜取。

2.5 逐漸建立高效率的網上檔案管理系統

隨著我國科學技術水平的逐漸提高，信息技術逐漸應用到人們日常生活工作中的各個角落，從而為人們群眾日常生活工作提供了更加便利化的服務。

3 結束語

總而言之，隨著現如今我國信息化建設逐漸普及，傳統檔案管理模式向信息化管理模式轉變逐漸成為社會發展的必然趨勢。因此，在現如今檔案管理過程中應該完善各項規章制度、完善檔案管理基礎設備、加強檔案管理安全防護、增強工作人員專業知識技能，進而在一定程度上加強信息檔案管理工作建設，為現如今人們的生產生活提供了便利化服務。

參考文獻

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