基于內控建設淺談公立醫院合同管理

胡琳琤 盧媛媛

[摘 要] 為深入推進行政事業單位內部控制建設，根據《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）和《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1號）的有關要求，財政部開展2019年度行政事業單位內部控制報告編報工作。內部控制建設從此納入公立醫院年度重點任務清單。合同管理業務做為內部控制六大業務中不可或缺，卻容易被忽視的一項業務，開始慢慢進入醫院管理者的視野中。文章將從內部控制建設角度，分析公立醫院合同管理現狀，并提出相應的建設意見。

[關鍵詞] 公立醫院；內部控制；合同管理

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

合同管理業務內部控制主要通過規范合同管理中的各項具體工作，促進醫院加強合同管理，以規避法律風險的發生，確保醫院經濟活動合法合規地開展[1]。目前公立醫院合同主要業務類別分為人事勞務合同、醫患關系糾紛處理合同、基建類合同、商業類合同和其他合同。合同管理業務控制存在的問題主要集中在合同訂立、合同履行、合同糾紛處理及合同檔案管理等環節。

一、公立醫院合同管理現狀分析

（一）機構設置不健全，崗位責任不分明

沒有明確合同管理決策機構、合同管理歸口部門、合同業務執行部門和合同監督部門的職責。大多數管理者會混淆合同管理歸口部門和合同業務執行部門這兩個概念，認為合同誰簽訂，那么就由歸誰來管理，由此造成了職責分工的不明確，協作不到位，影響合同全過程管理[2]。

（二）合同簽訂過程不完善，缺少會簽流程

合同內容審核流于形式，對合同內容和條款審核把關不嚴，審批權限不清，審批流程模糊，導致醫院利益受損。例如合同會簽沒有經過紀檢監察室審核，導致醫藥產品合同缺少廉潔購銷合同，公款競爭性存放協議缺少廉政承諾書等。

（三）合同經辦人員專業勝任能力欠缺，審核監督不到位

公立醫院涉及的合同類型多，范圍廣，如果沒有專業知識的支撐，無法對合同條款進行專業性的審核，導致審查作用難以發揮，容易形成合同致命缺陷，導致擬定的合同文本有損醫院利益。例如業務部門不知曉《合同法》相關內容，將“定金”和“訂金”兩個概念混為一談，造成醫院經濟利益損失。

（四）合同信息化建設滯后，合同全過程管理缺失

在信息量飛速增長的時代，能否快速有效充分掌握信息，將深刻影響醫院內部控制體系的運行效率。而內部控制建設六大業務中唯有合同管理的信息化建設最薄弱。大多數公立醫院缺失合同管理軟件，單純地利用EXCLE對合同關鍵信息進行手工編碼、登記管理，無法做到合同簽訂、審核、付款等全過程監控，對后續履行情況不夠關注，重簽訂，輕履行。例如沒有信息軟件支持，管理人員無法及時獲取合同執行進度及結算比例[3]。

（五）合同糾紛處理缺少有效機制

經辦科室遇到合同糾紛，無處理流程可遵循，無法律顧問可咨詢，處理不當，導致喪失先機，使得醫院損失經濟利益。

（六）缺少有效監督機制

沒有成立合同管理內部監督檢查小組，沒有制定內部監督檢查方案，沒有實施合同管理監督檢查，沒有開展合同管理自我評價及整改，監督工作程序不完整，造成合同管理風險不可控。例如沒有對合同的履約方式進行監督審核。

（七）合同檔案建立及保管程序混亂，造成合同檔案多口保管

部分公立醫院沒有設置專門的合同檔案管理部門，由各個業務科室自行保管合同，容易造成合同丟失，重要合同內容泄露等。

二、合同業務控制方法

為了能更好地實現各項合同業務控制目標，公立醫院可采取以下控制方法：

（一）加強和完善內控制度建設

加強和完善公立醫院合同管理內部控制制度建設，實行“決策機構、管理機構、執行機構、監督機構”分離的方法設計。明確決策機構的職責，主要包括審議合同管理內部控制制度體系及相關政策、審議合同糾紛調處的意見、審議合同風險管理措施及實施結果、按照權限對合同進行審議。制定具體的崗位職責說明書，明確合同歸口管理部門和合同業務執行部門的職責、權限，使得不相容崗位相互分離、相互制約、相互監督，確保合同全面有效履行。

（二）實行合同會簽制度

醫院對外發生的經濟往來，應當簽訂書面合同。醫院應設定合同會簽啟動條件，制定合同會簽工作程序，明確合同會簽主體及審核內容。合同經辦部門主要審查合同對方資信情況、對方委托人或代理人身份資格、合同標的物數量與質量、價款或報酬、履行期限及方式、合同爭議解決方式等。財務科主要審查是否納入年度專項預算、結算方式及付款周期。紀檢監察室主要審查資金使用和資產動用的審批手續、使用方式合規性等。法務部門主要審查合同標的合法性、合同條款嚴密性、違約責任條款等。涉及重要經濟事項的合同還需提交總會計師審簽。各個科室對合同內容予以把關，保證合同審核的質量。

（三）重視專業隊伍建設

定期開展專業能力培訓，對合同管理相關人員進行財務、采購、審計、招標、法律等專題知識宣講，使得管理人員不僅要了解經濟管理的相關知識，還要熟知經濟合同相關規定，從而創造一支復合型人才專業隊伍。另外聘請專業的法律顧問，充分發揮法律顧問的專業能力。合同經辦部門人員在法律顧問的引領下，提高法律素養，在合同管理過程中避免“踩雷”。

（四）推進信息化建設，去除“信息孤島”現象

公立醫院應該引進或自主開發合同管理軟件，并且與財務預算系統、核算系統、固定資產管理系統、辦公軟件等各系統對接，采用信息化手段對合同簽訂、審核、履行、付款、歸檔等全過程進行跟蹤管理，形成合同全過程閉環式動態監管，確保控制手段能在合同管理全過程中得到有效的執行。同時，利用信息化技術，實時反饋數據信息，提供決策數據分析支持，保障公立醫院資金安全。

（五）健全合同糾紛處理的有效機制

在合同執行過程中，如發生糾紛，應當根據國家相關法律規定及合同爭議解決條款，在法律顧問的幫助下，在規定時效內與對方協商，提出解決方案，或通過簽訂補充合同的形式解決就糾紛。如協商不一致，則通過法律途徑解決糾紛，保證醫院經濟利益不受損。

（六）建立實施內部監督

對于設立內審室的公立醫院，應由內審室作為內部監督實施主體，承擔日常監督任務；對于沒有設立內審的醫院，可以成立內部控制檢查小組，由紀檢監察室人員做為成員，履行相應職責。其次制定內部監督檢查方案，確定合同管理監督檢查的范圍和重點，明確組內職責分工，明確各個階段監督工作落實和進度安排，對合同各個流程實施現場監督檢查，記錄結果，分析合同管理中存在的缺陷，并提出改進意見或建議。對于合同管理檢查中發現的重大缺陷，及時向分管領導報告，并提出解決方案。

（七）重視檔案管理

合同業務執行部門將簽訂完畢的合同及時上交到合同檔案管理部門。合同檔案管理部門統一合同編碼管理，可根據“經辦部門+合同年份+合同類型+合同序號”的規則進行合同分類編碼，方便對合同進行統計、分類和歸檔，避免合同遺漏等問題發生。嚴格限定合同文本借閱、傳遞，規范合同外借手續，防止合同泄密。如有合同管理系統的醫院，可借用信息化技術，制定合同檔案管理制度[4]。

三、結語

合同管理從合同談判擬定，到合同合規性審查、簽訂，再到合同執行，最后到合同歸檔，中間穿插著合同監督，是一個全過程動態管理。在新醫改不斷推進的大背景下，合同管理業務對于公立醫院越來越重要。合同管理業務是連接其他業務的重要橋梁之一。在內部控制建設中，公立醫院管理者應該將合同管理業務與其他五大業務置于同樣重要的位置。而合同管理的最終目標就是優化合同管理流程，規范合同過程管理，降低合同履行風險，提高合同執行效率，保障醫院合法權益，促進醫院經濟、學術研究、醫療等各項合作活動的順利開展，推進公立醫院可持續健康發展。

參考文獻：

[1]金玲，池文瑛，蔡占英，等.醫院內部控制體系設計及應用[M].北京：中國財政經濟出版社，2018.

[2]王振.基于內部控制視角的公立醫院經濟合同管理研究》[J].財經界，2020（19）：177-178

[3]林立.研究內部控制下公立醫院經濟合同管理[J].商情，2020（20）：155.

[4]李珊珊.淺談公立醫院內部控制建設合同管理[J].經濟研究導刊，2019（31）：136-137.