基于信息化的高校檔案建設與服務的探討

吳迪 吳耀東

摘 要：隨著現代信息化技術的突飛猛進，高校檔案信息化建設已成為高校檔案管理的重要內容。為切實加強學校檔案信息化的建設，加快推進檔案信息資源的數字化、信息化管理，利用一體化、服務在線網絡，更好地為學校的改革與建設發展服務，學校檔案室在信息化建設的硬件設施、軟件平臺、網站建設、人才培養等方面，進行了全方位的建設。

關鍵詞：信息化技術;檔案管理;高校

隨著信息化技術的高速發展，高校檔案信息化管理工作是學校管理的重要工作。檔案是學校建設發展的重要組成部分。

1.搭建平臺，為推動檔案工作科學發展奠定基礎

1.1相關制度的建設。制定了檔案管理工作的各項措施，責任落實到各科室，將各部門、各學院歸檔管理納入到年終績效考核中，建立獎懲激勵機制，為學校以后的檔案信息化建設奠定了基礎。

1.2建立檔案信息化平臺。目前檔案數據庫中已經有上萬條檔案目錄，經過篩選之后開通了部分文件目錄的查詢權限，并且建立了檔案室局域網，實現局域網內資源共享。學校經常安排檔案工作人員到部分高校和地州檔案室參觀學習和經驗交流。

1.3加大資金投入力度，軟硬件設施逐漸加強。學校對檔案室投入的經費逐步增多，檔案室根據業務需求和開發企業聯合開發了綜合檔案管理系統，對全校的專兼職檔案人員集中培訓，并與學校的OA系統實現無縫對接，提高了檔案信息著錄、檔案查詢、數據統計的效率，加大了電子文件歸檔力度，并將原來的不同格式數據庫遷移置新開發的數據庫系統中，豐富數據庫的信息。

1.4加強人才隊伍建設。隨著檔案信息化建設的要求越來越高，對檔案管理人員的素質要求也越來越高，檔案專業要求計算機專業人員占比高，專業知識結構需要更加的合理。

2.檔案信息化建設的方向

2.1現今是一個信息時代，在此背景下應順應時代的潮流，網絡文檔一體化管理系統，實現了網絡歸檔，檔案查詢更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服務工作的作用并沒有被充分的發揮出。另外，檔案（如學籍檔案）的利用率是很高的，所以導致提供檔案利用服務的需求量也十分大，因工作效率低，在檔案室時常會出現排隊查閱檔案的情況。沒有完善好檔案信息資源基礎建設，檔案室內雖藏儲著巨大的資源，但因沒做好前期的檔案管理，如數據著錄有缺失，導致檔案歸檔管理沒能夠良好的和利用服務進行，進而使服務質量難以得到保證。

2.2完善專題檔案數據庫建設。自成立檔案室起就開始對館藏資源實現信息化目錄管理，綜合檔案管理系統，實現了文檔一體化，但是隨著檔案信息的豐富，人們的要求也在不斷提高，更注重檔案的個性化和精品化，為了滿足人們對檔案信息的需求，需要建立各種門類的專題數據庫。例如學生需要英文成績單，這就需要建立成績翻譯專題數據庫;教師每年都要進行職稱評定和人事任免，需要建立職稱專題檔案數據庫和人事檔案專題數據庫等。但是，在前期的檔案數據庫建設還有不盡如人意之處。專題檔案數據庫建設目的不明確。其主要的目的是便于利用，對館藏資源進行深層次的開發，借此來更好的滿足用戶的需求，但是實際上的建設過程中卻出現了較多的負面狀況，如過于重視數量指標、忽視數據的質量以及服務效能等。沒有明確好專題檔案數據庫的利用需求。選題是其建立的核心，而選題又依賴于對檔案用戶需求的深入分析。檔案用戶需求分析的缺失必然會為檔案專題數據庫之后的利用埋下隱患。而目前的檔案系統在未建設檔案專題數據庫前，在幾乎很少去分析用戶需求，進而無法保證數據庫利用率。沒有統一好專題數據庫的建設標準。現階段建設專題數據庫的最大難題就是怎樣將其標準化以及規范化。

3.檔案信息化建設的思考

3.1檔案事業隨著檔案信息化得到了巨大的機遇以及挑著，為了能夠更好的適應時代的發展，加強建設檔案信息化是必然的，只有這樣才能夠有效的提高檔案信息的服務水平。想要做到檔案信息化，第一步需改變管理理念，樹立更重的新意識，如效益、服務以及信息意識，借此來提升檔案工作水平。建立完善的檔案管理制度。在此方面須遵循下列要求：規章制度要科學合理且緊貼單位實際以及檔案管理要求。制度要簡明實用，具有較強的可操作性，便于發揮出制度的規范以及指導作用。在始終保持嚴格的執行制度。檔案部門有著雙重身份，它同時肩負檔案規章制度的制定者以及執行者兩種身份。在落實規章制度的時候，一定要做到獎罰分明，將制度的權威性給充分的體現出來。加強對檔案工作宣傳力度。每年都要定期對學校各歸檔部門兼職檔案人員進行培訓，保證檔案歸檔的完整性。將檔案工作和校史展覽工作良好的結合在一起，將校史展覽作為引子，進一步的提升師生員工的檔案意識，帶動檔案資源的建設，實現史志和檔案工作的聯動，較好的發揮出校史展覽在育人方面的作用，使檔案工作能夠進一步的走進學校中心的工作，為學校中心的工作提供更好的服務。

3.2檔案管理手段和服務要創新。學校在信息化建設中明確提出“推進數字化檔案室建設，提高檔案管理、利用的科學化水平”，檔建設案信息化的主要目的就是實現應用信息技術、檔案信息資源共享，借此來進一步的提升檔案利用服務水平。當前檔案室通過提高檔案管理水平和計算機技術，可以用更快捷的方式為學校師生提供服務，一改之前被動服務，利用擁有的檔案信息優勢，挖掘檔案數據。完善專題檔案數據庫，實現檔案信息資源的整合。開展檔案信息資源整合和專題數據庫的研究應用工作，建立高等學校檔案專題數據庫平臺，以檔案室藏檔案目錄數據庫中不同全宗、不同類別、不同校區的重要的、利用價值高的檔案信息資源（如論文、學籍檔案、職稱職務、精品課程檔案、照片檔案、實物檔案、人物檔案、重點建設工程項目檔案等）為主要來源，經過廣泛收集、數據分析、加工整合、篩選整理，進行信息的二次開發，之后再將整合后的信息交換至專題檔案數據庫中，借此來填補通用檔案管理系統缺失部分，可以提供給利用者另外一種的視覺感受，不但更好的滿足了利用需求，還進一步的優化了利用模式，實現了真正意義上的信息資源共享。建立多層次、全方位的檔案利用新模式。建立健全內部借閱管理系統，檔案管理系統是高效的檔案利用服務的基礎，不無論用戶是到檔案室查詢利用檔案還是在網絡提交利用申請，用戶都都必須到計算機上提交查詢申請，檔案工作人員在按照用戶所提供的申請，相應的提供服務工作，在借閱工作完成之后，檔案管理系統會自動把利用者的身份信息以及檔案工作人員查詢利用信息添加到數據庫系統中，這對于檔案室后期的利用登記和統計工作是十分有利的。全面提高檔案工作者的素質。檔案事業之前發展緩慢是不爭事實，要從根本上改變這種面貌，培養出一批信息化建設的技術型、管理型以及復合型的人才，讓其具備較強的檔案信息意識和檔案信息獲取能力、分析問題的能力、開發利用能力等，有效地開展檔案咨詢和信息服務。

4.結語

信息技術的出現同時改變了原先檔案管理模式以及思維方式，高校檔案管理只有全面開展信息化建設，才能提供齊全完整豐富的檔案信息資源為學校的建設和發展提供必要的服務。

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（作者單位：新疆廣播電視大學;新疆工程學院，新疆 烏魯木齊 830049）