新形勢下加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的思考

武黎彥

【摘要】經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中企業(yè)的制度不斷發(fā)生變革，檔案管理工作也需要跟隨制度進(jìn)行現(xiàn)代化管理，這影響著企業(yè)的經(jīng)營方式和具體的經(jīng)營利益。激烈的市場環(huán)境中，企業(yè)想要有更寬廣的生存發(fā)展空間，需要重視各個部門的工作質(zhì)量，其中檔案管理工作也要配合企業(yè)進(jìn)行變革，所以適應(yīng)新形勢迎接新挑戰(zhàn)是加強(qiáng)企業(yè)檔案工作效率的重要原因。本文將對企業(yè)在新形勢下加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的具體方式以及加強(qiáng)管理的具體手段進(jìn)行分析討論。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;新形勢;工作思考

企業(yè)檔案工作者面臨重要的任務(wù)就是企業(yè)未來的機(jī)遇挑戰(zhàn)，激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)的資產(chǎn)檔案以及相關(guān)結(jié)構(gòu)調(diào)整方案需要妥善保管，新形勢下，大部分企業(yè)都會選擇改革重組等修正措施，所以相關(guān)檔案保管更新調(diào)取等工作任務(wù)量會加重，檔案管理人員要在工作過程中以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對待各項任務(wù)，確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受損，為企業(yè)創(chuàng)新經(jīng)營方式打好基礎(chǔ)。

一、工作人員需要提升自身專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識

（一）認(rèn)識企業(yè)加強(qiáng)競爭力的主要手段。企業(yè)檔案管理工作人員需要認(rèn)識到企業(yè)的最新發(fā)展方式，激烈的市場環(huán)境中，企業(yè)需要不斷創(chuàng)新自身的管理方式，學(xué)習(xí)黨的政策方針，讓企業(yè)中的各個部門認(rèn)真貫徹落實創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略。其中檔案管理部門是基層的重要力量，檔案管理方式一定要符合企業(yè)改革方向，企業(yè)本身也要堅持依法開展檔案工作，督促檔案管理人員明確自身的責(zé)任意識，在新形勢下，從思想到實際行動都要符合企業(yè)發(fā)展策略，為檔案管理工作提供良好的思想保證。企業(yè)改革是提升競爭力的重要路徑，所以檔案工作管理也需要對企業(yè)加強(qiáng)競爭力的主要手段有一個清晰的認(rèn)知，檔案管理過程要充分配合改革行動。

（二）解放思想，樹立服務(wù)意識。企業(yè)檔案工作部門主要是為企業(yè)各個部門服務(wù)而設(shè)立，所以工作人員一定要對自身的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，樹立優(yōu)良的服務(wù)意識。在企業(yè)改革的過程中也要對檔案管理工作進(jìn)行反思創(chuàng)新，確保員工在查閱檔案的過程中即可以保證安全性又可以享受到便捷特點。將企業(yè)檔案工作融入市場經(jīng)濟(jì)潮流中才能增強(qiáng)部門的主動參與意識，檔案部門在參與企業(yè)各項改革活動過程中，除了要做好一般的服務(wù)項目還需要具備為企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)意識和能力。從傳統(tǒng)的保管職能跨越到開發(fā)利用領(lǐng)域，這樣才能輔助企業(yè)適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)的管理改革模式。企業(yè)檔案管理部門需要對自身的思想進(jìn)行解放，重新塑造社會形象，輔助企業(yè)各項活動，良好的服務(wù)態(tài)度和工作方式才能讓企業(yè)檔案工作符合改革目標(biāo)，讓企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益快速上升。

（三）加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè)，賦予檔案工作新形象。企業(yè)檔案工作的興旺發(fā)展可以幫助企業(yè)改革工作進(jìn)行得更加順利，想要讓具體的檔案工作有一個良好的發(fā)展方向，首先要做的就是對檔案工作者進(jìn)行教育培養(yǎng)，建立一個具有先進(jìn)工作意識和創(chuàng)新服務(wù)態(tài)度的干部隊伍是目前最重要的也是最緊迫的任務(wù)。想要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作干部的責(zé)任感，首先企業(yè)要對其進(jìn)行道德修養(yǎng)教育，讓其了解具體的職業(yè)道德和法則，提升檔案管理人員的工作素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。其次要對檔案人員進(jìn)行工作能力培訓(xùn)，目前企業(yè)管理或者各種生產(chǎn)過程中，都要對各種數(shù)據(jù)或者單據(jù)進(jìn)行記錄，所以檔案管理工作都具備一定的專業(yè)性和技術(shù)性，檔案管理人員除了具備較強(qiáng)的專業(yè)知識，還應(yīng)該對市場經(jīng)濟(jì)理論進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解市場發(fā)展規(guī)律才能在工作中有更突出的表現(xiàn)。最后就是讓檔案人員學(xué)習(xí)一定的外語知識，檔案工作的新形象要和企業(yè)的發(fā)展業(yè)務(wù)相聯(lián)系，改革創(chuàng)新模式的過程中，檔案管理工作人員除了具備實際工作能力，在隊伍中也應(yīng)該具備一定的特殊技能，檔案本身是一項復(fù)雜的內(nèi)容，所以想要讓企業(yè)改革創(chuàng)新帶來更大的影響，工作人員要不斷完善自身，讓檔案工作在企業(yè)中有更重的分量。

二、讓檔案工作更好為企業(yè)改革任務(wù)服務(wù)

（一）防止檔案流失損壞。企業(yè)在適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，需要對各項工作形式進(jìn)行改革，資產(chǎn)重組或者工作結(jié)構(gòu)調(diào)整過程中，檔案工作需要進(jìn)行輔助。所以檔案工作人員要保證檔案的保存效果，防止有流失或者損毀現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案在不斷查閱更新的過程中，工作人員需要保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，這樣才能為企業(yè)改革貢獻(xiàn)出力量。在企業(yè)變革過程中，如果發(fā)生了資產(chǎn)變動或者是產(chǎn)權(quán)變更行為，檔案部門需要貫徹落實相關(guān)的法律法規(guī)，做到檔案處理和企業(yè)資產(chǎn)以及產(chǎn)權(quán)變動同步。針對企業(yè)改革或者重組的具體情形，檔案管理部門需要區(qū)別對待，依法合理處置，確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密不泄露，檔案內(nèi)容也不能散落失真。檔案管理人員首先需要進(jìn)行分類，將基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等和實體有關(guān)系的產(chǎn)品進(jìn)行歸類，產(chǎn)品、科研內(nèi)容的檔案則需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理，如果國家規(guī)定或者企業(yè)規(guī)定中對相關(guān)檔案處理方式有遺漏，則需要按照特殊法律法規(guī)處理。行政管理或者經(jīng)營管理等相關(guān)管理類檔案需要移交企業(yè)各項主管部門或者檔案館寄存，讓企業(yè)在具體調(diào)取或者利用時要保證便捷性，檔案利用是企業(yè)進(jìn)行持續(xù)性發(fā)展的必要基礎(chǔ)，管理人員要重視檔案工作的方式和性質(zhì)。

（二）開發(fā)利用信息資源。檔案本身對于企業(yè)來說是一種重要的信息資源，其中包括很多商業(yè)機(jī)密以及企業(yè)的發(fā)展歷程，所以企業(yè)在新形勢下不斷創(chuàng)新發(fā)展過程中一定要重視檔案管理工作的開發(fā)作用。企業(yè)檔案管理最終目的就是讓各種信息資源可以得到開發(fā)，幫助企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益，“死”檔案最終的歸宿就是成為“活”財富，為企業(yè)服務(wù)于市場經(jīng)濟(jì)。檔案部門在完善業(yè)務(wù)的過程中需要投入一定的力量到檔案內(nèi)容中，具體的管理方式需要落實到對企業(yè)有價值的各種信息，不斷對其開發(fā)挖掘最后提取整理才能匯集成為最終的信息資源。將這些新的信息內(nèi)容儲存到新的載體可以通過很多途徑，檔案管理工作人員則需要主動積極地將這些資源輸送給企業(yè)主管各個部門，滿足其日常利用需求。檔案部門的最優(yōu)條件就是集中企業(yè)所有數(shù)據(jù)的原始資料，充分利用這個特點才能讓企業(yè)在具體的改革過程中顯現(xiàn)自身的優(yōu)勢。

（三）加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營管理模式的持續(xù)性。檔案管理模式和企業(yè)創(chuàng)新模式是相互影響的，檔案管理人員要尊重企業(yè)的發(fā)展模式，確保檔案工作支持企業(yè)保持經(jīng)營管理的持續(xù)性，便于各個部門對檔案的利用和處理。企業(yè)經(jīng)營模式的主要改革方向就是加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)利益以及持續(xù)性發(fā)展，所以在進(jìn)行兼并或者新設(shè)置企業(yè)的過程中，對檔案應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一管理使用。檔案的處置原則和分類原則一定要明確，管理人員對沒有去向的檔案也要按照企業(yè)主管部門所在地或者國家檔案館的原則進(jìn)行處理。檔案具體的處理原則需要列入雙方合同范圍，企業(yè)需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，對于整改或者重組的企業(yè)則需要按照股份制企業(yè)規(guī)則處理，也可以移交給具體的主管部門或者檔案館。合資企業(yè)合作之前的檔案歸國家所有，也可在新的企業(yè)中進(jìn)行保管，終止合同之后檔案需要歸中方保管，外方需要則可以提供復(fù)印件。針對企業(yè)改革或者資產(chǎn)重組，不同的形式需要采取靈活的檔案處置方法，確保檔案的完整性和安全性。

三、積極適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，植入信息化技術(shù)。目前的檔案管理方式是比較傳統(tǒng)的，對于大部分企業(yè)來說，企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級需要配合檔案管理方式進(jìn)行改革。所以檔案管理人員要了解企業(yè)具體的創(chuàng)新形式進(jìn)而對自身的管理方式進(jìn)行變革。傳統(tǒng)的檔案保管方式都是采用人工和紙質(zhì)材料，這樣的保管方式比較落后，而且資料的安全性和完整性難以保證，人工的工作效率本身也是比較低的，所以，管理人員要進(jìn)行信息化技術(shù)的植入和革新。信息化輔助技術(shù)在目前已經(jīng)隨著時代發(fā)展不斷融入各個領(lǐng)域，檔案保管領(lǐng)域主要的體現(xiàn)就是將人工收集整理融合電子設(shè)備處理，將紙質(zhì)材料以數(shù)據(jù)的形式輸入到電腦中。二者相互融合就可以保證檔案管理工作的效率，而且可以幫助企業(yè)形成具體的檔案收集制度，確保各個主管部門在調(diào)取應(yīng)用過程更簡便。信息化技術(shù)的植入也意味著管理人員需要對自身的專業(yè)技能進(jìn)行革新，學(xué)習(xí)各種電子技術(shù)才能更好地保證工作質(zhì)量，信息處理技術(shù)一定要熟練，避免信息數(shù)據(jù)錄入錯誤或者造成相關(guān)數(shù)據(jù)丟失。企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理是目前最主要的趨勢之一，相關(guān)管理人員要對自身的職業(yè)觀念進(jìn)行更新，學(xué)習(xí)全新的技術(shù)一定要以推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)營理念更新為目標(biāo)，這樣才能讓檔案部門更好地為企業(yè)服務(wù)。

（二）具體現(xiàn)代化改革的措施。檔案管理工作在進(jìn)行現(xiàn)代化處理過程中最重要的就是公文處理、輔助立卷、著錄檢索等環(huán)節(jié)的處理，工作人員要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，對企業(yè)的財力以及技術(shù)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后立足實際情況來進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理軟件的設(shè)計。這樣的工作環(huán)節(jié)和傳統(tǒng)人工相比可以提升檔案的檢索速度，推動檔案管理的整體水平。企業(yè)中的主管部門在需要對檔案進(jìn)行調(diào)取和檢索過程中，現(xiàn)代化的軟件可以幫助其快速找到目標(biāo)文件，并且進(jìn)行相應(yīng)處理，保證工作效率。現(xiàn)代化改革的主要目的就是為企業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)，改革具體措施也要根據(jù)企業(yè)本身的科技能力和技術(shù)水平來決定。

（三）根據(jù)企業(yè)需要，對檔案工作進(jìn)行適當(dāng)改善。現(xiàn)代企業(yè)制度改革過程中，企業(yè)往往會產(chǎn)生大量的新文件，所以檔案管理部門需要對相關(guān)文件材料進(jìn)行整理更新，確保實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)制度的有關(guān)合同、章程或者董事會等相關(guān)機(jī)構(gòu)的會議材料可以收集齊全。檔案管理人員需要建立一個健全的管理體系，包含企業(yè)成本管理、資金管理等各個管理項目才能為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略提出切實可行的工作計劃，科學(xué)決策可以幫助部分企業(yè)加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量以及技術(shù)升級，檔案資料內(nèi)容也會更加準(zhǔn)確。檔案管理人員需要確保企業(yè)重大技術(shù)改造等方面的內(nèi)容得到最高級別的保密，確保系統(tǒng)中的文件材料完整。

四、結(jié)束語

在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的社會趨勢下，企業(yè)的檔案工作管理方式需要不斷創(chuàng)新，企業(yè)中的各個部門都要配合工作，給予檔案行政管理部門更多的關(guān)注，讓企業(yè)可以通過檔案工作取得社會效益和經(jīng)濟(jì)利益的平衡。

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