人事檔案信息化建設的重要性

姚霞

摘要：近年來我國計算機網絡基本實現了區域覆蓋，信息化技術已經在各個行業中得到普及應用。伴隨著辦公自動化的不斷發展，將人事檔案進行信息化建設已經成為推動人事工作進步和發展的動力。人事檔案信息化建設的實質是利用信息化手段將人事資源進行規劃、管理以及再利用，實現人事檔案信息化可以更好的實現人事資源的再利用。本文主要通過研究企業人事檔案信息化建設所存在的問題，并且就如何提高企業人事檔案信息化建設進行對策分析，為推動企業人事檔案信息化建設提供理論依據。

關鍵詞：人事檔案;信息化建設;重要性

1 引言

隨著企業的不斷發展，企業人事檔案會不斷的增多，因此企業需要利用信息化手段對人事檔案進行歸納，以便更好的進行利用。人事檔案主要包括員工在企業中所產生的各項信息，是企業發生人力變動的根本依據，因此需要對其進行長久妥善保存。以往的人事檔案多以紙質檔案形式存在，無法進行長期有效保存，同時企業在發展的過程中會存在大量的人事檔案，這也為檔案整理工作帶來一定難度。目前絕大部分企業已經實現了人事檔案信息化管理，然而在進行人事檔案信息化建設的過程中還有一定的問題，需要引起相關部門的重視。

2 人事檔案信息化建設對于企業的重要性研究

有利于提升企業人事檔案管理水平。人事檔案記錄了員工的主要經歷以及在任職期間的獎懲狀況，是企業進行人事變動的主要參考依據，對于企業的長期發展有重要意義，但是部分企業缺乏對其的重視，從而導致企業人事檔案管理水平較低。企業進行人事檔案信息化建設一方面可以使企業人事檔案管理進入科學合理化軌道，另一方面也有利于檔案的長期保存，使整個人事檔案管理水平得到提升。在當前互聯網的時代背景下，通過利用計算機程序對檔案進行整合管理，為人事檔案的應用提供了更多的可能性，讓人事檔案更加好服務于企業。

有利于實現檔案資源共享。在大數據的時代背景下，資源的共享利用成為大趨勢，企業可以通過建設人事檔案信息化來實現檔案資源共享，這對企業發掘人才，提高企業經濟效益有著重要意義。加強企業人事檔案信息化建設，有利于幫助企業更加快速全面的了解人事信息，以此來為企業進行人事變動提供更好的參考依據，幫助企業員工更好的發展。此外，進行企業人事檔案信息化建設可以改變傳統紙質化信息檔案，傳統的信息檔案不利于長期保存，也不利于對檔案信息進行分析，通過利用信息化可以更好的進行檔案管理，有助于企業的長久發展。

3 目前企業人事檔案信息化建設中常見問題分析

企業對人事檔案信息化建設不夠重視。雖然目前大多數企業已經意識到要進行人事檔案信息化建設，但是由于建設人事檔案信息化需要足夠的人力和資金支持，因此就導致企業望而卻步。大多企業希望在市場經濟中占有一定地位，因此其唯一目標是為了實現經濟效益最大化，從而忽視了建設信息化檔案，導致了企業無法提供更好的條件進行信息化建設。由于企業重視程度不夠，從而導致很多人事檔案管理以人工紙質形式出現，無法推動企業人事檔案信息化建設的發展。

企業人事檔案信息化建設方式單一。目前大多數企業都進行了人事檔案信息化建設，雖然已經取得了初步成效，但是可以發現部分企業缺乏對人事檔案信息化建設進行規劃管理，忽視了人事檔案信息化的作用，只是將其單一性認為是保存檔案的工具，不能將其應用推廣。部分企業雖然投入大量的資金進行信息化建設，但是其建設完成后僅僅對檔案進行錄入以及查詢，沒有最大限度發揮人事檔案的作用，導致人事檔案信息化建設缺乏系統性，不能更好的服務于企業。

4 企業人事檔案信息化建設的對策分析

企業加大對人事檔案信息化建設的投入。企業加大對人事檔案信息化建設的投入不僅僅是在資金上給予投入，更要投入人力資源，人力和物力的相互配合才能夠建設更加系統化的人事檔案信息化系統。企業要做好人事檔案信息化建設就必須將人事檔案信息化建設融入到企業管理體系之中，實現人事檔案資源共享，讓其能夠為企業發展提供一定的幫助。企業在進行人事檔案信息化建設時需要計算機、打印機等硬件設施，同時也需要專業人才利用符合企業實際情況的軟件進行檔案管理，讓信息化建設更加全面系統。與此同時，企業還需要加大對信息化建設軟件投入，讓企業上下一心共同為人事檔案信息化建設出力。

健全企業人事檔案信息化建設體系。企業要完成人事檔案信息化建設，就必須各個部門相互配合協調，單單依靠某一個部門是不能夠實現的，因此企業需要健全人事檔案信息化建設體系，讓各個部門相互配合，確保信息化建設的順利開展。構建信息化建設體系，首先需要設立協調機制，企業需要建立以檔案管理部門為主導，其他部門相互協調的機制，這樣能夠更好的明確各個部門的責任以及目標，更好的實現檔案管理。其次企業還需要加大建設人事檔案數據庫，對人事檔案進行數據分析，以便于公司能夠利用分析結果進行決策，讓企業人事檔案真正的服務于企業，充分發揮人事檔案的作用。

構建人事檔案信息化建設機制。構建人事檔案信息化建設機制可以更好的推動信息化建設，同時制度的設立也可以讓企業的人事檔案信息化建設更加的規范合理。企業需要對自身的發展狀況進行了解，在此基礎之上結合目前企業進行人事檔案信息化建設的狀況進行進度分析，進一步構建人事檔案信息化建設機制，以便更好的進行人事檔案信息化建設。企業構建人事檔案信息化建設機制主要包括信息化建設目標、程序、應用等，這些計劃的設立要具有一定的合理性。制度的設立也是為了規范員工行為，檔案從錄入系統到后續的利用這一系列過程都需要依據制度要求進行，這不但有利于保護員工信息，還有利于人事檔案信息化建設更加標準。通過建立人事檔案信息化建設機制，可以更好的發現檔案建設中存在的問題，并且能夠及時地給予解決措施，確保信息化系統穩定運行。

企業實行人事檔案信息化建設，不僅有利于企業的發展和進步，也有利于企業員工長期發展。建設信息化人事檔案管理，可以提高人事檔案管理水平，擴大人事檔案的應用范圍，使企業能夠更好地發現人才。

參考文獻

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