高校檔案管理信息化建設的思考

摘要： 目前，無論是城市大型圖書館或者高等學校的檔案管理，都開始思考借助信息技術開展數字化與信息化管理模式的轉型升級。本文立足于當下高校在檔案管理信息化建設方面的重要意義，立足于當下高校在推進檔案管理信息化進程中的突出問題，結合高校實際情況提出對于檔案管理信息化的改進具有針對性的改進建議，以期為高校檔案管理的水平和效率提升提供有借鑒意義的參考。

關鍵詞： 高校;檔案;信息化管理;建設與思考

引言

互聯網與信息技術在高校的檔案管理工作方面能夠起到積極的輔助作用。一方面，隨著高校的各方面教學與科研的不斷深入，檔案資料的數量日益增多，而傳統的人工、機械地管理模式已經無法適應目前高校檔案的管理需求。另一方面，信息化的檔案管理模式能夠有效幫助有關的管理人員以及查閱人員提高效率，對于寶貴的資料電子化以強化安全性。目前高校在推進檔案管理工作方面已經引起重視，但是在實際開展的過程中也呈現出一定的問題。

1高校檔案管理信息化建設的意義

1.1提高管理效率

高校在檔案管理方面目前在朝著信息化的方向改進，這種發展方向的顯著優勢之一便是能夠強有力提升高校檔案管理的效率。針對以往的高校檔案管理模式來說，信息化建設的推薦能夠有效對于目前的紙質檔案進行統一的管理與整理，大大減少人們的管理成本，提高管理效率。與此同時，高校檔案的信息化建設也與目前大多數學校推進開展的“數字化校園”建設方面形成統一與協調，作為“數字化校園”的重要組成部分，檔案的信息化建設能夠充分有效提高高校在教學以及科研方面的支持力度。

1.2強化安全管理能力

高校檔案需要注重安全型，尤其是一些研究方向涉及國家以及社會重大公共利益的，有關的檔案資料的管理方面需要加強安全方面的力度。而信息化的建設能夠有效強化高校檔案的安全管理能力。首先從管理方來說，有助于人員對檔案的分類、整理以及清點工作，時刻關注一些關鍵檔案的保存情況。此外對于一些比較老舊的資料，可以借助信息化的建設進行電子化的永久保存和備份，有效避免資料對于紙質材料的依賴性，加強保存的能力，避免遺失。

2高校檔案管理信息化建設的問題分析

2.1人員認識不夠深入，信息化建設意識不強

檔案管理信息化的首要突出問題在于有關管理人員的思想意識層面。具體體現是對于信息化的認識不夠深入透徹，對于有關的信息化建設意識不強，依然比較依賴傳統的管理模式。這一思想層面的認識不足問題阻礙了后續信息化進程的深入。同時有的高校在檔案管理方面存在一些歷史遺留問題，在檔案的記錄與實際的資料方面存在一些差異，這也導致了一些人員在推進信息化進程中態度消極，缺乏改進意識，進而對檔案管理信息化的進程形成桎梏。

2.2資金和設備投入不足掣肘信息化建設推進

由于前期有關管理人員與決策人員在思想認識上不夠到位，認為檔案信息化只是簡單的采用電腦方式予以記錄。這種認識層面的不足直接導致在前期的工作籌劃中不夠重視，低估了信息化工作推進所需要的資金以及設備。硬件投入方面的不足直接影響到最后信息化建設的效果，基礎設施的落后也不能直接有力地提高檔案管理效率。同時，有的高校在信息化設備方面雖然已初步具備所需條件，但是沒有后續的技術支持以幫助形成網絡化的形式予以完善，仍然無法為教學和科研帶來便捷。

2.3從業人員的管理素質和管理技能比較落后

檔案管理的信息化對于有關的管理人員自身素質也提出了更高的要求。不僅在人員的思想觀念上，還是在檔案管理的專業知識都有要求。并且對于計算機有關的操作能力上也需要做到熟練運用。但是目前高校在有關的檔案管理人員配置上難以滿足信息化建設對于人員的需求。一方面由于部分高校的人才配備機制。長期以來高校對于檔案管理崗位的人員要求不高，有關的待遇也難以吸引有能力的管理人才來推進信息化的進程;另一方面，現有的管理人員呈現出老齡化的問題，人員無論在思想上還是在實際的能力上，都缺乏對于信息化建設的學習能力與推進能力。在日常的工作中也依然采取較為老舊的管理辦法，缺少與時俱進的活力與動力。

3高校檔案管理信息化建設的優化策略思考

3.1樹立意識，提高認識

要加快推進高校檔案信息化建設進程，優化建設模式，首先需要從人員的思想意識層面著手。尤其是有關的決策者以及管理人員，需要提高對于檔案管理信息化的認識，全面了解高校檔案信息化建設的有關要求和建設目標，并且針對各高校自身的實際情況，有針對性的開展前期有關的可行性研究，制定出比較適應本校發展的信息化建設實施方案。了解和認識的方式可以通過調研學習以及走訪其他友好單位的形式予以開展，對于在檔案信息化建設成果比較突出的單位加強交流與學習，積極借鑒優秀的管理思維與模式，并且針對自身實際科學籌劃。

3.2加大建設有關投入力度

檔案信息化的典型特征之一便是需要一定的設備設施予以支持。為此，決策者在建設前期對于有關投入的預算需要做好前期的調研與了解工作。在經過了一開始的方案與目標確定之后，需要依據已經制定的方案切實做好預算投入工作。這項工作一方面離不開對于前期的要求和目標的準確理解和把握，制定出更為細化的建設流程，在不同的環節需要購置的設施都需要明確。對于設備有關的參數要求、材質要求、以及品牌要求等，都需要依據前期的籌劃工作與之相匹配，既不讓資金浪費，也不過于保守而影響后期的使用。另一方面在具體的購置環節中，需要把好監督關口，對于前期所提出的技術參數予以精準核實，確保后期在使用中能夠滿足需求。

3.3培訓與引進有關人才

相對而言，硬件設備的投入決定了高校在檔案管理信息化推進工作的起點，人才隊伍則決定了高校在后續的發展中的可持續性與發展高度。從檔案信息化建設角度，人才的需求是多方面的。第一，在有關技術的技術方面，需要專業的人才對于后期系統的維護和設備的定期檢查開展工作，需要保護系統不受惡意攻擊，以及系統在操作過程中是否有漏洞或者不夠精準的地方，都需要及時發展并予以修補。第二，在具體的管理方面，需要具有專業檔案管理知識和技能的人才進行后期的具體的管理工作。相比于傳統的管理模式，管理人員不僅需要在現代科學的檔案管理方面具有過硬的專業知識，而且還需要對于計算機的有關操作具有熟練的能力。第三，人才隊伍需要注意與時俱進，總體而言，無論是對于高校檔案管理方面，還是其他管理領域，信息化都處于探索時期，需要加強實踐中的思考與總結，保持進步。

結束語

高等教育是我國教育體系中的重要組成部分，高等院校中許多教學與科研項目都關乎到國家與社會未來的發展，其配套的檔案管理工作也需要持續加強推進。信息化建設給了高校檔案管理新的管理模式與管理思路，能夠使得管理人員與需求人員充分借助信息技術的便捷性與精準性大為減小對于檔案管理和查詢的成本，提高效率，為高校的教學、科研工作提供有力的輔助支撐作用。為此，有關的決策管理人員需要具有前瞻性與全局性，積極推進檔案管理信息化進程，以促進檔案管理模式現代化。

參考文獻：

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[2]李曉丹.高校檔案管理信息化建設方法探究[J].辦公室業務，2020（08）：97+116.

作者簡介：熊小慧（1987年11月21日），女，湖南益陽人，漢族，本科，初級，研究方向：檔案。