人事檔案管理信息化建設的價值與建設策略研究

文/尤芃

信息技術的誕生和發展極大地促進了社會的進步，對我國社會經濟做出了非常卓越的貢獻，現階段信息技術已經在社會各個領域中得到了廣泛的應用與發展。目前，人事檔案管理主要工作內容地對各項信息資源進行有效儲存與管理，只有不斷優化人事檔案管理模式，加強信息化建設，才能做到與時俱進，不斷提升人事檔案管理的質量與水平。

一、人事檔案管理信息化建設的價值

（一）簡化人事檔案管理的流程

在新的經濟體制背景下，我國各種類型的企事業單位不斷進行改革以適應日益變化的時代要求，對人事檔案管理工作的質量也越來越嚴格。人事檔案管理涉及內容諸多，員工的入職、離職、獎懲以及升職等情況均需要記錄在冊，工作任務較重。而開展人事檔案管理信息化建設，工作人員可以借助事先設定完畢的路徑將所有檔案信息進行上傳和記錄，并對系統中的各種任務信息進行分析和校對，不僅能夠簡化人事檔案管理工作的流程，節省大量時間，還能保障檔案信息的真實性與準確性，提升工作質量[1]。

（二）加強人事檔案信息查詢的便利性

開展人事檔案管理信息化建設，能夠在企業內構建完善的人力資源信息管理系統，加強操作的實踐性和便利性。并且在時間和空間上無明顯的限制，檔案管理人員在家借助服務器便可開始辦公、傳遞或修改人事檔案數據信息，極大地加強了人事檔案數據信息資料查詢的便利性。除此之外，借助人事檔案管理信息化建設還能將檔案信息與載體進行有效分析，加強關鍵信息的關聯性，保障檔案信息的深度和真實性，加強了企業員工檔案信息的共享性和交流性，促進了人事檔案管理工作的質量[2]。

（三）保障人事檔案管理信息的真實性

開展人事檔案管理信息化建設能夠在系統中對員工檔案信息進行修改和查詢，避免了對紙質檔案的修改和破壞，最大限度地保障了原始檔案信息的真實性與有效性。作為員工有權對自己的檔案信息具有絕對的知情權，因此人事檔案管理信息化的建設必須征求員工本人的同意，才能保障檔案信息的使用價值。員工借助人事檔案管理信息化系統能夠對自己的檔案信息進行查找，并針對其中的問題進行詢問和解決，體現了人事檔案管理的人性化服務，有助于提升人事檔案管理的質量。

二、人事檔案管理信息化建設的策略

（一）注重基礎設施建設，奠定檔案信息化建設的基礎

為了加強企業人事檔案管理信息化建設效率，企業應當加大資金成本的投入力度，并對信息化建設過程中存在的問題進行深入分析與判斷，對其中的關鍵環節進行有效的調整與優化[3]。加強基礎設施建設主要包括兩方面：一方面是物資的投入，主要包括計算機、攝像機、復印機等現代化的硬件設施，這是開展人事檔案管理信息化建設的主要基礎設施；另外一方面是加強軟件的兼容性，例如，在對人事檔案信息進行分類和儲存時，檔案管理部門可以借助信息管理系統進行編程，并對人事檔案中的表格、圖片以及文字等相關信息進行識別，并儲存至專門的人事檔案信息庫當中，有效提升軟件的兼容性，保障人事檔案信息的安全性。

（二）加強信息系統的控制，保障檔案信息的安全性

不同單位的人事檔案管理工作存在較大的差異性，因此人事檔案管理信息化建設不可一概而論，而應當結合本企業的實際情況制定完善的工作模式，保障人事檔案信息收集與歸納的科學性和有效性，提升人事檔案管理工作的質量和水平。其一，在開展人事檔案管理工作的過程中，檔案管理部門應當對信息化系統的操作進行強化，提升系統的兼容性和有效性，最大限度地保障人事檔案電子信息的真實性和準確性，防止在錄入和儲存的過程中出現錯誤信息，影響員工的獎懲以及升遷等[4]。人事檔案管理人員應當結合本單位的實際情況制定完善的操作規范，并傳達給專門的信息化系統設計人員，例如信息錄入的操作和指令等，保障人事檔案管理信息化操作的有效性和科學性。其二，檔案管理人員應當在信息化系統中設置操作權限防止其他未授權的員工機內隨意進行信息化系統對檔案數據信息進行修改和更新，影響檔案信息的真實性。除此之外，還要在系統內安裝木馬以及防火墻等保護系統的安全性，并定期對系統進行殺毒和清理，為人事檔案管理信息化運行創造良好的環境。其三，制定完善的制度對計算機操作與管理進行有效的約束與規范，確保檔案管理人員在實際操作過程中能夠嚴格遵守相關制度內容，對人事檔案信息進行整理和保存[5]。

（三）順應發展趨勢，提高人事檔案信息化效果

在傳統的人事檔案管理工作中，由于員工工作年限的增長，所涉及的檔案信息也會逐漸增長，加大了檔案管理人員的工作量，紙質檔案的特點和優勢也無法凸顯。在新時代背景下開展人事檔案管理信息化建設，能夠在很大程度上脫離紙質檔案的桎梏，檔案管理人員借助系統關鍵詞能夠快速有效地找到不同人員的相關檔案信息，提升了查找的效率和質量，極大地發揮了人事檔案管理的價值。而人事檔案管理信息化系統的有效實施和應有與相關工作人員的專業技能和綜合素質存在十分密切的聯系，這是加強人事檔案管理質量的基礎保障。在企業內部開展人事檔案管理信息化建設的最根本目的是提升人事檔案管理工作的質量，并根據時代發展需求促使檔案工作向著智能化和平臺化的方向發展。其中平臺化發展實際上指的就是人事檔案管理工作開展的過程中根據企業的實際需求建立檔案信息共享平臺，如此一來，能夠消除企業內部各個部門之間的障礙，加強部門之間信息的流通和交流[6]。智能化指的就是在信息系統原有的功能基礎上對人事檔案數據信息進行自動地分析與處理，進而做出正確的決策，有效提升人事檔案管理工作的質量。人事檔案管理工作若想順應時代的發展和變化，應當做到以人為本，加強人在系統中的重要作用，將員工需求作為中心思想，并積極引入先進的人力資源信息系統技術，加強企業內人事檔案管理信息化系統的維護和管理，有效提升人事檔案管理的質量和水平。

（四）營造良好檔案管理信息化氛圍

良好的工作氛圍能夠最大限度地激發檔案管理人員的工作熱情，加快檔案信息化建設的質量和效率。基于此，為了保障人事檔案管理信息化建設的有序開展，檔案管理人員應當對信息化建設內容進行合理的規劃與分析，引導相關人員進行創新和發展，并結合人事檔案管理的實際情況制定完善的獎勵機制，對其中表現優異的員工進行相應的獎勵。同時，大力發展企業文化，為人事檔案管理信息化建設創設良好的工作氛圍，積極努力地推動人事檔案管理信息化建設步伐。

三、結語

當前，“人”已經成為推動國民經濟進步的重要支柱力量，而人事檔案作為記錄員工過往學習、生活、工作以及升遷、離職和任職等重要信息的憑證，是人力資源有效開發和充分利用的重要途徑，對促進企業發展以及社會進步具有十分重要的作用。在新時代背景下，社會各行各業的生存發展壓力越來越大，對人才也提出了更為嚴格的標準和要求，更加凸顯了人事檔案管理工作的重要意義。開展人事檔案管理信息化建設是企業必經之路，是保障企業人事檔案數據信息安全性和有效性、構建完善的勞動關系以及提升人事檔案管理科學化的重要手段。因此，作為檔案管理人員必須結合企業發展的實際情況制定完善的制度促進人事檔案管理信息化建設的步伐，為企業提供更加真實、準確的檔案信息，提升企業在市場經濟中的核心競爭力。