基于ERP系統的 中小企業存貨管理研究

馮兆國

（山東華尚電氣有限公司，山東 濟寧 272500）

現階段中小企業已成為我國經濟發展的新興力量，一些有條件的中小企業已采用了信息化管理技術，如ERP系統去管理企業，提升了企業的管理能力。但由于各種原因，中小企業在管理方面依然存在許多問題，特別是存貨管理仍不容樂觀。為此，本文以中小企業為研究對象，基于ERP背景研究其存貨管理存在的問題及對策，希望能夠為提升中小企業可持續發展能力建言獻策。

一、存貨管理目標及ERP簡述

（一）存貨管理目標

存貨是企業在日常活動中持有以備出售的材料、產成品或商品，存貨管理就是對存貨從采購、生產、儲存、領用到銷售等一系列過程的管理和控制。企業進行存貨管理的目標就是在存貨成本與存貨效益之間權衡，以確定最佳的采購或生產批量。

（二）ERP簡述

ERP系統的應用是企業的一次管理革命， 使用ERP系統可降低企業庫存和生產成本、提升產品質量和客戶滿意度、減少產品生產周期和企業呆賬、快速影響市場等預期目標。ERP系統以供應鏈管理作為其核心管理思想，提供各具特色的管理模式。ERP對整個供應鏈資料進行有效管理，實現了對整個企業供應鏈上的人財物等資源的管理。

二、中小企業存貨管理存在的問題

根據工信部等四部委頒布的相關規定，中小企業分為中型、小型和微型企業，具體劃分標準包括從業人數、營業收入和資產總額，并結合行業特點確定。中小企業具有規模小、管理落后、資金籌措能力差、經營權和所有權集中，因此存貨管理存在諸多問題。

（一）倉庫部門歸屬管理較亂

中小企業為了節約管理成本，通常會把倉庫部門人員劃歸財務、生產、采購或辦公室管理。若劃歸財務部管理，財務部對存貨有時間價值和銀行利率的考慮，必然會減少庫存量，但不會考慮缺貨給生產經營帶來的不利影響。若劃歸生產部管理，生產部從生產任務和生產計劃的角度出發，會加大庫存量，從而增加存貨成本，擠占企業資金。若劃歸采購部管理，會存在個別材料采購入庫的手續不完善，采購入庫的數據不真實、采購材料的質量無法得到保障。

（二）以ERP為依托的合理庫存量和采購計劃不健全

中小企業由于自身發展有限，對存貨庫存量管理還只是處于粗放的管理階段。有些企業對存貨進行了ABC分類，但沒有進行ERP系統信息化管理，不能實現計劃管理、實時動態管理。另外，若沒上生產模塊，采購物料沒有進行MRP運算，導致某種物料已用在前面生產訂單上，后來訂單缺少MRP運算管理，下生產計劃單時查詢該物料有庫存不用采購，實際生產時卻物料短缺，給企業造成不必要的損失。

（三）存貨出入庫不及時

倉庫人員每天頻繁地忙于存貨出入庫，由于是人工錄入數據到ERP系統中的，以致庫存不能做到實時更新，有時員工忘記錄入某個入庫單據，因系統中查詢不到，容易造成二次購買。有時客戶催銷售發貨，產成品剛做完試驗合格，還沒有來得及在系統里辦理成品入庫手續，就直接發貨，后在系統里補入庫、出庫手續，造成庫存管理難，準確率低。

（四）存貨日常盤點機制不完善

目前，我國大部分中小企業并沒有健全的存貨管理內部控制制度，沒有規范的存貨盤點細則，缺少對存貨定期盤點。由于中小企業員工人數較少，會出現一人多崗的情況，崗位職責劃分不清晰，不相容職務不能分離，很容易產生舞弊的現象。有部分中小企業雖然月底安排人員盤點，但盤點人員盤點存貨數量，沒有關注存貨存放時間，造成倉庫內存有超過6個月以上的存貨，從而形成呆貨。呆貨增加存貨占用資金成本，占用倉庫設施，加快存貨貶值，增加挑選、搬運等處理費用。

（五）管理系統信息安全性低

隨著中小企業信息化進程加快，所暴露出的信息安全隱患越來越多。首先，從企業內部看，許多中小企業一人身兼多職，一人可用不同身份進入系統工作；還有的中小企業安全防范意識薄弱，用戶登入口令設置簡單或直接采用原始密碼，甚至是空口令登入，在一定程度上加大了ERP環境下的信息風險。其次，從企業外部來看，由于網絡環境具有開放性，ERP系統會隨時感染網絡病毒，有的還會遭受黑客攻擊，導致重要信息和數據泄漏，嚴重的還會遭受病毒攻擊加密鎖死，致使中小企業ERP系統數據庫不能正常工作，企業只得花錢贖回數據庫或者重建數據庫。

（六）人員缺乏培訓，綜合素質不高

大部分中小企業一般在縣城建廠生產，更有甚者選擇鄉鎮。一般在縣城難以招聘到高層次人才，只有專科或者職業學校畢業的學生。中小企業的管理人員通常是從車間員工中培養出來的，這部分人對存貨熟悉，但企業一般不會對崗位人員進行專業的知識培訓，員工缺少足夠的理論知識。因人員學歷不高導致人員綜合素質不高，影響了人員對企業先進管理理念的理解，很難在工作中主動發揮作用。員工的接收能力有限，主觀能動性不高，無法管理好存貨。

三、利用ERP系統對存貨管理的改進建議

（一）把倉庫部門劃歸PMC管理

PMC是ProductMaterialControl的縮寫形式，意思為生產及物料控制。通常分為兩個部分：一是PC：生產控制或生產管制；二是MC：物料控制，主要指物料計劃、請購、物料調度、物料的控制。企業的總調度是生產與物控，企業存貨的生產與運作都圍繞這個部門運轉，PMC部門計劃能力、控制能力與協調能力對企業的運作有非常重要的影響。因此，把倉庫部門劃歸PMC管理可以有效解決生產缺貨和庫存存貨積壓。

（二）完善存貨采購，降低庫存存貨

運用ERP系統生產模塊下的MRP運算，結合現有庫存量、安全庫存量、生產訂購批量等計算出物料的毛需求量，根據毛需求量、預計入庫量、預計出庫量等計算出凈需求，根據凈需求進行存貨采購，進而完善了每批次采購存貨的數量。從資產的角度看存貨，存貨屬于流動資產，其轉動的速度越快對企業越有利，越能降低企業成本，增加企業利潤。如果一個企業的存貨過多，會占用企業大量資金，從而增加企業的貸款利息；存貨過多，會增加管理人員成本；存貨過多，會增加倉儲費用。因此，保留存貨安全庫存量，降低存貨庫存量是中小企業降低企業成本之一。

（三）掃描出入庫，加強存貨出入庫及時性

為了解決存貨出入庫及時性問題，配備給倉庫人員手持掃描設備PDA，員工通過掃描標簽，可以快速、準確完成存貨出入庫工作，讓存貨物料無需在門外或倉庫內堆積。同時數據自動采集并同步更新到ERP系統中，無需紙張記錄和人工錄入，庫存自動增加或者減少對應數量。通過給倉庫人員配備掃描設備PDA，實現了數據聯動、數據更新實時化，提升作業效率和管理精度，提高整個倉庫的運營水平，為企業運營發展戰略做支撐。

（四）利用ERP庫存系統進行移庫盤點，便于發現呆貨

由于中小企業存貨品種較多，存放地點較亂，一般月底盤點難以發現呆貨。存貨在錄入ERP系統庫存單據時，雖然有入庫時間、生產廠家、數量、單價和金額。但在倉庫庫存查詢時，ERP系統一般只顯示存貨物料編碼、物料名稱、數量、單價和金額，無法顯示入庫時間，從而在系統中難以發現呆貨。我們可以利用ERP系統建立兩個倉庫——A庫和B庫，第一年利用A庫進行出入庫，年末剩余存貨都在A庫里。第二年存貨入庫時選用B庫，出庫時先從A庫領用，A庫沒有的存貨再從B庫領用，這樣到7月份就可以發現A庫里的存貨都是超過6個月以上的；如果到年底A庫里還有存貨，這些存貨存放時間都超過一年了，從而形成呆貨，年終都要處理完畢，并在ERP系統里把A庫里的所有存貨全部出庫，使A庫庫存存貨為0。第三年存貨入庫時選用A庫，利用B庫庫存發現呆貨。

（五）云平臺備份服務，保證數據安全有效

把ERP系統數據庫備份到云平臺上，保證數據安全不被網絡病毒感染。中小企業可以和聯通、移動等通信公司合作，不需要中小企業單獨購買云平臺服務器，只需按年租賃，政府工信局給予中小企業25%的費用補貼，這樣每天定時把數據庫備份到云平臺的服務器上，最長能連續備份60個月，可以避免病毒感染。即使網絡遭受病毒攻擊，使ERP數據庫感染病毒，只需要從云平臺的服務器上把備份的最新數據庫在系統中進行數據庫還原，中小企業ERP系統就可以使用。

（六）加強人員培訓工作，提升人員專業能力

現階段我國中小企業存貨管理專業人才較少，部分中小企業還沒有專門的人員對存貨進行管理。中小企業要加大對員工的培訓力度，從專業技術、辦事能力、團隊精神、執行能力等方面對員工進行培訓。要提升中小企業員工的專業能力和綜合業務能力，須對員工進行專業培訓和綜合培訓，確保其較高的自身素質。存貨管理人員專業能力的提高，可優化企業存貨管理模式，使用科學先進的管理理念，帶動企業的長遠發展。

四、結束語

信息化、大數據時代已經來臨，5G時代即將到來，中小企業應該結合自身特點和市場導向進行革新。ERP系統是一個龐大的數據庫和管理信息系統，更是一種先進的管理思想和理念。利用ERP管理系統，使各部門數據共享，充分整合和調配企業資源，促進中小企業快速發展，達到企業價值最大化的目標。