淺談新形勢(shì)下如何做好城市規(guī)劃管理檔案的管理工作

陳建昭

摘 要：城市規(guī)劃管理檔案是規(guī)劃行政主管部門(mén)在城市規(guī)劃編制和管理過(guò)程中形成的具有工作查考和保存價(jià)值的各種檔案材料，是規(guī)劃管理部門(mén)在城市規(guī)劃管理工作中依法實(shí)施管理的真實(shí)記錄，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，新形勢(shì)下我國(guó)城市化水平不斷提高，城市建設(shè)的腳步不斷加快，城市規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，城市規(guī)劃的檔案管理工作任務(wù)也越來(lái)越繁重，做好新形勢(shì)下城市規(guī)劃?rùn)n案的管理工作有利于提升城市規(guī)劃建設(shè)水平，在現(xiàn)代化城市發(fā)展中具有重要意義，為我國(guó)城市化進(jìn)程發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);城市規(guī)劃;管理檔案;管理工作

引 言

近年來(lái)隨著我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程加快，城市建設(shè)進(jìn)入了新的發(fā)展時(shí)期，城市規(guī)模在不斷擴(kuò)大，城市規(guī)劃的檔案管理工作任務(wù)也越來(lái)越繁重，城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的服務(wù)對(duì)象越來(lái)越多，服務(wù)質(zhì)量的要求越來(lái)越高。隨之而來(lái)，檔案管理工作中存在的問(wèn)題也越來(lái)越多，面對(duì)新形勢(shì)，城市規(guī)劃管理檔案工作要抓住機(jī)遇，創(chuàng)新工作形式，提高檔案管理水平。

一、城市規(guī)劃管理檔案的主要內(nèi)容

城市規(guī)劃管理檔案是指在城市規(guī)劃主管部門(mén)的專(zhuān)項(xiàng)工作過(guò)程中積累起來(lái)的各種與城市建設(shè)和規(guī)劃有關(guān)的文字、圖紙等具有參考和保存價(jià)值的資料文獻(xiàn)。因其產(chǎn)生單位不同，其類(lèi)別和內(nèi)容也會(huì)有所不同，以保山市規(guī)劃管理部門(mén)職能職責(zé)為例，規(guī)劃管理檔案劃分為建筑工程檔案、批后管理檔案、及規(guī)劃編制成果檔案。建筑工程檔案包括建設(shè)項(xiàng)目選址階段歸檔資料、建設(shè)用地規(guī)劃許可階段歸檔資料、建設(shè)工程規(guī)劃許可階段歸檔材料，即“一書(shū)兩證”檔案，還包括戶(hù)外廣告、立面翻新、人行道破挖、管線破挖等審批檔案;批后管理檔案包括建設(shè)工程竣工規(guī)劃核實(shí)階段歸檔材料、違法建設(shè)行政處罰案件卷宗;規(guī)劃編制成果檔案包括總體規(guī)劃編制成果、控制性詳細(xì)規(guī)劃編制成果、專(zhuān)業(yè)專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃編制成果及其他歸檔資料。

二、充分認(rèn)識(shí)城市規(guī)劃管理檔案工作的重要性。

城市規(guī)劃管理檔案是規(guī)劃行政部門(mén)在城市規(guī)劃編制和管理工作中形成的檔案，是城市規(guī)劃和城市建設(shè)的重要法律依據(jù)，主要是為城市規(guī)劃管理工作服務(wù)，其作用主要有兩個(gè)方面，即憑證作用和借鑒作用。檔案是歷史的憑證，是第一手參考材料。城市規(guī)劃管理檔案是當(dāng)時(shí)直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，它客觀地記錄了過(guò)去的歷史情況，保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記，具有權(quán)威性和客觀真實(shí)性，它不僅記錄了城市規(guī)劃工作歷史活動(dòng)的真實(shí)經(jīng)過(guò)，還記錄了在各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)的思想發(fā)展、形成變化、工作成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。它對(duì)于記錄歷史、查考情況、更好地開(kāi)展工作，具有廣泛的參考作用。有檔案做依據(jù)，不僅對(duì)城市建設(shè)從規(guī)劃到開(kāi)發(fā)有一個(gè)全面的記錄，同時(shí)也為城市規(guī)劃的決策提供了重要的信息資源，研究和處理問(wèn)題就比較準(zhǔn)確迅速，從而提高了工作效率，促進(jìn)了城市規(guī)劃工作的正常開(kāi)展。

三、當(dāng)前城市規(guī)劃管理檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）城市規(guī)劃管理檔案的相關(guān)設(shè)施不健全。隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量激增，規(guī)劃管理檔案的數(shù)量明顯增加，但城市規(guī)劃?rùn)n案管理的相關(guān)設(shè)施不健全，沒(méi)有健全的硬件設(shè)施，有些也缺少檔案管理基本軟件條件，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理室或者檔案管理室潮濕、陰暗，導(dǎo)致各類(lèi)文檔和圖紙等相關(guān)的城市規(guī)劃?rùn)n案發(fā)霉變質(zhì)等，嚴(yán)重影響了文獻(xiàn)頁(yè)面的美觀性和參考性，使很多資料和文檔發(fā)生了不可恢復(fù)的損害。

（二）城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息化滯后。當(dāng)前是一個(gè)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，各部門(mén)之間的電子政務(wù)建設(shè)也在如火如荼地開(kāi)展起來(lái)，但是在城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作領(lǐng)域，信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)卻還有待加強(qiáng)。大部分單位在檔案管理工作中仍然采用的是傳統(tǒng)的純手工作業(yè)的方式，管理效率低下，錯(cuò)誤率高，使得城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作在信息社會(huì)中難以發(fā)揮其應(yīng)有的功能，難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

（三）檔案人員專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。由于檔案工作不受重視，很多城市規(guī)劃管理部門(mén)并沒(méi)有專(zhuān)職檔案員，以至于兼職檔案員檔案員的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力薄弱，業(yè)務(wù)水平還有待提高。許多檔案管理人員還在延續(xù)多年前的管理方式，缺乏創(chuàng)新，在檔案管理數(shù)字化、信息化方面做得還不夠，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展。

四、加強(qiáng)新形勢(shì)下城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的措施

（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，周密組織安排。組建領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好規(guī)劃?rùn)n案管理工作的關(guān)鍵，成立城市規(guī)劃管理檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)責(zé)任人，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)具體事宜，確保檔案工作責(zé)任和任務(wù)落實(shí)到位，將檔案工作納入年度計(jì)劃。保證人力、物力、財(cái)力的投入，在檔案庫(kù)房及相關(guān)設(shè)備等方面給予必要的保障，投入資金購(gòu)置密集架等檔案裝具和實(shí)現(xiàn)信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）完善城市規(guī)劃管理檔案信息化建設(shè)。要完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設(shè)，一是要完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，即根據(jù)實(shí)際需要配備計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，選擇先進(jìn)、成熟、適用的技術(shù)，使之能完成業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用服務(wù)等工作。二是構(gòu)建涵蓋全局范圍的城市規(guī)劃?rùn)n案管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)全局城市規(guī)劃管理檔案一體化管理。三是通過(guò)檔案管理數(shù)字化，可以支持現(xiàn)代化的檢索工具，能快速的檢索到所需的檔案信息，使之能快速的提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，不受時(shí)間和空間等限制，大大提高了其使用效率。四是改善檔案的利用方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，可增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)，減少圖紙檔案的折損，使檔案的使用更為安全，同時(shí)又可很好地防止檔案原件被篡改，大大減少了原件受損或遺失的可能性。

（三）不斷提高城市規(guī)劃管理檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是加強(qiáng)檔案人員基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平。二是對(duì)規(guī)劃專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。對(duì)規(guī)劃管理檔案的管理離不開(kāi)對(duì)規(guī)劃審批及規(guī)劃編制等工作的了解，尤其是檔案整理過(guò)程中的材料分類(lèi)以及對(duì)規(guī)劃圖紙的判讀，因此檔案工作人員應(yīng)不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升規(guī)劃知識(shí)水平。三是提升信息化工作技能。現(xiàn)在的檔案管理工作已不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，日益發(fā)展的信息技術(shù)已運(yùn)用到現(xiàn)代檔案管理工作中，城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員應(yīng)不斷更新自身的觀念，調(diào)整心態(tài)，學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)，使之能發(fā)揮出最大的利用價(jià)值。

（四）加強(qiáng)對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的制度建設(shè)。一個(gè)嚴(yán)格、科學(xué)、合理的管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)應(yīng)該制定更加嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)，使得管理人員的每一項(xiàng)具體工作都能按照章程有條不紊地進(jìn)行，當(dāng)工作出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)追究相關(guān)工作人員的個(gè)人責(zé)任，將造成的損失降低最低，促使工作人員提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感，對(duì)于激發(fā)其工作熱情也具有積極意義。

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，城市規(guī)劃管理檔案是城市發(fā)展的基礎(chǔ)前提，為了能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代化城市建設(shè)的需要，需加強(qiáng)城市規(guī)劃管理檔案在新形勢(shì)下的管理和利用水平，為城市的規(guī)劃建設(shè)管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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