基于“互聯網+”的高校財務報銷流程再造

孟聰 宋濤

摘要：近年來高校經費的大幅增長導致“報賬難”現象日益突出，“互聯網+”技術在財務領域的應用為解決這一難題提供了可行性方案。本文通過對傳統高校財務報銷流程和高校自助報銷流程進行對比，揭示了傳統財務報銷流程存在的問題，從報銷人員和財務人員視角分別分析了高校自助報銷的優點，以及實現自助報銷所需要的技術支撐。

關鍵詞：互聯網;高校財務;自助報賬

引言

近年來，高校經費的大幅增長，進一步加重了廣大教職工“報賬難”的現象。每到年末，各高校財務部門排長隊報銷的情況屢見不鮮。雖然采用了叫號機叫號、延長報賬時間、現金預約等方法，依然無法有效解決這一難題。現代信息技術的發展為高校財務報銷帶來了契機，本文以河北某大學為例，對“互聯網+”模式下的高校財務報銷進行流程再造，以期從根本上解決高校“報賬難”問題。

一、傳統高校財務報銷流程

傳統財務報銷流程是基于手工記賬基礎上發展起來的電算化報銷模式的，具體流程如圖1所示：

從流程中可以看出，傳統的高校財務報銷模式主要存在以下幾方面的問題：

（一）無法從根本上解決排隊報銷的問題

傳統報銷模式下，報銷人員必須全程參與圖1中的每一步流程，辦理一筆正常的業務也需要花費較大的時間成本，這就造成盡管引入了叫號機、增加了微信公眾號排隊查看等功能，但依舊無法從根本上解決排隊報銷的問題。

（二）咨詢量大，返工量多，財務人員與報銷人員間易發生矛盾

大多數報銷人員均非財務出身，缺乏基本的財務知識。盡管財務部門制定了詳盡的財務管理制度，并對各項費用的報銷流程和要求均做了說明，但每天仍有許多報銷人員打電話咨詢報銷事宜，這給本來就業務繁忙的財務人員增加了巨大的工作量。但即便如此，仍存在大量填寫不規范，甚至大小寫填寫錯誤的情況。這就需要報銷人員重新填寫報銷單，重新履行簽批手續，再至財務處報銷。這大大增加了報銷人員的時間成本，甚至從心理上認為財務人員在故意刁難，極易激起報銷人員與財務人員之間的矛盾。

（三）負責人無法及時掌握項目經費執行情況

在傳統的高校財務報銷模式下，項目負責人僅可通過手工記錄的方式掌握項目經費的執行情況。這種原始的方法非常容易發生漏記、錯記的情況，或者有的項目負責人根本就沒有記錄，這就導致其無法及時掌握項目經費執行情況，甚至出現項目余額不足，仍持續簽字報銷的情況。這無形中既浪費了報銷人員的時間，也增加了財務人員的工作量。

（四）易出現年初無人報銷、年末排隊報銷的不均衡現象

廣大師生年初教學計劃安排緊、財務支出壓力小，并不急于報銷。而在傳統的報銷模式下，財務人員只能被動“接待”前來辦理業務的報銷人員，由于無法獲知報銷人員來辦理業務的時間，所以即便無人報銷，財務人員也無法自主安排時間。年末課程即將結束、財務支出壓力增大、科研課題結項等諸多因素導致報銷人員激增，大量的報銷業務集中在這一時段辦理，造成財務處報賬大廳擁擠、嘈雜，報銷人員怨聲載道，財務人員苦不堪言。

（五）財務人員無法自主安排業務處理時間

報銷人員的業務復雜程度和財務人員業務水平均存在不同程度的差異，但在傳統的高校財務報銷模式下，財務人員必須按照排隊順序依次辦理業務。這就容易出現本來很快就能處理完畢的簡單業務由于排在復雜業務后面，需要等待很長的時間，這無疑是一種時間的浪費。而且由于報銷人員無法根據業務選擇特定的財務人員處理，這就要求所有財務人員全面掌握報銷業務，對財務人員素質要求較高。

從以上問題來看，傳統的高校財務報銷模式最大的癥結在于審核制單環節：一面是財務人員繁重的審核與錄入工作，一面是報銷人員漫長的等待與報賬大廳嘈雜的環境，亟待一種新的理念與方式對這一耗時而低效的模式進行改進。

二、基于“互聯網+”的高校自助報賬流程

為解決傳統高校財務報銷模式存在的種種問題，特別是從根本上解決廣大教職工“報賬難”的問題，本文將現代信息化技術與會計業務相融合，對傳統的財務報銷流程進行再造，創立了基于“互聯網+”的財務報銷新模式——自助報賬。具體流程如圖2所示：

自助報賬系統是“互聯網+”技術與高校財務報銷業務的高度融合，實現了“網上預約+物流管理+無現金+不等候+即時查詢+短信通知”的全程信息化管理。從根本上解決了報銷人員和財務人員共同面臨的“報賬難”問題，實現了“雙贏”。

（一）報銷人員視角

1.實現“7×24小時”無障礙報銷，從根本上解決“排隊難”問題

報銷人員可以隨時通過任意一臺連接互聯網的計算機，登錄自助報賬系統，填寫報銷單，不受時間和空間的限制，真正實現“7×24小時”無障礙報銷。報銷單經負責人審批簽字后交財務部門收單窗口即可離開，無須等候業務處理完畢。這既節省了報銷人員在業務處理前的排隊時間，又節省了業務處理過程的等候時間，從根本上解決了“排隊難”的問題。

2.各項業務更加明晰，極大地降低了返工率

自助報賬系統根據業務類型對報銷業務進行了模塊劃分。以河北某高校為例，分為日常報銷、差旅費、借款業務、人員勞酬四個模塊，每個模塊前均有模塊說明，對該模塊業務進行總體說明。每個模塊下又區分具體業務小項，對該項業務需注意的內容、需提供的附件用紅字標注。報銷人員只要根據業務提示內容填寫信息、準備資料，一般都會符合財務規定，無須返工。值得一提的是，自助報賬系統還對項目余額進行了控制，余額不足無法進行自助報銷單的提交，這從源頭上避免了所有手續全部辦理完畢，到財務處報銷時才得知余額不足無法報銷的情況。

3.報銷人員可以實時查詢業務處理進程和經費執行情況

在自助報賬模式下，報銷人員無須全程現場監控業務處理進程。交單離開后，隨時可通過系統中的物流功能查看業務處理進程和自助單據流轉狀態。系統還會在收單、憑證處理完畢等節點發送短信至報銷人手機，方便報銷人隨時了解業務處理進程。有權限的報銷人員還可實時查看每筆報銷經費明細，實時了解項目最新余額。大大方便了報銷人員合理安排各項開支，自主監督管理經費。

（二）財務人員視角

1.降低了溝通成本，減少了溝通矛盾

由于自助報賬系統中已對各項業務的注意事項及所需材料做了詳盡說明，報銷人員與財務人員的信息不對稱程度已經很低，自然降低了溝通成本。而且在填報過程中，系統已經對項目余額，子項余額等信息進行了多重校驗，消滅了傳統報銷模式下容易出現的低級錯誤，降低了報銷人員的返工率，從而在很大程度上減少了矛盾。

2.財務人員工作環境得到改善，工作量也更加均衡

自助報賬模式下，報銷人員交單后無須等待即可離開，不會再出現排長隊等待的情況，報賬大廳自然不再嘈雜無序，怨聲載道。財務人員的工作環境和心理壓力均得到改善，工作效率必然提高。同時，由于自助報賬系統全天候隨時可以填報，不受時間和空間限制，報銷人員也將逐漸不再集中到期末、年末等時點進行報銷，財務人員全年工作量也會逐漸趨于均衡，不再出現年初無人報銷、年末集中報銷的情況。

3.有利于財務人員自主安排工作

實行自助報賬后，報銷人員將簽批完備的自助單交至財務處收單窗口即可離開，接下來的分單、審核等業務處理過程均可在后臺進行處理。這樣，就無須每個財務人員被動等待“上門”辦理業務的報銷人員，也無須接單后即刻辦理，可合理安排單據處理順序及工作時間。隨著技術的不斷進步，自助投遞機投入使用后，無須再至收單窗口交單，真正實現了“全天候、無等待”報銷。

4.自動生成“智能憑證”，提高了工作效率

新的報銷流程改變了原有的分工方式，報銷工作更多地向有報賬需求的處室、學院等部門轉移。報銷人員原來需要在手工報銷單上填寫的信息，實行自助報賬后都可在財務信息服務平臺中錄入。憑證處理系統可通過財務信息服務平臺提取報銷部門、人員、事由等關鍵信息，自動生成摘要，根據所選業務類型自動匹配會計科目，生成“智能憑證”。財務人員在制單過程中只需認真核對所生成的“智能憑證”，提高了制單的準確性，也提高了工作效率。

三、基于“互聯網+”的高校自助報賬體系構建

建立高校自助報賬體系，真正實現“網上填報+物流管理+無現金+不等候+即時查詢+短信通知”的全程信息化管理，需要構建財務信息管理與服務、物流、賬務處理、信息發布與交流、財政自助柜面支付五大平臺。

（一）財務信息管理與服務平臺

通過大量翻閱以前年度會計憑證，歸納總結報賬過程中涉及的主要業務類型和業務條目，并結合財務制度和相關文件，分別設置注意事項和自查內容，建成適合學校實際的財務信息管理與服務平臺。報銷人員通過學校統一認證的身份信息登錄該平臺，系統自動提取報銷部門、報銷人員等信息，并對填報的經費項目進行預算控制，預算超支的項目，不予確認提交。這就從源頭上避免了傳統報銷流程中存在的已簽批完備，但到財務報銷時預算超支無法辦理的情況。提交成功的報銷單，會生成唯一的單據號碼和條形碼，報銷人員可據此查詢自助單狀態，財務人員可掃描條形碼收單、分單、記賬等。

（二）物流平臺

物流管理平臺使自助單流轉過程中的每個環節都能得到記錄。每個提交成功的自助單都對應唯一的單據號碼和條形碼，用以記錄憑證提交時間、收單時間、處理狀態等信息。處理完畢生成憑證后，在記賬憑證上同樣會生成一個條形碼，記錄憑證現存用戶。所有信息均會通過財務信息管理與服務平臺進行發布，廣大師生可登錄個人門戶實時了解憑證處理進度、經費支出情況及項目余額等信息。通過購買批量短信服務，在報賬過程中的每個節點向報銷人員發送提醒短信，方便廣大師生及時了解報銷進程。

（三）賬務處理平臺

在原有憑證處理系統基礎上升級改造，形成賬務處理平臺，根據財務信息管理與服務平臺提取報銷人員信息、摘要、支付方式等，整合生成記賬憑證摘要，對業務類型設置對應科目，使財務人員在接收自助單后，直接掃描自助單條形碼即可自動生成“智能憑證”，無須再手工錄入。主要包括自助單接收、憑證制單和復核、賬表查詢與打印、項目管理等功能。

（四）信息發布與交流平臺

借助新媒體技術，通過微信公眾號、財務QQ群等方式，及時發布各種財務規定、通知公告、辦事指南和報銷要求等。并提供微信在線人工客服，安排專人實時解答報賬咨詢，第一時間解決師生提出的財務問題。

（五）財政自助柜面支付平臺

借助財政柜面支付平臺，實施“以財政自助柜面結算為主，以支票結算為輔”的資金支付方式，擬實現報銷程序完成后，資金隨即支付到位。

結語

綜上所述，基于“互聯網+”模式下的高校財務報銷流程再造給現有的財務報銷體系帶來了重大改革，給報銷的教職工及財務人員都帶來了巨大的便利。同時，隨著“互聯網+”、人工智能、大數據等技術的進一步發展，電子發票、網上簽批，電子檔案等在財務領域的廣泛應用，高校財務的服務水平和管理能力都將實現更大的發展，為廣大教職工帶來更多的便利。

參考文獻

[1]李安娟.網上預約報賬系統的優化與設想——以西安科技大學為例[J].中國鄉鎮企業會計，2017（4）：151–152.

[2]王曉燕.高校財務報賬網上預約系統的實施分析[J].商，2016（18）：147.

[3]葉少霞，楊柳箐.以信息化建設創新高校財務服務模式[J].會計師，2014（5）：70–72.