信息化時代企業人事檔案管理模式

程娟

摘要：隨著信息時代的到來，企業檔案管理工作在迎來機遇的同時，也面臨著多種挑戰，商業機密泄露、專業人才緊缺等現象都是現階段企業需要解決的問題，此時，傳統人事檔案管理模式已不適應現在的工作需求，面對這一問題，建立一個具有現代化、信息化的企業人事檔案管理制度，可以為創新型企業賦能;進行企業人事檔案管理工作創新，不僅能夠提升企業人力資源管理效果，同時也有利于優化企業人力資源結構。

關鍵詞：信息化;企業人事檔案;管理模式

人事檔案管理是服務于收集、存放、整理、分類、調配和使用人事檔案的重要工作環節，能夠支持人力資源管理活動取得良好成效，對于檔案所有者和使用者都能產生顯著影響。通過信息化技術，能夠有效地節約人力成本和時間成本，促進企業人力資源管理取得良好成效。

1企業人事檔案信息化管理的內涵與意義

人事檔案是人在成長與實際工作當中，個人品德、經歷、能力、學歷、社會關系、榮譽獲取等諸多方面的原始記錄。人事檔案能夠為企業對人才進行考察、評價與使用提供重要根據。通過對諸多科研數據資料進行統籌分析，可以了解到在如今的社會信息化發展水平逐步提高的背景下，先進的計算機網絡技術手段已經在生產生活當中大范圍普及推廣，在給企業帶來諸多生產效益的同時，也提高了對企業信息化手段運用的要求。把先進的網絡信息技術手段應用到人事檔案管理環節，將會極大程度上改變如今的企業人事檔案管理面貌，發揮檔案動態管理方面的諸多優勢，給企業的管理建設和創新發展帶來更多突破性進展。企業人事檔案電子信息化管理就是在這樣的背景之下誕生的，指的是以先進的電子信息化手段為依托，將人事檔案管理工作納入到信息化管理系統當中，利用更加方便快捷的技術手段處理檔案信息，促進檔案資料的開發與利用。企業人事檔案電子信息化管理推進落實的價值主要體現在：第一，有助于轉變傳統的實體管理模式，提高檔案管理效率，極大程度上解放人力，減少由人為管理帶來的人為失誤。第二，有助于助力企業人事制度改革。在實現了人事檔案電子信息化管理之后，企業方面可借助網絡信息平臺進行人才選拔，也可以借助先進的技術手段綜合了解員工的表現，做好人事管理信息的更新和補充，實現對企業員工的全面監督與管理。第三，有助于提升人事檔案管理安全性。電子信息化的管理方法能夠減少過去紙質檔案拆卸、裝訂等處理帶來的損壞或丟失情況，維護檔案資料的安全性以及完整性，為企業人力資源開發利用提供必要根據。

2對人事檔案信息化管理模式的探討

建立健全人事檔案信息化管理制度。人事檔案信息化管理過程需要不斷地完善各項管理制度，首先，從制度層面保障這一工作取得良好實效。企業完善管理制度、規范人事檔案管理環節、引進信息化技術手段、統一規定好人事檔案的保存方式、信息化管理方式以及工作實施標準，避免利用和管理人事檔案的環節產生不良問題，影響到檔案的實際應用效果;其次，在具體工作中，企業還要遵循國家檔案管理法規要求和企業自身人事檔案管理實施現狀，明確具體的管理任務和信息化技術實施標準，奠定人事檔案信息化建設基礎。

完善硬件和軟件設施。推進人事檔案信息化建設活動順利開展并取得良好實效，需要有完善化的基礎設施作為前提。企業要能夠加大資金投入力度，增添硬件設備和軟件系統，提供、升級更高水準的技術系統。企業管理人事檔案，面臨大量的人事檔案文件，為實現高效率處理目標，需要引進高質量的、可靠性強的硬件設備，避免硬件故障的產生，從而防止丟失檔案文件信息;網絡安全防護軟件和殺毒軟件的引進，是充分發揮信息化技術手段的重要保障。企業要加強安全防護工作，設立好網絡防火墻，減少信息泄露和數據丟失情況的發生;企業技術人員要做好定期檢查和維護工作，及時發現設備運行的故障問題，并實施充分防護。

信息化檔案管理模式，提升人事檔案管理實效。隨著我國信息技術體系以及計算機設備在企業管理發展中的廣泛應用，新時期企業人事檔案管理工作開展中，就要以信息化管理模式對傳統人事檔案管理流程與方法進行替換。通過信息化人事檔案管理模式，能夠以計算機設備作為企業人事檔案的存儲載體，不論是人事檔案查找還是使用都更加便捷，并且信息化人事檔案管理中，也能夠保證人事檔案保存的安全性，避免了傳統紙質檔案易于損毀、遺失的情況發生，也節約了檔案儲存的空間，能夠全面提升企業人事檔案管理工作的效率。

加強數據庫和人事檔案信息化管理平臺建設。人事檔案信息化管理依賴于計算機技術和信息技術在人事檔案管理中的應用，企業搭建起的信息化管理平臺和數據庫系統，要定期實施安全防護和更新工作。在全面正確識別好信息之后再開展存儲工作。工作人員要切實遵守建設數據庫的規定，從管理部門的工作要求和標準出發，確保數據庫和信息化管理平臺建設的科學性、規范性。高度重視人事檔案信息化管理平臺建設工作，建設專門的數據庫，構建完善的人力資源技術平臺，將公司全體人員的人事檔案信息錄入到數據庫里面，包括個人基本信息、組織關系、教育經歷、工作履歷、培訓經歷、技術技能、勞動合同、獎勵懲罰、考核評價以及家庭情況信息等，人力資源部門在利用人事檔案信息，開展人員管理活動的過程中，通過登錄人事檔案信息化管理平臺，就可以及時調閱檔案信息，完成人員內部調動管理、人員退休/死亡管理、人員借調管理、人員掛職管理以及人員調離管理等，順利完成管理任務，實現管理目標，大幅度地提升人事檔案信息處理效率，統籌優化配置各崗位及人員，為公司開展各項生產、經營、管理工作提供強大的數據支持。

當今社會，已經步入信息化大數據新時代，伴隨著企業管理理念的不斷更新，法律法規的加以強化，全球計算機技術的快速發展和廣泛運用，都使得企業進行檔案管理科學化顯得十分有必要。在運用科學的方法推進檔案管理的功能，提升檔案科學管理水平上，都有很大的拓展空間。總而言之，要使人事檔案管理工作更加規范、科學、有序，必須加強學習，與時俱進，從邏輯思維和工作方式上形成新的管理模式與方法，這樣才能不斷推進人事檔案管理科學化的水平。

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