淺談電子文件檔案管理的現狀及對策

【摘要】當前，隨著經濟社會的發展，計算機技術、網絡傳媒發展日新月異，電子文件、電子媒介已經成為我們日常工作、生活中息息相關、不可或缺的事物，檔案管理工作也越來越多地接觸到電子文件。如何更好地加強電子文件的檔案管理，提高檔案管理工作效率，成為我們檔案管理工作中面臨的重要課題。本文結合工作實際，闡述了電子文件的檔案管理現狀以及對策，為不斷提升檔案管理工作水平提供有益的參考。

【關鍵詞】電子文件 檔案管理 現狀 對策

新形勢下，經濟社會不斷發展，計算機技術、網絡傳媒等進入了高速發展期，電子文件、電子媒介成為我們日常工作、生活中息息相關、不可或缺的事物。在檔案管理工作中，越來越多地接觸到電子文件，那么，新時期如何更好地加強電子文件的檔案管理，提高檔案工作效率呢？接下來，筆者將結合檔案工作實際，對該問題進行分析并提出對策，以供檔案管理者們共饗參考。

一、電子文件的定義及其特點

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

（一）電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用;

（二）電子文件可以直接由計算機等現代力、公設備迅速地處理和傳遞;

（三）電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;

（四）電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件的檔案管理現狀

（一）電子文件存貯在計算機磁盤或光盤中，對計算機有很強的依賴性，它可以隨時產生，并隨時更改。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

（二）電子文件信息與載體具有可分離性，它可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組臺分類。

（三）電子文件的保存價值取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件由于制作方便，將產生比以往更多的文件，同時由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充.因此很難劃定固定的保管期限。

三、實際工作中應采取的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理占劃各。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深人到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

（四）不斷提升檔案人員的知識結構。檔案人員要不斷適應信息技術和檔案事業的發展，必須采取積極措施及時更新知識，引進、消化、吸收信息技術的成果，使檔案工作人員擁有廣博的知識，叨適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

綜上，檔案在社會發展中擔任了重要的角色，是人類寶貴的信息資源。而電子文件，作為新形勢下的檔案管理內容，具有越來越重要的意義。加強電子文件的檔案管理，不斷創新其管理手段和方式，將對檔案工作產生更加積極的影響。

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作者簡介：董鳳義（1975.11-），女，漢族，天津人，學歷：本科，職稱：助理會計師，研究方向：企業創新管理。