新時(shí)期公路工程檔案管理的策略探究

韓蓉

摘 要：近些年來(lái)公路工程的規(guī)模和數(shù)量顯著提升，公路檔案的容量也在拓展。檔案內(nèi)容主要包括聲像記錄、圖表和文字文件等等。因?yàn)楣饭こ痰慕ㄔO(shè)周期較長(zhǎng)，資金投入角度，會(huì)形成價(jià)值高、類型廣泛和數(shù)量較大的檔案內(nèi)容，這些屬于公路維修和擴(kuò)建的核心資料，也是關(guān)鍵技術(shù)平整。本文研究了新時(shí)期公路工程檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：公路工程檔案管理;新時(shí)期;研究

公路工程檔案包括從生產(chǎn)準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)、審批、立項(xiàng)等環(huán)節(jié)形成的圖紙、表格或者文字資料。結(jié)合這些資料，有利于開(kāi)展后續(xù)工程施工、維護(hù)等工作，避免工程開(kāi)展流程缺乏科學(xué)系，利用系統(tǒng)性和完整的檔案資料，優(yōu)化公路工程的，保障經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1 公路工程檔案的管理意義

第一，為公路工程建設(shè)提供技術(shù)依據(jù)。檔案管理貫徹整體工程流程，能發(fā)揮一定的證據(jù)作用。具體來(lái)說(shuō)，就是保留工程開(kāi)展中產(chǎn)生的印章、音像、筆跡等資料，維護(hù)各個(gè)利益相關(guān)方的利益。同時(shí)，公路工程檔案的參考價(jià)值比較高，需要各方面人員參與管理，能為各項(xiàng)環(huán)節(jié)提供參考和借鑒作用。第二，為解決工程矛盾提供材料依據(jù)。公路工程檔案管理人員能結(jié)合科學(xué)流程開(kāi)展分析、整理和對(duì)比工作，并且發(fā)現(xiàn)公路工程產(chǎn)生的問(wèn)題，技術(shù)提出糾正建議和想法，解決隱患問(wèn)題。如果承接方和公路施工方出現(xiàn)分歧和矛盾，利用查閱檔案的模式，分析檢測(cè)文件、監(jiān)理文件和工程合同，有利于提供可信的證據(jù)，進(jìn)而解決產(chǎn)生的矛盾。維護(hù)了各方面利益，同時(shí)保障了公平性。

2 新時(shí)期公路工程檔案管理的策略方法

2.1 構(gòu)建完善檔案管理機(jī)制

想要提升公路工程檔案管理的效率，必須構(gòu)建科學(xué)、合理的制度，包括服務(wù)機(jī)制，績(jī)效機(jī)制和人才機(jī)制。在人才機(jī)制構(gòu)建中，遵循以人為本的理念，重視人的精神屬性、社會(huì)屬性和自然屬性，發(fā)揮人力資源的價(jià)值。尊重相關(guān)人員的工作意愿和勞動(dòng)成果，在這個(gè)前提下激發(fā)工作人員的創(chuàng)造性。構(gòu)建績(jī)效機(jī)制，指的是明確相關(guān)參與主體的責(zé)任和義務(wù)。重視各個(gè)環(huán)節(jié)的配合和分工。針對(duì)檔案資料管理，構(gòu)建績(jī)效機(jī)制，同時(shí)落實(shí)必要的獎(jiǎng)懲制度。所謂構(gòu)建服務(wù)機(jī)制，指的是結(jié)合大數(shù)據(jù)手段，拓展當(dāng)前工程檔案的服務(wù)范圍，引入多方面的服務(wù)渠道和方法，有利于滿足各方面的檔案信息需求。經(jīng)過(guò)改善服務(wù)機(jī)制，能讓社會(huì)公眾和政府部門發(fā)揮公路工程檔案的價(jià)值。

制定檔案管理制度也是必要的，應(yīng)重視各個(gè)規(guī)章制度之間的協(xié)同配合。避免出現(xiàn)相互違背或者矛盾的情況，結(jié)合《公路法》和《檔案法》制定相關(guān)內(nèi)容，規(guī)范當(dāng)前的公路工程檔案管理流程。同時(shí)，考慮自身的管理實(shí)際，在國(guó)家的要求下，結(jié)合新時(shí)期特點(diǎn)制定精細(xì)化條目。在制定過(guò)程中，安排檔案學(xué)和法學(xué)專業(yè)人員參與論證，規(guī)范公路工程檔案管理制度的制定流程，同時(shí)召開(kāi)關(guān)于制度制定的討論會(huì)，認(rèn)真完善和修改存在問(wèn)題的部分，保障公路工程檔案管理制度的可行性、合理性和合法性。

2.2 重視檔案的收集管理

新時(shí)期背景小，公路工程的項(xiàng)目?jī)?nèi)容趨于碎片化，包括繁多內(nèi)容，涉及竣工驗(yàn)收、建造和設(shè)計(jì)流程。不僅要收集關(guān)于工程開(kāi)展的資料，還要收集相關(guān)方的檔案信息，因此存在較大的難度。結(jié)合人力資源、內(nèi)部管理部門和完善的制度，能提升收集管理的效果。在跟蹤收集資料時(shí)，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)和工作流程。把管理內(nèi)容加入到目標(biāo)管理和檔案工作規(guī)劃中，同時(shí)重視資料跟蹤收集工作的考核。安排專門人員完成檔案催辦和跟蹤工作，及時(shí)并且主動(dòng)收集和管理資料，形成系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化和完善的跟蹤收集管理體系。在檔案收集管理中，把握新時(shí)期的檔案工作規(guī)律，針對(duì)數(shù)量龐大的資料內(nèi)容，借助先進(jìn)技術(shù)獲得規(guī)范、準(zhǔn)確和完善的資料。針對(duì)一些檔案資料的流轉(zhuǎn)工作，應(yīng)創(chuàng)新思路，轉(zhuǎn)變以往利用復(fù)印件流轉(zhuǎn)的方式，做好協(xié)調(diào)處理和交際處理，利用信息化技術(shù)完善相關(guān)流程。結(jié)合公路工程檔案管理的特點(diǎn)，劃分資料的類型，進(jìn)而做好歸檔工作。

2.3 發(fā)展公路工程檔案管理技術(shù)

數(shù)字化管理是當(dāng)前的主要發(fā)展方向，有利于檔案管理效率和質(zhì)量的提升，保障了管理的靈活性。的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)制定過(guò)程中，結(jié)合視頻檔案、音頻檔案、圖文檔案的特點(diǎn)，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化檔案內(nèi)容，結(jié)合國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)內(nèi)通用標(biāo)準(zhǔn)分類檔案。我國(guó)的數(shù)字化檔案發(fā)展中，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的、相互適配的轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能適應(yīng)不同版本硬件和軟件的要求，有利于促進(jìn)檔案資源共享。為了保障檔案資料的安全性，利用防火墻、殺毒軟件等保障檔案資料的安全。第一，提升檔案管理人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的維護(hù)。第二，組織計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，讓管理人員掌握訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)、檔案資料加密技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)等，這些都是推廣檔案數(shù)字化資源管理的關(guān)鍵技術(shù)。第三，加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案管理人員的道德教育，提升檔案信息倫理意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的關(guān)鍵意義，創(chuàng)造良好的工作氛圍。

2.4 發(fā)掘檔案資料的潛在價(jià)值

公路工程檔案有著一定的法律證據(jù)價(jià)值和參考決策價(jià)值。在管理中，歸檔關(guān)于竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)督、施工建設(shè)、勘察設(shè)計(jì)、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目籌備方面的資料，利用這些資料內(nèi)容了解工程建設(shè)的流程和成效。檔案資源的容量可能是幾何式增長(zhǎng)的，因此應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)合數(shù)字資源內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行利用。公路工程項(xiàng)目的融資主體多元化，因此，要結(jié)合各方面主體的利益，優(yōu)化檔案的信息儲(chǔ)存方式。這樣，在業(yè)務(wù)決策、管理決策和戰(zhàn)略決策的時(shí)候，能獲得準(zhǔn)確、可靠的資料。通過(guò)分析公路工程檔案，能發(fā)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)運(yùn)行效率，人員安全科學(xué)性、資源配置合理性方面的問(wèn)題，有利于控制工程建設(shè)的成本。借助于相關(guān)檔案資料內(nèi)容，能及時(shí)調(diào)整管理體系，讓資源最優(yōu)化配置成為可能[1]。

檔案資料能當(dāng)作法律證據(jù)，在管理中應(yīng)體現(xiàn)工程的施工質(zhì)量、規(guī)模和性質(zhì)，進(jìn)而澄清各個(gè)方面的責(zé)任，落實(shí)工程質(zhì)量終身制。工程管理和建設(shè)中，可能出現(xiàn)合同雙方對(duì)簿公堂的現(xiàn)象。這時(shí)，應(yīng)提供真實(shí)、精準(zhǔn)的資料證據(jù)，保障自身的主動(dòng)性，幫助權(quán)利受損主體獲得有效資料[2]。

3 結(jié)論

新時(shí)期背景下，只有做好公路工程檔案管理，完善整理和收集流程，才能保障實(shí)際管理效率，更好地服務(wù)人民，提升公路維護(hù)保養(yǎng)和施工的水準(zhǔn)。當(dāng)前，應(yīng)持續(xù)提升檔案整理和收集能力，完善當(dāng)前的管理機(jī)制和體系，著眼于信息化建設(shè)提升管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]趙艷莓.新時(shí)期背景下高速公路工程檔案管理的思考[J].城建檔案，2017（02）：37-38.

[2]王秀娟.新時(shí)期公路建設(shè)工程檔案管理策略研究[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013（10）：248.