檔案工作的職責和檔案信息標準化管理策略

齊兆偉

摘 要：檔案屬于無形資產，是我國建設與發展進程中非常重要的財富。隨著信息化時代的到來，目前各個領域的工作基本都已經實現了無紙化辦公。電子檔案的出現，給檔案工作帶來了新的機遇與挑戰，若想充分發揮檔案的重要應用價值，就必須明確檔案工作職責，加強檔案信息標準化管理，以此不斷的優化和完善檔案工作，進而提高檔案的使用率。筆者針對檔案工作的職責進行了探究與分析，并提出了加強檔案信息標準化管理的有效策略，希望有助于檔案工作價值的充分發揮。

關鍵詞：檔案工作;職責;標準化管理;有效策略

信息化時代，檔案工作人員需要承擔的職責越來越長大。近些年，檔案工作的職責、管理切入點以及檔案工作人員所扮演的角色都發生了很大的轉變。檔案工作人員的職責越來越復雜、紛繁。作為檔案工作人員必須清楚自身的工作職責，并加強檔案信息標準化管理，以此最大限度的發揮檔案的利用價值。

1 檔案工作的職責

第一，負責收集、整理、統計、保管、鑒定、檢索以及提供檔案材料。并且還需要針對檔案材料該如何保管和銷毀提出自己的想法和意見。第二，負責收集電子形式、音像形式、基建形式以及實物形式的文件材料，明確收集文件材料的途徑。將文件材料按照內容進行分類，并將每一類內容文件材料的收集工作落實到個人，做到專人負責專項，以此保證文件材料收集的完整性和立卷歸檔的準確性。第三，全面了解檔案工作的各項保密制度，并嚴格的遵守，對于尚未公開的檔案材料，一定要做到保守秘密，守口如瓶，絕對不可以泄露一絲一毫，保護好國家和共產黨的機密。

2 強調檔案工作職責的必要性

2.1 有利于強化檔案工作人員的責任意識

通過對整個檔案工作人員隊伍的調查發現，部分工作人員的責任意識比較薄弱，甚至存在為了獲得個人利益而違規亂紀的工作行為。這種行為的存在很可能會給個人，甚至國家帶來巨大的利益損失。因此，必須通過強調檔案工作職責，促使其對自身的工作引起足夠的重視，并自覺規范自身的工作行為。另外，以往一直都忽視了檔案工作人員的責任意識，明確了檔案工作職責后，每一名工作人員都會發現自身工作中存在的不足之處，并進行彌補，責任意識明顯得到強化。

2.2 有利于突顯檔案工作人員在信息時代的社會責任

信息化時代，強調檔案工作職責，更加突顯檔案工作人員的社會責任。信息化時代，檔案工作人員不單單需要做好有關檔案方面的工作，同時還需要為國家、為黨、為社會、為民生提供各方面的服務工作[1]。由此可見，檔案工作是一項非常偉大的工作，并且還有很多新的領域等著檔案工作人員去開拓。檔案工作人員的職責不單單天在檔案工作自身上，同時還體現在群眾和社會服務上。

2.3 有利于檔案事業的健康發展

檔案工作人員是檔案工作的重要實施主體，其在一定程度上影響著檔案事業的發展。當檔案工作人員全面認識到自己的工作職責、工作的重要性和社會責任，才能夠從社會的角度正確的認識到檔案工作的價值和重要意義，才能夠自覺的履行自身的工作職責，這樣更加有利于促進我國檔案事業的健康發展。

3 加強檔案信息標準化管理的有效策略

3.1 創新檔案管理工作方式

隨著我國社會經濟的飛速發展，我國檔案工作也得到了明顯的進步。目前，我國檔案工作基礎設施已經比較完善，檔案工作業務流程也較為清晰，并且已經建設檔案信息資源庫[2]。但是檔案工作中依然存在著一些不足之處，像檔案中心收藏的文件材料和管理上存在著矛盾，服務的對象較為有限，服務項目缺乏多樣性，提供服務的方式缺乏先進性等。若想解決這些問題，加強檔案信息標準化管理，就必須積極的創新檔案管理工作方式。

第一，突出檔案工作的社會服務功能。樹立起先進的、現代化的檔案管理理念，提高檔案管理工作的信息化、知識化和社會化程度，轉變過去過于重視檔案材料收藏而忽視了檔案材料利用的局面，為我國檔案事業的可持續發展提供重要保障。第二，加強對檔案業務的規范。作為檔案工作人員應該緊隨檔案事業發展的步伐，適應其快速發展的特點，并通過相關制度的建立，對檔案管理工作的流程和方式進行規范。加強檔案管理工作的自動化、信息化建設，以此促使檔案管理工作更加的規劃化、標準化。另外，還應該針對檔案管理工作構建完善的檔案管理制度體系，進一步完善檔案管理工作的流程，并隨著檔案事業的不斷發展，不斷的完善、修訂該制度體系。

3.2 加強檔案材料的高效利用

若想成分體現檔案管理工作的重要價值，全面落實檔案信息標準化管理，就必須加強檔案材料的高效利用。隨著我國檔案事業的飛速發展，目前已經形成了一個非常龐大的檔案材料信息庫，而所有的信息零散的存在于海量的檔案資料單體中[3]。收集、整理、統計、收藏檔案材料的目的就是為了更好的利用這些檔案材料。因此，在開展檔案信息標準化管理工作的過程中，若想更加高效的利用這些方案材料，就需要將檔案材料規范的、系統的進行整理和加工，以此將其轉變為更加方便利用的檔案信息。第一，加強對檔案材料的開發與利用，隨著檔案事業的不斷發展，對檔案服務機制進行不斷的創新，以此更好的為我國經濟的發展，社會的建設提供服務。第二，明確檔案管理工作人員的信息化標準管理職責，作為檔案管理工作人員必須肩負起科學、規范管理檔案的職責，并不斷的強化自身的工作能力和責任意識。

3.3 不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養

隨著我國檔案事業的不斷發展，檔案材料越來越豐富，檔案管理工作人員的任務也隨之變得越來越艱巨，這也對檔案管理工作人員的專業素養提出了更高的要求[4]。檔案管理工作人員的專業素養直接影響著檔案材料的安全性、完整性。因此，在加強檔案信息標準化管理工作的過程中，非常有必要不斷提供檔案管理工作人員的專業素養，以此建立一支優質的檔案管理工作人員隊伍。作為檔案管理工作人員必須時刻保持高度的警惕性，避免檔案材料出現破損、丟失等情況，保障檔案資料的安全。一方面，提高檔案管理工作人員的政治素養。通過相關培訓和學習，強化工作人員的政治責任心，促使其全身心的投入自身工作中，更加熱愛自己的工作。另一方面，提高檔案管理工作人員的專業素養，定期的組織其學習相關知識和技能，促使其可以熟練的掌握檔案管理工作的流程和內容，并熟知各項相關法律法規。另外，還應該注重提高檔案管理工作人員的文化素養，定期的組織其學習文化知識，促使其積累到更多的文化知識，并能夠對自身的工作進行不斷的總結和分析，總結過去的工作經驗，從而更好的進行創新，并從中發現問題，以此更好的完善和優化檔案管理工作，進而提高檔案材料的利用率。

4 結束語

綜上所述，檔案工作對于社會的建設和經濟的發展都具有非常重要的意義，隨著我國檔案事業的不斷發展，必須注重加強檔案信息標準化管理，加強對檔案管理方式的創新，提高檔案材料的利用率，不斷的提高檔案管理工作人員的綜合素養，保障檔案材料的安全性和完整性，以此充分發揮檔案材料的重要價值，從而進一步推動我國檔案事業的健康發展。

參考文獻

[1]謝迎杰.以數字化促進檔案管理優化工作初探[J].蘭臺內外，2020（23）：7-9.

[2]杜欣欣.大數據時代背景下檔案管理工作方法優化分析[J].商訊，2020（21）：156+158.

[3]陳世萍.信息社會視角下檔案工作的優化方法[J].蘭臺內外，2020（22）：73-75.

[4]趙屹.論新修訂的《中華人民共和國檔案法》的新意[J/OL].山西檔案：1-7[2020-07-31].