新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析

摘 要：互聯網技術的發展與普及，使我們迎來了新的發展形勢，在世界范圍內都進入到了信息時代，使得人們的生活方式、娛樂方式都發生了重大轉變，檔案有原來紙質存儲方式轉變成為電子檔案儲存方式。對此，文章針對新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策進行了分析。

關鍵詞：新形勢;電子檔案管理;問題;對策;分析

電子檔案主要是通過對計算機內置磁盤系統的充分利用，來實現對檔案文件的歸納工作與存儲工作實施電子化，通常電子檔案采用的計量單位是案卷。相比于紙質檔案管理模式相比，電子檔案在對檔案管理工作進行解決的時候，更加具有有效性[1]。但是，國內大多企事業單位中，對于電子檔案依然缺乏重視程度，相關工作人員在實際工作中也較為敷衍，在電子檔案管理技術水平方面也較為落后。

1 新形勢下電子檔案管理中存在的主要問題

1.1 企業對檔案管理工作重視不足

基于新形勢下，我國大多企業在實施現代化建設的時候，都對電子檔案管理工作進行了有序開展，但是在具體開展的過程中，相關工作人員在自身思想意識、思維方式等方面，并沒有與時俱進的進行轉變，而電子檔案管理所具備的重要性也并沒有給予充足的認識，對于相關工作也并沒有進行充分的了解，在實際工作的時候知識簡單地將相關檔案內容通過電子形式來完成相應的錄入工作。在對電子檔案實施相應管理的過程中，還會出現一定程度的人為錯誤，由于管理人員自身一時間出現的疏忽大意，使得輸入的信息內容出現錯誤。

1.2 檔案管理中軟件類型復雜

但前階段國內市場環境中的電子檔案管理軟件類型是多樣化的，各個企業在選擇電子檔案管理軟件的時候，也面臨著多種多樣的選擇，企業在實際選擇的時候基本都是將自身作為標準，結合自身在經營發展中的實際需求，來對自身工作系統軟件進行選用[2]。但是，由于每個軟件都是由不同企業進行開發的，負責相應維護工作的人員也是不同的，所以在具體實施管理的過程中，非常容易出現信息丟失、被復制等弊端問題，還有使系統受到病毒攻擊的概率大大提升。此外，電子檔案管理過程中，主要出現問題的因素體現在以下兩種情況。1）相關企業所采用的軟件本身就存在著一定程度的缺陷;2）相關檔案管理工作人員存在馬虎大意的狀態。當前階段大多企業單位內部負責電子檔案工作的人員，對于企業使用的系統在安全性方面太過相信，在實際工作中很少及時進行備份，在這方面的重要性認知也存在不足。

1.3 電子檔案管理并未明確相應管理范圍

我國當前大多企業具體實施電子檔案管理的過程中，普遍存在的問題就是在管理邊界方面不清晰，也并未明確相應的管理范圍，這就使得電子檔案管理工作很容易產生巨大的漏洞問題以及各種安全隱患問題。相比于原來傳統紙質檔案管理模式，電子檔案管理模式所具備的特點，就是輸入于電子檔案中的全部資源都是以虛擬化形態存在的。此外，盡管在當前階段市場中有很多信息輸入軟件經過研發與改進，都具備了定期自動備份的這項功能，但是這項功能在實際使用中依然存在著非常大的缺陷。因此，很多企業在具體實施電子檔案管理工作時，由于備份工作存在的弊端問題而使得檔案的內容缺乏連續性，進而出現相應的斷檔情況。還有就是電子檔案信息管理系統在使用的過程中，也非常容易遭受到木馬病毒的攻擊，當病毒對其進行攻擊之后，不僅會使得系統數據丟失，嚴重時檔案信息還可能會出現被竊取的問題。

2 新形勢下檔案管理問題解決的對策分析

2.1 電子檔案管理流程規范、合理、標準化

電子檔案管理流程是出現問題的關鍵，以廣告業務檔案為例，其檔案內容主要包括廣告樣張（主要有圖片、照片、文字）資料、廣告證明及查驗記錄、廣告合同、廣告審查情況記錄材料以及其他需要保存的材料等，可以說具體的檔案管理流程是非常復雜的，所以必須要對其加以規范，具體通過以下幾個方面進行解決：1）電子檔案安全方案：企業應該結合自身的實際情況，盡量制定出多種能夠保證電子檔案安全的相關方案，這樣能夠使企業內部的檔案信息在多個角度得到保護[3]。在對企業相關的檔案信息具體實施相應錄入、存儲、調用等工作的過程中，需要能夠嚴格的依照操作流程規范來執行;2）電子檔案管理人員：企業內部的相關工作人員，必須要針對自身在崗位責任心、安全管理意識等方面不斷進行增強;3）病毒查殺：企業需要定期針對自身系統開展相應的病毒查殺處理環節，從而使電子系統能夠始終保持運行狀態的良好性。

2.2 保證軟件選取的數據格式標準統一性

當前階段我國各個企業單位在具體實施電子檔案管理時，僅僅針對檔案信息實施了單純的數據化處理工作，而對于軟件格式的使用和理性并未細致地進行思考。甚至有些企業在內部都沒有對系統格式的統一化給予過相應的思考，這也使得企業的電子檔案管理中，是存在著格式統一問題的，促使企業在具體實施檔案管理對接工作的時候顯得極為困難，檔案中的信息也不能有效地將自身的作用進行發揮，有時屬于同一家企業的單位各個部門之間，也有可能會存在信息格式之間不相容的狀況[4]。因此，企業在具體實施電子檔案管理工作的時候，應該盡量選擇相同格式的軟件在相關工作當中進行使用，并針對相關檔案進行實時追蹤，從而及時將其中存在的問題進行發現并有效地進行解決。

2.3 定期開展電子檔案備份工作確保資料的完整性

由于電子檔案很容易受到各種客觀因素的影響，使得單位很難長期、有效地將電子檔案保存工作進行完成。盡管電子信息在實際使用中具有不可消耗性，但是在具體實施相應管理工作的時候，亦會不可避免地產生各種疏漏有失資料的適時性和完整性，進而使得系統在實施管理過程中出現各種各樣的問題，比如電視臺廣告費用出現欠付的情況時，可結合欠付實際情況，來對欠付金額、原因、時間來進行了解，并通知財務管理部門。可見檔案備份對于檔案管理工作而言產生的影響是極為嚴重的，因此，需要從以下幾點著手實施管理。⑴制定相應的安全管理制度：在制定制度時需要注重嚴格性及全面性，針對電子檔案定期實施相應的備份工作，如果在特殊情況下，可以選擇對本機脫離并采用第三方存儲的方式來對數據備份處理進行完成;⑵細化管理環節：企業單位及其內部工作管理人員，在實際管理的過程中，必須要將每一個管理環節實施細化，穩扎穩打地將相關的各項工作完成，從而使得由于人為因素而出現的操作失誤現象盡可能減少，進而降低對電子檔案造成的損壞程度。

3 結束語

總而言之，基于新形勢下，現代化信息技術得到了突飛猛進的發展，電力檔案管理已經成為時代發展的總趨勢，但是在具體實施管理的時候，依然存在著眾多需要重視的問題。因而，相關企業單位需要針對自身電子檔案規章管理制度實施相應的完善工作，同時也需要針對相關檔案工作管理人員加強綜合能力的提升力度，從而有利于企業員在綜合素養方面獲得有效性提高。

參考文獻

[1]王艷.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].企業改革與管理，2020（01）：46-47.

[2]吳灼之.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2018（08）：21-22.

[3]于民.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].傳媒論壇，2018，1（13）：150-151.

[4]牛寧燕.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018（02）：100.

作者簡介

張健（1969-），女，漢族，山西忻州人，大專，圖書管理員，忻州市廣播電視臺，研究方向：圖書管理。