高校科研檔案精細(xì)化管理探究

付海龍?崔偉

摘 要：科研檔案在高校發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，做好科研檔案的管理工作，能夠有效地保護(hù)高校的科研成果，將科研檔案的價(jià)值最大限度地發(fā)揮出來(lái)。本文立足相關(guān)概念，就高校科研檔案精細(xì)化管理的有效策略進(jìn)行了探究，希望能夠促進(jìn)科研檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：高校;科研檔案;精細(xì)化管理

新的發(fā)展環(huán)境下，高校面臨著巨大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，想要保證自身的生存和發(fā)展，不僅需要具備良好的師資力量和教學(xué)水平，還必須具備較強(qiáng)的科研能力。科學(xué)研究管理以及實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的科研檔案是高校科研能力的一種直觀體現(xiàn)，有著相應(yīng)的保存價(jià)值和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，做好科研檔案管理，對(duì)于高校的可持續(xù)發(fā)展非常重要。

1 相關(guān)概念

1）科研檔案。科研檔案簡(jiǎn)單來(lái)講，是單位在開(kāi)展科研活動(dòng)以及實(shí)踐活動(dòng)中形成的，具有相應(yīng)保存價(jià)值的文字、圖像以及聲音影像材料，高校科研檔案則是高校師生在從事科學(xué)研究過(guò)程中查三橫的，具有保存價(jià)值和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的原始記錄，可以分為科研文書(shū)檔案、科研項(xiàng)目檔案和科研成果檔案[1]。做好科研檔案管理工作，能夠促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高，在高校發(fā)展中有著非常積極的作用。

2）精細(xì)化管理。精細(xì)化管理作為一種先進(jìn)的管理理念，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，主要通過(guò)對(duì)規(guī)則的細(xì)化，構(gòu)筑規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，配合標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段，顯著提升管理效果和質(zhì)量，以此確保組織各單元能夠?qū)崿F(xiàn)精確的運(yùn)行[2]。精細(xì)化管理具備幾個(gè)非常顯著的特征，一是可操作性，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)將精細(xì)操作作為基本特征，通過(guò)提升員工綜合素質(zhì)的方式，保證工作效果，實(shí)現(xiàn)整體效益的提高;二是全員參與，精細(xì)化管理要求全體員工的共同參與，以保證精細(xì)化管理的有效落實(shí);三是持續(xù)創(chuàng)新，在開(kāi)展精細(xì)化管理的過(guò)程中，應(yīng)該重視持續(xù)創(chuàng)新，對(duì)精細(xì)化管理的內(nèi)容和靈魂進(jìn)行改良[3]。

2 高校科研檔案精細(xì)化管理策略

1）構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)。高校在進(jìn)行科研檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該建立起專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，即通常所述的檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和精細(xì)化[4]。在對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，應(yīng)該關(guān)注兩個(gè)比較關(guān)鍵的問(wèn)題，一是保證人員配備的專業(yè)性。科研檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，并非常規(guī)的文件資料管理，因此要求管理人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，高校可以通過(guò)對(duì)外或者對(duì)內(nèi)人才招聘的形式，實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)上崗;二是保證硬件設(shè)備的完備性。在建設(shè)科研檔案室的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)硬件進(jìn)行合理配置，做好相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)工作，完善物質(zhì)條件，配合健全的檔案機(jī)制[5]，實(shí)現(xiàn)對(duì)于科研檔案的精細(xì)化管理。

2）強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí)。應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，促進(jìn)其精細(xì)化管理意識(shí)的強(qiáng)化[6]，對(duì)科研檔案精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)及目標(biāo)進(jìn)行明確。應(yīng)該進(jìn)一步深化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及執(zhí)行人員的精細(xì)化管理思想，在保證全員接受和認(rèn)同的前提下，對(duì)思想認(rèn)識(shí)進(jìn)行統(tǒng)一，確保科研檔案的管理能夠真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化，配合服務(wù)層面的精耕細(xì)作以及技術(shù)層面的精益求精，為教學(xué)工作提供更加細(xì)致的服務(wù)。

3）完善檔案管理機(jī)制。精細(xì)化管理在高校科研檔案管理中的應(yīng)用，可以推動(dòng)檔案管理的精細(xì)化、規(guī)范化和個(gè)性化，而想要保證管理效果，高校需要對(duì)檔案管理的相關(guān)機(jī)制進(jìn)行完善，制定出具體可行的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程，對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，做好責(zé)任劃分的同時(shí)，也需要推動(dòng)崗位與程序之間的統(tǒng)一及互動(dòng)，構(gòu)建起標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，并以完善的管理制度保障系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)[7]。高校檔案管理制度大致可以分為幾個(gè)組成部分：一是法律法規(guī)。要求參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)高校檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)、方法都能夠進(jìn)行明確，具體包括了管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置的基本原則、職責(zé)的合理劃分、隸屬關(guān)系的確定以及相關(guān)材料的編制等;二是崗位制度。在崗位制度中，應(yīng)該包含對(duì)于檔案館管理人員和一般員工的崗位要求以及責(zé)任認(rèn)定等的說(shuō)明，并將之作為開(kāi)展科研檔案管理工作實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn);三是行政管理制度。行政管理的主要事務(wù)包括了考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲措施、晉升條件、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)以及設(shè)備使用準(zhǔn)則等，需要按照不同類別（人、財(cái)、物、環(huán)境等）進(jìn)行詳細(xì)劃分，制定出切實(shí)可行的管理制度，對(duì)工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范和約束;四是業(yè)務(wù)流程制度。業(yè)務(wù)流程制度是針對(duì)具體業(yè)務(wù)流程而言，包含的內(nèi)容眾多，如日常教學(xué)、教研成果、人文歷史、校園規(guī)劃等資料文獻(xiàn)的收集和整理。高校科研檔案具有連續(xù)性和豐富性的特點(diǎn)[8]，要求工作人員投入大量的時(shí)間和精力，這也使得業(yè)務(wù)流程制度在管理制度中占據(jù)了較大的比重;五是利用服務(wù)制度。建設(shè)檔案室或者檔案館的核心目的，是為科研檔案的管理服務(wù)，需要關(guān)注兩個(gè)方面的內(nèi)容：一方面，應(yīng)該對(duì)檔案查閱人員的權(quán)力和義務(wù)進(jìn)行明確，就檔案館的職責(zé)進(jìn)行公開(kāi)，將其在檔案管理中的作用充分發(fā)揮出來(lái);另一方面，應(yīng)該制定出相應(yīng)的人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)服務(wù)至上，為檔案館工作人員定制統(tǒng)一的制服，配合定期培訓(xùn)來(lái)提升人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的專業(yè)化，對(duì)實(shí)際存在的問(wèn)題進(jìn)行解決[9]。

4）做好信息系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理方式，以信息技術(shù)為支撐的信息化檔案管理有著更加明顯的優(yōu)勢(shì)，不僅數(shù)據(jù)傳輸速度快、空間存儲(chǔ)容量大、數(shù)據(jù)保留時(shí)間長(zhǎng)，而且在管理和查詢方面十分便利，這也使得現(xiàn)代高校檔案管理中，信息化發(fā)展是必然趨勢(shì)。從高校的角度，想要借助先進(jìn)的信息技術(shù)以及精細(xì)化管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)于科研檔案的網(wǎng)絡(luò)化信息化管理，需要關(guān)注幾個(gè)核心內(nèi)容：（1）強(qiáng)化人員責(zé)任意識(shí)。新時(shí)期，高校面臨著越發(fā)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，科研能力成為其實(shí)現(xiàn)自身穩(wěn)定健康發(fā)展的關(guān)鍵所在，而伴隨著教學(xué)科研工作的持續(xù)推進(jìn)，科研檔案的數(shù)量不斷增長(zhǎng)，傳統(tǒng)手工檔案管理模式已經(jīng)逐漸無(wú)法滿足高校在檔案分類、檔案編排、檔案檢索和檔案更新等方面的現(xiàn)實(shí)需求，也引發(fā)了一系列問(wèn)題，如檔案管理過(guò)程繁瑣、檔案查找速度緩慢以及準(zhǔn)確性較差等。這樣的背景下，檔案管理信息化建設(shè)也就顯得相當(dāng)迫切，必須得到管理層的高度重視[10]。高校應(yīng)該重視對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與到檔案管理信息化建設(shè)的研討工作中，提出合理化建議，制定出切實(shí)可行的建設(shè)計(jì)劃，促進(jìn)高校檔案管理工作的開(kāi)展和進(jìn)步。（2）加大管理建設(shè)投入。高校應(yīng)該從自身所具備的資源條件著眼，將檔案管理信息化建設(shè)納入基建項(xiàng)目，適當(dāng)加大資金投入，制定出精細(xì)化的建設(shè)計(jì)劃。信息化管理建設(shè)投入包含了兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是軟件投入，主要是管理人員的培訓(xùn)以及技術(shù)層面的交流，通過(guò)人員理念的更新以及管理機(jī)制的改善，促進(jìn)工作效率的提高;二是硬件投入，要求高校結(jié)合自身的資金預(yù)算情況，做好設(shè)備采購(gòu)、工作室面積拓展等。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該做好投入配比的協(xié)調(diào)工作，強(qiáng)調(diào)軟件與硬件并重，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)投入效益的最大化。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在推動(dòng)高校科研檔案精細(xì)化管理的過(guò)程中，高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該依照精細(xì)化管理的發(fā)展思路，對(duì)檔案管理中存在的缺陷和問(wèn)題進(jìn)行分析，找出薄弱環(huán)節(jié)，采取有效的處理和應(yīng)對(duì)措施，將精細(xì)化管理的功能和作用切實(shí)發(fā)揮出來(lái)，以精細(xì)化的理念為支撐，做到細(xì)致細(xì)心、精益求精，提升科研檔案管理的效果，為高校教育科研水平的提高奠定良好基礎(chǔ)。

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