高校科研檔案精細化管理探究

付海龍?崔偉

摘 要：科研檔案在高校發展中發揮著重要作用，做好科研檔案的管理工作，能夠有效地保護高校的科研成果，將科研檔案的價值最大限度地發揮出來。本文立足相關概念，就高校科研檔案精細化管理的有效策略進行了探究，希望能夠促進科研檔案管理水平的提高。

關鍵詞：高校;科研檔案;精細化管理

新的發展環境下，高校面臨著巨大的競爭壓力，想要保證自身的生存和發展，不僅需要具備良好的師資力量和教學水平，還必須具備較強的科研能力。科學研究管理以及實踐活動中產生的科研檔案是高校科研能力的一種直觀體現，有著相應的保存價值和開發利用價值，做好科研檔案管理，對于高校的可持續發展非常重要。

1 相關概念

1）科研檔案。科研檔案簡單來講，是單位在開展科研活動以及實踐活動中形成的，具有相應保存價值的文字、圖像以及聲音影像材料，高校科研檔案則是高校師生在從事科學研究過程中查三橫的，具有保存價值和開發利用價值的原始記錄，可以分為科研文書檔案、科研項目檔案和科研成果檔案[1]。做好科研檔案管理工作，能夠促進教學質量和科研水平的提高，在高校發展中有著非常積極的作用。

2）精細化管理。精細化管理作為一種先進的管理理念，在實際應用過程中，主要通過對規則的細化，構筑規范化、系統化的規章制度，配合標準化的管理手段，顯著提升管理效果和質量，以此確保組織各單元能夠實現精確的運行[2]。精細化管理具備幾個非常顯著的特征，一是可操作性，在進行管理的過程中，強調將精細操作作為基本特征，通過提升員工綜合素質的方式，保證工作效果，實現整體效益的提高;二是全員參與，精細化管理要求全體員工的共同參與，以保證精細化管理的有效落實;三是持續創新，在開展精細化管理的過程中，應該重視持續創新，對精細化管理的內容和靈魂進行改良[3]。

2 高校科研檔案精細化管理策略

1）構建檔案管理機構。高校在進行科研檔案管理的過程中，應該建立起專門的檔案管理機構，即通常所述的檔案室，實現檔案管理的專業化和精細化[4]。在對檔案管理機構進行建設時，應該關注兩個比較關鍵的問題，一是保證人員配備的專業性。科研檔案管理是一項專業性較強的工作，并非常規的文件資料管理，因此要求管理人員必須具備相應的專業知識和豐富的管理經驗，高校可以通過對外或者對內人才招聘的形式，實現競爭上崗;二是保證硬件設備的完備性。在建設科研檔案室的過程中，應該對硬件進行合理配置，做好相關設備的采購工作，完善物質條件，配合健全的檔案機制[5]，實現對于科研檔案的精細化管理。

2）強化精細管理意識。應該加強對于檔案管理人員的教育和培訓，促進其精細化管理意識的強化[6]，對科研檔案精細化管理的實質及目標進行明確。應該進一步深化各級領導以及執行人員的精細化管理思想，在保證全員接受和認同的前提下，對思想認識進行統一，確保科研檔案的管理能夠真正實現精細化，配合服務層面的精耕細作以及技術層面的精益求精，為教學工作提供更加細致的服務。

3）完善檔案管理機制。精細化管理在高校科研檔案管理中的應用，可以推動檔案管理的精細化、規范化和個性化，而想要保證管理效果，高校需要對檔案管理的相關機制進行完善，制定出具體可行的系統業務處理流程，對各個崗位的職責進行明確，做好責任劃分的同時，也需要推動崗位與程序之間的統一及互動，構建起標準規范的檔案管理系統，并以完善的管理制度保障系統的正常運轉[7]。高校檔案管理制度大致可以分為幾個組成部分：一是法律法規。要求參照國家相關法律法規的要求，對高校檔案管理的目標、任務、方法都能夠進行明確，具體包括了管理機構和相關業務部門設置的基本原則、職責的合理劃分、隸屬關系的確定以及相關材料的編制等;二是崗位制度。在崗位制度中，應該包含對于檔案館管理人員和一般員工的崗位要求以及責任認定等的說明，并將之作為開展科研檔案管理工作實施的標準;三是行政管理制度。行政管理的主要事務包括了考評標準、獎懲措施、晉升條件、經費申請以及設備使用準則等，需要按照不同類別（人、財、物、環境等）進行詳細劃分，制定出切實可行的管理制度，對工作人員的行為進行規范和約束;四是業務流程制度。業務流程制度是針對具體業務流程而言，包含的內容眾多，如日常教學、教研成果、人文歷史、校園規劃等資料文獻的收集和整理。高校科研檔案具有連續性和豐富性的特點[8]，要求工作人員投入大量的時間和精力，這也使得業務流程制度在管理制度中占據了較大的比重;五是利用服務制度。建設檔案室或者檔案館的核心目的，是為科研檔案的管理服務，需要關注兩個方面的內容：一方面，應該對檔案查閱人員的權力和義務進行明確，就檔案館的職責進行公開，將其在檔案管理中的作用充分發揮出來;另一方面，應該制定出相應的人員服務標準，強調服務至上，為檔案館工作人員定制統一的制服，配合定期培訓來提升人員素質，實現科研檔案管理的專業化，對實際存在的問題進行解決[9]。

4）做好信息系統建設。對比傳統檔案管理方式，以信息技術為支撐的信息化檔案管理有著更加明顯的優勢，不僅數據傳輸速度快、空間存儲容量大、數據保留時間長，而且在管理和查詢方面十分便利，這也使得現代高校檔案管理中，信息化發展是必然趨勢。從高校的角度，想要借助先進的信息技術以及精細化管理模式，實現對于科研檔案的網絡化信息化管理，需要關注幾個核心內容：（1）強化人員責任意識。新時期，高校面臨著越發激烈的競爭，科研能力成為其實現自身穩定健康發展的關鍵所在，而伴隨著教學科研工作的持續推進，科研檔案的數量不斷增長，傳統手工檔案管理模式已經逐漸無法滿足高校在檔案分類、檔案編排、檔案檢索和檔案更新等方面的現實需求，也引發了一系列問題，如檔案管理過程繁瑣、檔案查找速度緩慢以及準確性較差等。這樣的背景下，檔案管理信息化建設也就顯得相當迫切，必須得到管理層的高度重視[10]。高校應該重視對于檔案管理人員的培訓工作，強化其責任意識，鼓勵檔案管理人員積極參與到檔案管理信息化建設的研討工作中，提出合理化建議，制定出切實可行的建設計劃，促進高校檔案管理工作的開展和進步。（2）加大管理建設投入。高校應該從自身所具備的資源條件著眼，將檔案管理信息化建設納入基建項目，適當加大資金投入，制定出精細化的建設計劃。信息化管理建設投入包含了兩個方面的內容，一是軟件投入，主要是管理人員的培訓以及技術層面的交流，通過人員理念的更新以及管理機制的改善，促進工作效率的提高;二是硬件投入，要求高校結合自身的資金預算情況，做好設備采購、工作室面積拓展等。在這個過程中，應該做好投入配比的協調工作，強調軟件與硬件并重，實現檔案管理信息化建設投入效益的最大化。

3 結語

總而言之，在推動高校科研檔案精細化管理的過程中，高校領導層應該依照精細化管理的發展思路，對檔案管理中存在的缺陷和問題進行分析，找出薄弱環節，采取有效的處理和應對措施，將精細化管理的功能和作用切實發揮出來，以精細化的理念為支撐，做到細致細心、精益求精，提升科研檔案管理的效果，為高校教育科研水平的提高奠定良好基礎。

參考文獻

[1]馬秋妍.高校科研項目檔案管理淺議[J].新西部，2019，（29）：123-124.

[2]彭紅.信息時代高校科研檔案管理工作創新模式探究[J].重慶交通大學學報（社會科學版），2019，19（05）：119-124.

[3]楊穎，聶紅梅，張鑫.大數據背景下高校科研檔案管理規范化路徑探析[J].內蒙古科技與經濟，2019，（17）：26-28.

[4]李暉.動態發展視閾下的科研檔案管理[J].黑龍江檔案，2019，（04）：34-35.

[5]黎丹.淺談科研檔案收集工作的現狀與對策[J].辦公室業務，2019，（15）：99.

[6]朱明波.文書檔案的現代化管理[J].卷宗，2019，（08）：48.

[7]王越.城建檔案管理現狀分析及對策研究[J].卷宗，2019，（08）：43.

[8]閆婷.記憶觀視角下我國傳統村落檔案的工作方式價值研究[J].卷宗，2019，（08）：79.

[9]王宏韜，于光松，王卓平.淺論科研檔案管理在科研平臺建設工作中的重要作用[J].2020，（04）：41.

[10]王宏韜，于光松，王卓平，鄭蕾.科研檔案在人才及團隊項目申報與管理工作中的作用[J].商業2.0，2020，（02）：24.