干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)探討

何秋萍

摘 要：干部人事檔案作為人力資源管理的重要內(nèi)容，具備現(xiàn)實(shí)性、保密性、全面性以及動(dòng)態(tài)性的特征。新時(shí)期，傳統(tǒng)干部人事檔案管理方式方法所存在的弊端日益突出，無(wú)法滿足管理工作需求，因此加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)顯得尤為重要，這是提升干部人事檔案數(shù)字化管理水平的關(guān)鍵，同時(shí)這也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文首先概述了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性;其次分析了當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀;最后探討了新時(shí)期干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;數(shù)字化建設(shè);現(xiàn)狀;對(duì)策

所謂干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，指的就是借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)將干部人事檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)與利用。但是，當(dāng)前我們發(fā)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作仍存在諸多的問題，例如：數(shù)字化建設(shè)程度不高、缺乏專業(yè)人才等等。在這種情況下，積極采取有效措施解決現(xiàn)存問題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性概述

科技水平不斷提升的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，并實(shí)現(xiàn)了在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，為人們的工作帶來(lái)了巨大的便利。將上述技術(shù)應(yīng)用于干部人事檔案管理工作當(dāng)中，能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案數(shù)字化建設(shè)提供巨大的幫助，具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）保護(hù)了傳統(tǒng)檔案載體。在過去的一段時(shí)間里，干部人事檔案管理工作大多采取的是紙質(zhì)檔案管理模式，在對(duì)這些檔案資料使用的時(shí)候，往往需要進(jìn)行查借閱、復(fù)印及提供利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，整個(gè)過程較為繁瑣復(fù)雜，并且反復(fù)翻閱、抽取、復(fù)原紙質(zhì)檔案極易導(dǎo)致其出現(xiàn)破損和工作量大的現(xiàn)象。通過加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)干部人事檔案的電子檔查閱、打印及利用，有效的做好了電子和紙質(zhì)雙套制保存檔案，為干部人事檔案信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)減少了對(duì)于檔案資料所造成的損壞，以便后期的長(zhǎng)久利用。

2）保障了干部科學(xué)評(píng)價(jià)。干部人事檔案是具備動(dòng)態(tài)性及真實(shí)性特征的，檔案記錄了干部的“三齡兩歷一身份”和獎(jiǎng)懲整個(gè)成長(zhǎng)歷程，通過對(duì)其檔案展開客觀評(píng)價(jià)的分析，能夠準(zhǔn)確掌握干部的“德能勤績(jī)廉”。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)強(qiáng)化干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，并建立干部人事檔案信息橫縱向聯(lián)系，全面分析干部人事檔案數(shù)據(jù)信息，及時(shí)掌握干部人事信息情況，為組織人事部門干部選拔等工作的進(jìn)行提供重要的參考依據(jù)，同時(shí)也使得干部評(píng)價(jià)更加的科學(xué)化。

3）提升了檔案利用效率。近年來(lái)，干部人事制度改革不斷推進(jìn)的背景下，使得各個(gè)地區(qū)、部門彼此之間的人事調(diào)動(dòng)越來(lái)越頻繁，這一系列工作的開展，均離不開干部人事檔案的重要支撐。加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，極大的創(chuàng)新了查閱利用方式，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)信息即可實(shí)現(xiàn)對(duì)所需要人員檔案資料的快速準(zhǔn)確查閱，實(shí)現(xiàn)了對(duì)干部人事檔案資料的高效利用。

2 當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1）數(shù)字化建設(shè)成效不高。當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成效不高的問題較為突出，由于受到傳統(tǒng)觀念和技術(shù)等方面的影響，雖然在干部人事檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是其應(yīng)用局限于表面，有的地區(qū)個(gè)別部門目前并沒有建立完善的數(shù)字化管理體系及干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)體系，部分重要的檔案資料依然采用的是紙質(zhì)管理模式，并且數(shù)字化建設(shè)中軟件及硬件設(shè)施設(shè)備配置不完善，無(wú)法起到良好的數(shù)字化管理效果。

2）專業(yè)化人才不足。干部人事檔案管理工作的開展，離不開人力資源管理部門的支撐，檔案管理人員自身是否具備較高的專業(yè)性，會(huì)極大的影響到檔案管理成效及數(shù)字化建設(shè)成效。當(dāng)前由于專業(yè)化人才不足，缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，再加上部分工作人員不具備數(shù)字化技能的應(yīng)用，檔案理論專業(yè)知識(shí)不扎實(shí)，導(dǎo)致無(wú)法很好的滿足當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作需求。

3）安全性不高。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，干部人事檔案在數(shù)字化建設(shè)工作中，對(duì)于安全性提出了更高的要求。但是，當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著嚴(yán)重的安全威脅，例如：病毒入侵、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞、檔案資料泄露等等，會(huì)給干部人事檔案資料的保密性及安全性造成極大的影響，同時(shí)也阻礙干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

3 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策

1）重視干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。新時(shí)期，必須要意識(shí)到干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和迫切性。將干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入干部隊(duì)伍建設(shè)管理的高度，重視起對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及先進(jìn)的管理理念的應(yīng)用，同時(shí)要加大人力、物力、財(cái)力方面的投入力度，提升數(shù)字化建設(shè)水平。要重點(diǎn)做好對(duì)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)工作，結(jié)合實(shí)際需求建立切實(shí)可行的數(shù)字化建設(shè)方案，明確短期及長(zhǎng)期建設(shè)目標(biāo)，將干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作列入黨建工作重要議事日程，并進(jìn)行目標(biāo)考核，保障該項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行。

2）夯實(shí)干部人事檔案數(shù)字化根基。一是干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展，離不開軟件及硬件設(shè)施設(shè)備的重要支撐。干部人事檔案管理部門要將數(shù)字化建設(shè)工作納入部門預(yù)算中，在必要的情況下，可以設(shè)立專項(xiàng)資金，為數(shù)字化建設(shè)提供重要的經(jīng)費(fèi)保障，并購(gòu)置所需要應(yīng)用的設(shè)備和干部人事檔案管理專用軟件等;二是強(qiáng)化安全保障工作管理，嚴(yán)禁抽取、撤換、篡改及失泄密，避免干部人事檔案在數(shù)字化過程中出現(xiàn)新問題，要充分的結(jié)合干部人事檔案管理工作需求，建立數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化對(duì)干部人事檔案數(shù)字化安全制度、利用制度、轉(zhuǎn)遞制度及保密制度的建設(shè)工作。

3）強(qiáng)化人才培養(yǎng)。針對(duì)當(dāng)前部分干部人事檔案管理工作人員專業(yè)性不高的問題，要足夠的重視起來(lái)。首先要做好對(duì)人員的配備和培訓(xùn)工作，通過定時(shí)定期的培訓(xùn)，完善檔案管理理論知識(shí)與技能，提高其專業(yè)性及綜合素質(zhì)，以便于高效完成干部人事檔案管理工作。其次要重視起對(duì)優(yōu)秀人才的引進(jìn)，面向高校及社會(huì)公開招聘優(yōu)秀人才，做好對(duì)應(yīng)聘人才的數(shù)字化技能的考核工作，確保其滿足干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)及管理工作需求。只有組建一支高水平、高素質(zhì)、高能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍，才能夠更好的保障干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成效。

4）完善干部人事檔案數(shù)字化流程。在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)及管理工作中，建立完善的工作流程及管理體系至關(guān)重要，必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：一是要重視對(duì)干部人事檔案資料的查漏補(bǔ)缺工作，確保檔案資料更加齊全完整;二是做好對(duì)干部人事檔案資料的編碼編注工作，要嚴(yán)格按照干部人事檔案數(shù)字化相應(yīng)的技術(shù)要求進(jìn)行排序整理;三是要做好對(duì)干部人事檔案的目錄錄入工作，必須要確保檔案目錄和檔案內(nèi)容兩者的對(duì)應(yīng)一致性;四是按照分類標(biāo)準(zhǔn)逐一利用掃描技術(shù)將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字圖像和數(shù)字文本，確保與紙質(zhì)檔案一致;五是按照干部人事檔案改版裝訂要求進(jìn)行整理裝訂干部人事檔案資料;六是對(duì)經(jīng)掃描獲取的原始圖像和高清圖像進(jìn)行制作，重點(diǎn)做好圖像糾偏工作，確保符合數(shù)字化歸檔要求;七是對(duì)高清及圖像處理的檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行逐一審核，完成審核后的干部人事檔案資料將其傳輸?shù)礁刹咳耸聶n案數(shù)據(jù)庫(kù)中，為接下來(lái)的利用提供便利;八是對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫(kù)，確保檔案安全和利用;九是對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案安全。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案作為人力資源管理的一項(xiàng)重要工作，新時(shí)期干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成為必然趨勢(shì)。針對(duì)當(dāng)前該項(xiàng)工作中所呈現(xiàn)出的問題，要引起高度的重視，結(jié)合實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策，提升干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)水平，使得干部人事檔案資料得到充分的利用。

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