加強固定資產檔案管理的措施研究

宮瑾

摘 要：基于分析加強固定資產檔案管理的措施。首先分析出固定資產檔案管理存在的問題，包括設備不夠齊全;無檔可查現象;固定資產檔案不完整三種問題，以及分析出問題的成因。其次分析出加強固定資產檔案管理的有效措施，通過建立檔案管理制度;加強檔案價值的鑒別;建設信息化檔案管理等有效途徑，來強化固定資產檔案管理的質量和工作效果。最后分析出加強固定資產檔案管理，能夠有效的保障檔案材料的完整性和安全性，為單位提供更為真實可靠的信息依據。

關鍵詞：固定資產;檔案管理;管理措施

在我國社會時代的不斷發展階段，國民經濟已經得到了快速的提升。因此，一些企業和事業單位也開始進行了有序的改革，對固定資產管理也日益規范。由于固定資產是開展業務活動的物質基礎，作為國有資產的重要組成部分，就需要加強對固定資產檔案的管理，更加全面細致的記錄資產從購置、驗收調試、入庫到使用，調撥等信息，確保單位更為準確的掌握資產總量，實現資產的優化配置。從而，在很大程度上保障了資產管理的持續性、可追溯性、安全性，增強資產的利用率。

1 固定資產檔案管理存在的問題

1）文件材料不夠齊全。很多單位所購置的儀器和設備，沒有注意在資產購置開箱驗收后收集的原始資料，使用過程中沒有將維護記錄、檢測報告等文件材料及時的收集歸檔，造成固定資產檔案管理過于凌亂，嚴重影響了管理工作的效率。同時，部分單位所形成的固定資產文件材料，不夠完整，甚至一些基建工程，在施工階段的文件材料歸檔就不齊全，在之后進行的資產沒有更改，無法真實正確的反映在竣工圖上[1]。另外，有的單位后續跟蹤管理力度不夠，對歸檔后的固定資產檔案資料，沒有及時更新記錄。

2）無檔可查。在一些單位對資產進行校對時，經常會出現無檔可查的現象。比如，對于賬上有的資產，而清查時沒有檔案無法追根溯源;或者一些零碎的檔案，分散在各個門類文書檔案中，難以查到資產流向等信息。而對于賬上沒有的資產，在清查時出現的資產，也不能確定資產的來源、使用情況等，有時只能全憑工作人員的口述進行界定。

3）檔案不完整。由于一些單位的固定資產在登記時，比較粗略模糊，對類別沒有細分，導致檔案資料參考的價值較低，比如，對于桌椅類的資產，只是記錄了數量，沒有登記資產的規格、型號、使用部分等關鍵信息，導致很多固定資產無法進行全面的清查。尤其是公共設備等耗損性較強，且移動方便的資產，更是去向不明。更甚者沒有建立固定資產卡片，造成檔案缺失或不完整。

2 固定資產檔案管理問題的成因

1）檔案管理意識欠缺。對于固定資產檔案管理者來說，相對缺乏檔案管理的相關知識。尤其在管理過程中，經常會容易遺漏重要的文件材料。比如，資產保管人員，認為只要是資產，相關的文件材料應與資產一起放在資產使用科室保存或由資產管理部門保存，對資產進出倉庫的登記不夠嚴謹，有些資產甚至沒有登記，就直接入庫，導致難以形成原始材料[2]。因此，資產管理者無法根據資產的生命周期，以及資產申購部門進行記錄，造成資產賬目登記不齊全，或者登記錯誤的情況出現。

2）不了解管理流程。資產管理者經常將資產的相關文件材料直接交給檔案管理員，但由于檔案員對資產管理等相關情況不夠了解，無法進行材料的鑒別，更不熟悉資產管理的流程，造成檔案資料的不完整。同時，大部分單位進行資產管理時，主要是依據上級部門資產制度，對本單位的資產管理規定較少或不規范，導致相關人員的工作不到位，從而造成了資產的流失，沒有依據進行清查。

3 加強固定資產檔案管理的有效措施

1）建立檔案管理制度。固定資產涉及的范圍較廣，包括了辦公用房、專用設備等，且使用的年限也較長，使得固定資產檔案管理工作相對復雜繁瑣，管理難度也隨之增大。因此，要圍繞資產生命周期，來增強檔案管理的質量和工作效率。所以，單位要建立健全的固定資產管理制度，與檔案管理互相促進[3]。首先，根據國家、省級部門固定資產管理政策，結合單位資產管理與清查的實際情況，及時擬定或者修改適合單位操作的固定資產管理規定，確保固定資產管理能夠有章可循，逐漸形成準確可靠的資產資料。其次，需要完善固定資產的檔案管理體系，明確歸檔的范圍、保管期限等一些內容，嚴格執行歸檔材料的收集標準，按照各類檔案的分類方法和原則，進行有效的整理。對收集不完整的資產材料，及時的補充保障歸檔文件材料的完整性。逐步固定資產專題目錄，方便查閱，促使固定資產檔案管理工作走向科學化。

3）加強檔案價值的鑒別。檔案管理工作的基本前提是對文件材料的收集和鑒別?？梢哉f，鑒別是保證檔案材料歸檔質量的重要途徑，所以要加強對檔案材料價值的鑒別工作，實施動態的跟蹤管理，尤其在資產的購置、驗收和入賬時，要做到信息記錄的準確、清晰和規范。并且，嚴格根據資產流動的實際，對資產賬目進行更新，將資產調撥單、轉移單、故障維修記錄單等信息，作為重要的檔案資料統一保存，確保資產檔案的完整[4]。同時，對于收集好的檔案材料，要進行真偽和價值的有效鑒定，審查材料形成的手續，并對不符合要求的材料，采取及時的處理。另外，當清查資產等重點工作時，需要對每一條的資產數據進行登記，將原始記錄性強，具有一定的考查價值材料檔案化。而且要對一些不規范的資產材料，進行及時的查缺補漏，重新整理。從而保障檔案文件的真實和可靠，實現長期有效性的保留，并能夠作為依據和證據。

4）建設信息化檔案管理。在網絡信息化的發展階段，電子文件的法律和憑證作用還尚未取代紙質文件的地位。根據相關要求和規定，需要導出資產卡片等電子版數據，建設信息化的檔案管理，對相同版本的紙質文件進行統一的歸檔，包括預算、審批、出庫，以及報廢等相關文件材料，將其全部數字化的處理，并自動生成電子檔案，來方便對檔案資料的查閱和保存。

固定資產檔案管理的一項極為重要的工作，所以要應按照檔案信息化建設標準安裝防火墻等安全措施，并及時備份檔案信息。從檔案的提取、整理，到數據的錄入、校對等環節，都應由專門人員全權負責，同時要對每次出入庫的檔案數量、時間等詳細內容進行記載，來保障檔案在掃描過程中的保密性。檔案管理人員和相關工作人員應遵守職業操守和職業道德，確保相關資產檔案信息的安全和保密。另外，各級的行政事業單位，也要對固定資產檔案管理工作的監督落到實處，并對實際的運行情況展開合理的考核，促進歸檔質量和利用價值的提升。

4 結束語

綜上所述，加強固定資產檔案管理，能夠有效的保障檔案材料的完整性和安全性，為單位提供更為真實可靠的信息依據。因此，可以說固定資產檔案是一項范圍較廣，且系統性較強的管理工作，也是企業或事業單位的寶貴財富。所以，對固定資產檔案的有效管理和保存，讓單位更為準確的掌握資產總量，實現資產的優化配置，增強資產的利用率。從而，將固定資產檔案的價值完整的體現，逐漸形成準確可靠的資產資料，促使固定資產檔案管理工作走向科學化，在很大程度上防止了資產的流失，推動單位的更好發展。

參考文獻

[1]甘輝.強化固定資產檔案管理提升歸檔質量[J].辦公室業務，2017（6）：125-125.

[2]徐隨峰.固定資產投資項目檔案管理工作的思考[J].機電兵船檔案，2017（4）：64-66.

[3]劇燕飛.行政事業單位固定資產管理強化措施探討[J].行政事業資產與財務，2017（10）：9-10.

[4]李婧.關于固定資產管理與財務檔案管理的研究[J].今日財富，2017（16）：117-117.