事業單位電子檔案管理的現狀及完善

云麗娟

摘 要：電子檔案管理是事業單位管理工作的重要組成部分，對單位發展具有非常重要的作用，但事業單位應用電子檔案的時間較短，在管理制度、資金投入、隊伍建設等方面還存在較多問題，對開展電子檔案管理工作造成了一定影響和制約。基于此，本文分析了電子檔案的優勢，指出了事業單位電子檔案管理存在的問題，進而提出了幾點完善策略，希望能為提升事業單位電子檔案管理工作水平提供有益借鑒和參考。

關鍵詞：事業單位;電子檔案;管理策略

近年來，事業單位的信息化建設取得了顯著成果，在檔案管理方面實現了由傳統紙質檔案向電子檔案的轉型和發展。相較于傳統的紙質檔案管理模式，電子檔案管理具有便捷、高效的特點，有利于提高檔案管理工作的科學化、規范化水平，更好地發揮檔案信息的服務作用。因此，積極研究事業單位電子檔案管理的現狀及完善策略，具有重要現實意義。

1 電子檔案的優勢

一是降低檔案管理人員的勞動強度，提升檔案管理工作效率。電子檔案使檔案管理人員從枯燥乏味的手工建檔工作中解脫出來，直接利用計算機管理檔案，變以往的“按卷歸檔、集中立卷”為“按件歸檔、整理立卷”，與此同時，還能利用計算機方便快捷地補充遺漏內容，實現查缺補漏，這就大大減小了檔案管理的工作量，使檔案管理人員能夠將主要精力用于檔案編研或對檔案資源的二次開發上，有利于提升檔案管理的整體業務水平。二是提高檔案管理的保密性。在傳統的紙質檔案管理模式下，工作人員需要為查閱者提供整卷檔案，不符合檔案保密性要求，而電子檔案可以實現按需查閱或調檔，大大減小了檔案信息泄密的風險。

2 事業單位電子檔案管理的現狀

1）相關制度不完善。我國事業單位電子檔案管理普遍存在檔案管理制度不健全的現象。部分事業單位的領導認為檔案管理不能產生直接效益，不重視電子檔案管理工作，疏于對電子檔案管理有關制度的建設，也沒有明確管理人員的具體工作內容或職責，導致檔案管理無章可循，檔案管理人員在工作過程中缺乏明確的標準、流程和方法，也沒有明確的工作任務和目標，嚴重影響了電子檔案管理的質量和效率。

2）檔案安全問題。事業單位電子檔案記錄了單位發展過程中的一些重要機密信息，具有較高的保密性要求，倘若出現信息泄露問題，不但會影響單位自身發展，還有可能危及國家安全和社會穩定。電子檔案管理是一柄雙刃劍，其在提高檔案管理效率、規范檔案管理流程的同時，也使檔案管理面臨著黑客、病毒等威脅。事業單位的電子檔案管理工作涉及檔案收集、傳輸、保管等活動，其中大部分檔案活動需要在計算機網絡環境下進行，雖然事業單位的電子檔案管理系統普遍安裝了防火墻，但依然不可避免地存在各種各樣的漏洞，這給不法分子利用非正常手段入侵檔案系統提供了可乘之機。特別是隨著信息技術的不斷發展，黑客技術也在不斷更新，網絡攻擊的手段和方式層出不窮，對電子檔案的安全造成了巨大威脅。

3）管理投入不足。電子檔案管理工作需要現代化技術和設備的支持，如核心機房、網絡應用系統、數字室采集系統等，而受領導缺乏重視、財政經費不足等因素的限制，很多事業單位沒有投入足夠資金用于檔案管理信息化建設，導致單位的檔案管理設備陳舊、落后，部分單位甚至還在使用盜版軟件和系統，極大地增加了電子檔案管理的風險。

4）隊伍建設滯后。電子檔案管理人員是檔案管理工作的實施者，其綜合素質高低直接影響著單位電子檔案管理工作的水平和質量。但就目前而言，事業單位電子檔案管理工作普遍存在檔案管理人員綜合素質低下的問題，例如，部分事業單位的電子檔案管理人員沒有接受過系統的職業培訓，缺乏熟練操作電子檔案管理系統的能力，在工作過程中經常出現操作失誤的現象;部分事業單位的單子檔案管理人員缺乏良好的職業態度和責任心，工作敷衍了事，自我約束能力不強，沒能很好地履行自己的工作責任和義務。

3 事業單位電子檔案管理的完善

1）完善檔案制度。針對當前事業單位電子檔案管理工作存在的問題，首先要著手建立健全電子檔案管理制度，通過制度形式明確界定檔案管理人員的工作責任與義務，為開展電子檔案管理提供標準和依據，促進電子檔案管理工作的規范化、體系化發展。電子檔案管理制度應對電子檔案的制作、審核、傳遞、歸檔、收集、整理、保存等環節進行明確說明，詳細確定相應的工作準則與要求，為規范有序開展電子檔案管理工作提供保證。此外，還應建立健全有關監督機制，對檔案管理人員的工作進行監督和約束，確保有關人員嚴格依據規章制度開展電子檔案管理工作。

2）強化安全管理。電子檔案管理工作中的風險是客觀存在的，但事業單位可以采取一定的風險規避措施，盡可能降低風險發生的概率，減少風險造成的損失。首先，事業單位要引進先進的電子檔案管理系統，使用正版殺毒軟件，并定期對系統軟件進行升級，增強抵御黑客或病毒攻擊的能力。其次，事業單位應制定必要的數據保護策略，如采取數據加密、身份驗證、寫保護、雙重備份等措施，減小檔案數據被不法分子竊取、篡改或破壞的風險。再次，事業單位應制定專機專用制度，對重要檔案內容進行嚴格保密和監控，尤其是對于絕密檔案要嚴格限制使用時間及范圍，并設置相應的訪問權限，防止檔案中的私密內容外流。

3）加大資金投入。電子檔案管理工作的平穩運轉離不開高質量的檔案管理軟硬件設施，因此，事業單位要積極爭取當地政府的財政支持，加大在檔案信息化方面的資金投入力度，引進技術成熟、性能穩定的數字化檔案管理設備，如計算機、掃描儀、刻錄機等，同時配備正版、先進的檔案管理系統和軟件，改善電子檔案管理的軟硬件環境。有條件的單位可以結合自身工作實際，研發與本單位業務工作相配套的電子檔案管理系統，實現對電子檔案的標準化、一體化管理。

4）加快人員培訓。首先，事業單位應高度重視對管理人員的培養工作，定期或不定期地組織檔案管理人員參加各種形式的繼續教育活動，不斷學習先進的檔案管理理念和知識，掌握檔案數字化的標準、規范和基本操作技能，逐漸提升檔案管理人員的專業技術水平。其次，事業單位要加強對檔案管理人員的職業道德教育，端正檔案管理人員的工作態度，增強檔案管理人員的責任意識，使之嚴格依據《檔案法》、《保密法》等法律法規及規章制度開展電子檔案管理工作，促進事業單位對電子檔案管理工作的規范有序開展。

4 結語

綜上所述，本文以電子檔案的優勢及事業單位電子檔案管理的現狀為切入點，從完善檔案制度、強化安全管理、加大資金投入、加快人員培訓等方面，詳細論述了事業單位完善電子檔案管理的策略，多角度入手，旨在提升事業單位電子檔案管理水平，更好地發揮檔案服務單位發展的積極作用。

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