銀行檔案管理的成本控制方案

卞龍才

摘 要：檔案管理是銀行內部管理的一個重要方面。在過去，由于我們常常忽視了銀行檔案管理當中的成本控制，所以導致了管理成本偏高，引起了較大程度的浪費。為此，我們需要在今后的工作當中加強成本控制，在確保管理收益的前提下盡可能減少管理成本。尤其是在信息化手段已經高度普及的今天，給成本控制方式帶來了有效的革新。對此我們也要以此為突破口，努力做好銀行檔案管理當中的成本控制。下面，我們就針對這方面的課題進行討論。

關鍵詞：銀行;檔案管理;信息化管理;成本控制;方案

1 引言

如今，銀行檔案管理的水平已經有了較大提升，但是在實際應用中也面臨著很多新問題[1]。新時期的銀行業，不僅要提升銀行的工作質量，還要在降低管理成本，加強成本控制上面入手。尤其是今年，由于社會經濟狀況整體不景氣，因此減少成本開支更是非常重要的。

那么，如何才能夠有效地控制銀行檔案管理的成本？具體我們可以從轉變管理理念、完善管理機制以及改善信息化管理手段等角度入手。以下我們就具體討論。

2 銀行檔案管理的主要成本開支淺析

銀行檔案管理的成本控制，分別廣義與狹義兩方面的概念。其中，前者指的是日常的成本控制，也就是銀行給予相關的標準，采取一定的手段，將檔案管理的成本開展必要的計量、監督、指導與修正等。而后者則是在前者的基礎上，還包含了事前成本控制。

金融體制改革及信息技術的發展，給銀行檔案管理工作的管理及開發利用帶來了新的機遇與挑戰[2]。從目前銀行檔案管理的狀況來看，其主要成本開支體現為下列方面：

1）人力成本。銀行為了有效地執行檔案管理，必然要建立一支檔案管理方面的人員隊伍。因此在這方面必然要承擔相應的成本開支，如工資成本等。

2）設施和物料成本。如今，大部分銀行都實現了信息化管理。因此在其檔案管理上面一般也是通過計算機網絡來開展整理、維護等。所以在這方面自然就要承擔一部分的成本開支。不僅包括計算機和網絡設施的采購開支，而且也包括后期維護方面的開支。此外，在購進檔案管理軟件及平時所需的紙張等上面，同樣需要承擔一定的

成本。

3）管理場地及管理流程方面的成本。由于銀行檔案管理是一個比較龐大的系統，所以需要比較大的管理場地，需承擔較多的場地成本。此外，在檔案管理流程當中，也需要一定的成本投入。

3 現階段銀行檔案管理當中的主要問題

由于銀行檔案管理是個比較環環相扣的系統，也需要不同的流程互相配合。而一些銀行在平時往往只注重業務建設，對于檔案管理方面缺乏重視，平時也不注重這方面的建設，這就導致了一系列的問題，造成不必要的成本浪費。這些問題主要體現在如下方面：

1）缺乏成本管理方面的理念及思路。一些銀行的管理層對于檔案管理成本控制方面缺乏足夠的重視，覺得成本控制不過是銀行工作當中的“附屬品”，并不能直接給銀行帶來多少直接的收益。因此在日常的工作當中往往比較忽略這一塊，檔案管理人員的成本控制意識普遍欠缺，也沒能形成具體可行的檔案管理思路。

2）人力資源成本的浪費。目前，一些銀行在檔案管理的人力資源成本方面出現浪費的狀況。主要原因在于人浮于事，冗員過多，這就無形當中增加了不必要的工資成本。此外，還有一些檔案管理人員由于不熟悉信息化檔案管理的手段，特別是當系統出現故障時，往往不知如何檢修，銀行不得不花錢請專門的人員來進行檢修。這樣又會導致成本的增加。

3）檔案信息化管理系統的質量較差導致檢修成本增加。現在，一些銀行的檔案信息化管理系統由于質量不過關，使用質量較差，就會導致檢修成本增加。比如，有的銀行的檔案信息化管理系統故障率較高，在使用的過程當中不僅容易因反復維修而增加成本，還容易給正常的檔案管理工作帶來影響。還有的銀行的檔案信息化管理系統甚至因質量不過關而縮短使用壽命。這樣，就會增加設備更新方面的成本。這主要是同經費緊缺以及不注意設備建設等原因相關的。

4）檔案保管及利用兩方面匹配度較差。這會給銀行財務資源的正常配置帶來不利影響，也會使銀行檔案管理的成本增加。具體體現為電子檔案管理系統沒有得到充分利用，而紙質檔案占有的比例仍然過大。本來，銀行檔案管理的主要目的有兩方面：一方面在于維護銀行的正當權益，另一方面在于便于銀行內部和外部進行查詢。隨著信息化管理手段的不斷普及，根據最新的法律法規。除了關乎到債務債權關系的檔案資料仍然需要保留紙質檔案之外，其他的檔案資料都完全可以進行電子歸檔。這樣給管理、查閱尤其是異地共享等方面都帶來了便利。然而受制于一些比較滯后的管理制度，以及出于一些銀行的技術水平仍然較為落后等原因，不少銀行普及存在著電子檔案的比例不足而紙質檔案比例較大的問題。特別隨著時代的發展，紙質檔案的數量也在迅速增長。這就給庫房的成本產生了增加的因素。不僅平時的管理成本會有所增加，而且當紙質檔案的數量過多而庫房的庫存量不能滿足需要時，不得不花錢擴建庫房。這樣就造成庫房方面的成本被進一步增加。由于檔案庫房的建設費用乃低彈性費用，一旦出現迅速提高的狀況，則對于銀行的長遠發展來說是一個很大的拖累因素。

4 銀行檔案管理的主要成本控制措施

為了有效地控制銀行檔案管理當中的成本，我們需要在下列方面多加注意：

1）對檔案管理的成本控制加強重視。作為銀行管理層來說，平時就要對于檔案管理方面加強重視。要意識到檔案管理并不僅僅是銀行日常運作當中的“配件”，它更是直接服務于銀行的整體運轉的。而檔案管理方面的成本控制，又直接影響到銀行整體上的成本控制。所以，銀行在平時一定要隨著根據運營當中的具體狀況和需要，不斷地對于檔案管理的成本控制方案進行研討，并及時地作出調整，盡量把檔案管理方面的成本壓縮到最小限度。

2）減少人力資源方面的成本。作為銀行的檔案管理機構來說，一定要力求避免冗員過多，人浮于事方面的弊端。人員配置要做到少而精的原則。對于那些不能勝任工作的人員，要及時對其調整崗位。特別是要加強工作人員在信息化管理方面的培訓。這樣一旦系統發生故障可以自行解決，減少了成本開支。

3）加強設備采購方面的把關和設備的日常維護。銀行在采購檔案信息化管理系統時，一定要注意加強質量控制，把好質量關，避免采購質量不合格的產品。在平時也要注意做好日常維護，減少故障的發生率，減少故障檢修方面的成本。

4）改善檔案保管利用的匹配度。應充分利用信息技術手段，盡可能地用電子替代紙質歸檔，以減少紙質檔案對庫房需求的壓力。同時，要加強對會計相關系統的維護和保障，適應電子數據的持續增長，及時進行擴容和優化，支持遠程查詢，保證響應速度。隨著紙質檔案的查詢頻率大大降低，則應該根據實際情況對紙質檔案實行適度的分類集中管理，通過集約化有效降低成本。永久保管的檔案可考慮實行大集中，建設較高標準的庫房進行管理。

5 結束語

做好銀行檔案管理當中的成本控制，對于減少銀行整體上的日常成本支出來說，是必不可少的一個組成部分。對此我們需要做到的是：及時地轉變理念和思路，做好人員配置方面的優化，加強對于設備方面的把關與建設，提高對于電子檔案方面的利用率等。

參考文獻

[1]許雯君.基于財務共享模式的電子會計檔案管理研究[J].商場現代化，2020，1（30）：101-102.

[2]李斐.基于文獻計量的我國銀行檔案管理研究述評[J].蘭臺世界，2019，12（6）：90-91.