事業單位檔案整理標準化工作初步研究

摘 要：切實落實《統計法》、《機關檔案管理規定》，根據《全國檔案事業統計調查制度》要求填報數據，檔案整理必須標準化，本文分析提出了解決措施。

關鍵詞：事業單位;檔案;整理;標準化;研究

1 目前檔案整理中的主要問題

1）檔案規標落實不夠，制度不及時更新，整理不規范。檔案種類繁多，有文書、科技、會計等類，在移交整理中，移交表單和目錄形式多樣，有手寫的，有Word版本的，有沒提供目錄的，也有大流水的，連用電子表格的都不多，想統計整理一下具體數字，感覺比較難，因為有的根本就沒有目錄、或頁數統計。涉及檔案的法規標準達數百種，沒有深入理解和實踐、編研很難融會貫通。如《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定（國檔發〔2006〕8號令）》雖發布多年，但仍有同志不能熟練對照要求收集整理。一些單位、部門檔案職責不明確，雖制定了檔案分類管理辦法，確定檔案的收集內容和保存年限，但是卻沒有及時修訂。

2）收集整理中電子文檔易被忽視。傳統的文書等檔案管理規定中對電子檔案強調不足，且涉及技術，電子文檔易被忽視，容易出問題。一是命名不規范：文件名和標題不一致或者不完全一致更甚者是完全不一致。在查找確認和后期利用的過程中會非常麻煩，因為無法順利對應。二是漏歸檔或者不主動歸檔：如軟件源代碼、郵件、音視頻、照片等，有的單位OA系統用得好，卻忽視了電子文檔也需要歸檔。

3）兼職檔案員缺專業培訓，專業人員少。檔案管理人員很多是兼職，由于業務繁重人員少、很難離開工作崗位、缺少專項經費等原因，很少能有機會參加培訓，因此對檔案法規標準的掌握程度不夠全面，如何實踐缺少專業指導。

2018年全國各級檔案行政部門和綜合檔案館專職人員中，具有博碩和研究生班研究生檔案專業程度的630人，占總人數1.4%;具有本科大中專及職業高中檔案專業程度7511人，占總人數16.2%。從數據看，即使在專業檔案機構，具有檔案專業程度的人數都比較少，基層和兼職檔案員更不用說。

2 檔案整理標準化的必要性和依據

1）檔案整理標準化是落實《統計法》《全國檔案事業統計調查制度》的基本保證。2019年1月31日，國家檔案局通知，《全國檔案事業統計調查制度》已于2019年1月16日經國家統計行政管理部門批準實施，并在官網公布。根據《統計法》制定，第七條：國家機關、企業事業單位等統計調查對象，必須依照本法和國家有關規定，真實、準確、完整、及時地提供統計調查所需的資料。所以我們必須根據法律要求填報數據，但只有根據標準化整理的數據，才能夠準確填報和方便統計。

2）《機關檔案管理規定》是檔案整理標準化的基本依據。2018年10月11日國家檔案局13號令發布《機關檔案管理規定》（簡稱規定），對檔案整理等各方面做了具體規定，便于標準化操作，可選用為基本依據。 《規定》具有三個特點。一是普適性。事業單位等可參照執行。二是實用性。梳理借鑒數十個機關檔案工作參照的標準規范，對門類劃分，形成收集、整理歸檔、統計移交等詳細規定。三是創新性。

3 對策措施

1）明確歸檔文件類型，對標整理依據。《規定》第四章明確了機關檔案的門類和管理要求，提出了檔案從形成到移交整個管理流程的各項要求，而第二十三條則說明類型。在實際應用中，機關常用文書類型包括收、發文、簽報、合同、紀要等，具體還可按業務、黨群區分，按照文書檔案分類和保管期限表整理;會計檔案按會計檔案管理辦法整理;基建項目參照《建設項目檔案管理規范》整理;電子文件則參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等。選用依據不出錯，這樣才能符合規范的基本要求。

2）用電子表格制作標準化案卷目錄和卷內目錄。為方便檔案統計，可用電子表格統一設計案卷目錄，表頭包括標題、盒厚度、保管年限等，使用統計函數SUM、COUNTA，如圖一。卷內目錄可參照制作，最后匯總。本模板每頁標準行數為15行，為方便察看，僅保留了6行，G9中可輸入求和公式=SUM（G4：G8）統計案卷總頁數。設制作卷內目錄01表為30行，如序號1件數中可輸入公式=COUNTA（'01'！$D$4：$D$32），頁數中可輸入公式='01'！F33（F33為卷內目錄1匯總數所在列格）， 卷內目錄01表統計頁數時可使用求和函數SUM統計，該匯總單元格可輸入=SUM（F4：F32），其中F為頁數所在列。

標準化既為組卷統計奠定基礎，也便于查遺補缺。需做到目錄編制準確，提供附加信息，備注問題，如是否復印件、含附件等。

檔案統計必須建立在統一組卷編目的基礎上，否則不易統計。

3）學會編制檔號。根據《規定》第三十三條，機關檔案應逐卷或逐件編制檔號。為合理區分文件，要學會編制檔號。檔號應指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等基本屬性，結構符合《檔號編制規則》、《歸檔文件整理規則》和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。并規定了一、二級門類代碼的設置辦法。如檔號暫時無法確定，可以先編識別號，如XX（單位簡稱）-2020-WS·HT（分類）-001-001格式，表示某單位2020年形成的文書合同類第一盒第一件，正式移交后再調整檔號。

4）加強電子文件規范管理。要解決電子文件管理，應根據《規定》建立專門制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中職責與分工工作。根據《規定》，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。因此要建立制度約束保證相關電子文檔同步歸檔，規范文件命名，規范收集整理方式，責任明確到人，科學整合檔案信息資源。

5）加強兼職檔案員隊伍建設。基層一般是兼職檔案員，由于跨部門，人員配備、知識結構、投入精力等方面復雜程度不一。提升檔案管理水平，人是最根本的要素，沒有人員落實，一切都是空話。

根據國家規定，檔案人員繼續教育每年累計應當不少于90學時。要推動兼職檔案員向專業化發展，建議多安排人員培訓，參加相應檔案管理知識和信息技術技能訓練。使大家知道如何收集、善于整理。

參考文獻

[1]國家檔案局，2018年10月23日，第13號令《機關檔案管理規定》

[2]夏冰.淺談政府項目采購中的檔案管理與內部控制[C].2016年9月1日，第九次華北地區檔案學會學術研討會論文集.

[3]丁德勝，信玉紅.機關檔案的整理與歸檔[J].中國檔案，2019（7）：36-37.

作者簡介

夏冰（1973-），漢族，館員/工程師，研究方向：檔案管理、信息化等。