就館藏資源淺談檔案工作者的責任

牛建軍

摘 要：檔案資源內涵豐富，檔案工作者要在檔案收集、整理、借閱等的同時，深入到檔案庫房中，了解館藏資源，進行再次梳理整合，深層次開發利用，發揮檔案的價值

關鍵詞：檔案資源;開發;利用

館藏是檔案館各類檔案、文件、藏品的總稱。這個詞語對我們檔案工作者應該是最熟悉、最了解的，可是靜心細想，捫心自問我們真正了解它、熟悉它嗎？它不僅僅是一個檔案專用名詞，它涵蓋了一個檔案館（室）所有的內容，更隱藏著無窮無盡的深層內涵。對于每一個檔案工作者它都是一份天賜的寶藏。我亦是在一次偶爾的查借閱過程中才驚覺自己的無知與對它的忽視。

事情的經過是這樣的：所整建制搬遷天津辦理黨群關系轉移需借閱一份有關待遇問題的文件，政工處來人也說不清是哪一年的什么文件，打電話詢問相關的老領導，根據回憶時間大約是在一九七一年左右，我們翻閱了前后五六年的文書檔案，都沒有找到需要的文件。后來又繼續往后推，終于在一九八〇年的一份文件中找到了一些線索，后根據這一線索從上級部門復印了這份文件，辦理了所黨群關系的轉移。

我從本單位檔案室建立之初就從事檔案工作，而且對自己負責的幾個門類檔案從一開始就介入了，自認為對它們非常了解。正是通過這次查檔我才真正發現我們檔案人員只是在管檔案，每天忙于檔案的收集、整理、著錄、借閱等管理工作，從來沒有真正全面、深入地了解過這些館藏檔案 。

我所是建所幾十年的老單位，一九八七年為了適應發展的需要進行了搬遷，大部分主體搬遷到了山東煙臺，檔案也隨之搬走。一九九八年我所檔案考評定級時文書檔案是從一九八七年以后開始建立的，為了檔案全宗的完整性和所史的延續性，所領導研究決定：將煙臺搬遷走的文書檔案全部復印歸檔，建立一個完整的全宗。鑒于當時的條件和時間的緊迫，這部分檔案是很多人按復印順序直接裝訂整理后裝盒上架的。由于煙臺搬遷后人員大量分流，這批檔案查閱的情況極少。所以在后來的管理中并沒有把它放在同等重要的位置上，考評定級后也沒有重新錄入條目、文件電子化，只是把它作為文書檔案補充完整的一部分保存，而恰是這一部分記錄著一個單位的始與根，蘊藏著創業之初的艱辛與輝煌。

這次幾乎是對這部分檔案進行了從頭到尾的徹查，在一份一份仔細翻閱文件的過程中，我發現了很多問題：

1）復印質量差。有些文件字跡模糊不清很難辨認，有的復印件存在重影，有的位置特別靠邊已經在被裝訂遮擋;

2）裝訂錯誤。有的文件不全，文字還沒有結束卻找不到后文，有的文件裝訂是反的，有的頁數沒有連續性根本對不上;

3）卷內目錄和文件不符。目錄上有條目，卷內沒有文件，有的文件在卷內，目錄上卻沒有著錄;

4）這部分檔案全部是手寫目錄，有的頁面復印效果不好很難辨認，一卷檔案無法從目錄上查找文件，只能一份一份翻閱;

5）巻脊與內容不符。從相關的巻脊中根本查不到所需要的文件，所以找文件只能挨著卷一份一份仔細查。

6）分類不清，重點不明。有一些關系到所黨政、土地、建設、教育、人事、生產方面非常重要的文件與其他文件雜放在一起，很容易讓人忽視，不利于它的安全保管。

這么多問題使我陷入了深深地思考，我所檔案室在成立之初，就收藏了全所十個門類檔案，以及各級各類標準、圖書文獻、內部資料、報刊資料。經過十幾年的不斷收藏、積累以及搬遷時的大規模回收歸檔，館藏達到了一個驚人的數量。我是否該真正清理一下自己的庫存檔案。這只是一個文書檔案，其他門類檔案是否也存在這樣的死角;我們只是一個小小的事業單位檔案室，如果是一個大型的檔案館又會有怎樣的陳年舊事，一代一代檔案人這樣延續下去，又會有多少塵封的歷史。檔案館中還有多少被遺忘的、不為人知的收藏。翻閱了這些檔案，才驚嘆于它們歷史價值的厚重。現代化的技術和爆發性的信息量使檔案人員忙于近期檔案的接收整理，百忙中是否也該回過頭來珍視一下手中的這份寶貴資源。

面對這樣的問題我制定了計劃，采取了一系列必要的措施：

1）徹底清理庫存資源。對自己所管門類檔案進行了逐步排查，除這部分文書文件，還有一些整箱封存歸檔的承包單位會計檔案、袋子里裝的很久遠的零散合同、搬遷時財務部門委托檔案室搬運的重要資料，這些都是當時以各種理由臨時收歸檔案室作為資料保存，一直沒有進行整理歸檔上架，堆放在那里與整個檔案庫房顯得格格不入。不再計較這應該是誰的職責，等著別人來做。主動承擔起這份工作，不明白的多想多問，不確定的請人協助，不然它永遠是封存在角落的資料，沒有人會主動想起并為它解開那道枷鎖。有人來查單位幾次集資建房的收據，正好是剛剛整理完上架，印象特別深刻，直接就從架子上抽取了出來，不然他們得在財務處的三個箱子里翻找。

2）針對那部分文書檔案存在的問題，在保持整體性不變的前體下，首先逐份進行校核，甄別內容，排定頁數，重新裝訂;其次對應卷內目錄，做到帳物相符;第三重新錄入卷內目錄，在每卷放入新建立的計算機目錄并建立總賬，以利于今后的查找調用。第四對巻脊與內容不符、分類不清，重點不明的情況，在有計算機總賬的基礎上不再進行大的調卷工作，這些文件利用計算機檢索可以很明確查到所在的卷冊、位置。第五對于散放于各卷的關系到所黨政、土地、建設、教育、人事、生產方面非常重要文件，通過掃描制作成電子版文件，形成一套完整系統的所重大事件文件資料匯總，建立目錄，實現從計算機上直接調用。

3）對一些不確定的資料請相關人員進行鑒定和標注，歸入相應的檔案門類。

4）擴大清查范圍，完成整個檔案室館藏資源的系統清理。

5）在清理館藏資源的基礎上，就每一個門類檔案進行從頭至尾縱深了解，在了解的過程中發現細微、新穎、具有特殊意義的閃光點，同時分析整理出整體的脈絡，做到心中有數。為今后的查借閱、編研和其他檔案的開發利用奠定基礎。

整理這些過去的老檔案，讓我認識到了這些檔案更多的價值。

1）鮮明的時代特色。這批檔案從一九六五年到一九八六年，明顯地體現了中國那一階段的歷史特色，上山下鄉、文化革命、語錄版本，還有當時的大事件，讓你切身感受那份歷史。

2）清晰的身份脈絡。這批文件不僅能反映我所組建、搬遷、建設、生產的清晰脈絡，同時也反映了祖國航天事業的短平快的節奏，當年選址、當年設計、當年施工、當年生產，“四個當年”折射著時代的激情與熱血。

3）認真的精神傳承。一些技術文件都是手工書寫的，工整漂亮的字跡，嚴密的邏輯分析，精準的細節描述，每一樣都讓人發自內心的佩服。

4）高超的技術延續。一些技術文件記錄了所幾次重要的大型技術開發，敏捷的思維、新穎的創意、小巧靈活的應用無不給眾人啟發。

任何付出都會有回報：清查檔案庫房資源的同時加深了對庫房資源的了解，對所的發展歷史更加清晰明了;在各門類檔案中都發現了一些很好的項目可以作為編研課題向縱深挖掘，這對今后開展檔案編研、更好地開發檔案的價值具有重大的意義;對館藏資源深刻入微的了解也為今后的提供利用儲備豐富的線索與經驗。

了解館藏資源、開發館藏資源、豐富館藏資源這應該是一條富有生機的脈絡。我們只是一個單位的小小檔案室，與地方檔案館和社會大型檔案館還有很大的差距，我們面對的解決的是內部存在的問題，大家需要面對的問題和技術難度會更多、更大、更艱巨，無論有什么樣的困難，只要開始了并且一直堅持下去終會有圓滿的結果。每一個檔案工作者，在檔案管理工作的同時，一定要深入地了解館藏資源，不僅要做一名檔案管理者，更要做一個檔案明白人，真正了解檔案、理解檔案、整合檔案資源，深層次地開發檔案的文化價值，擔起檔案人的責任。