信息化時代醫院檔案管理工作的創新思路

丁其昌

摘 要：醫院檔案涵蓋業務檔案、科研檔案、病歷檔案等多種類型，傳統的檔案管理模式需要耗費大量的時間與人力資源，不僅工作效率低，而且檔案利用率也受到限制。近年來，隨著計算機、互聯網、大數據等信息技術的迅猛發展，醫院檔案管理逐步建立了一套科學完善的信息化管理體系，借助于信息技術的智能分析與處理功能，醫院檔案利用率得到大幅提升，為醫院各項工作的順利開展提供了重要的參考依據。因此，本文將圍繞醫院檔案信息化管理的必要性以及管理創新思路展開論述。

關鍵詞：信息化;醫院檔案;應用優勢;創新思路

信息化時代的到來，為社會各領域提供了強大的技術支撐，尤其對醫院檔案管理工作來說，每天將產生大量的數據信息資料，自檔案信息管理系統建立以來，依托于計算機與大數據技術，檔案資料收集、匯總、建檔、查詢、借閱、保管等工作均實現了智能化管理，既減少了人力資源成本，提升了工作效率，同時，對促進醫院的健康可持續發展也做出了積極貢獻。

1 醫院檔案信息化管理的必要性分析

1.1 減少人力資源成本

與其它行業相比，醫院檔案資源較為豐富，涉及的內容較為繁瑣，而且每天將大量的文件、報告、信息、數據，這就給檔案管理工作增加了難度。過去，在檔案收集、建檔、管理方面，需要大量的人力資源，才能完成工作任務，不僅造成了資源浪費，也給醫院增加了額外的經濟負擔。信息化時代背景下，大量的紙質檔案轉變為易于傳輸、易于分享的電子檔案，檔案需求人員只需要通過互聯網或者內部局域網便可以隨時調取相關檔案內容，既節省了人力資源與低值易耗品，同時，也減少了投入成本，間接為醫院創造了經濟效益。

1.2 提高檔案利用率

不同密級的檔案，保存的時間也有所不同，對于一些參考價值高或者對臨床診斷具有重要指導意義的檔案，則需要永久保存，但是，由于過去的紙質檔案在保管期間極易發生丟失、受潮、損害等現象，這就給各項工作的順暢銜接帶來了諸多困擾。另外，在檔案查詢時，需要逐一核對每一個檔案柜，不僅耗費了大量時間，而且也影響了工作進程。在信息化時代背景下，則有效避免了這種情況的發生，檔案借閱人員只需要登錄檔案信息系統，在智能檢索框內輸入所要查詢的檔案名稱，便可以迅速獲取相關的檔案資源，檔案的利用價值也得到切實體現[1]。

1.3 檔案存儲空間海量化

傳統的紙質檔案管理模式，需要占用大量的存儲空間，而對于經營規模較小的醫院來說，用于存儲檔案的空間相對較少，以至于經常發生檔案丟失的情況。自檔案信息管理系統建立以來，大量的紙質檔案轉變成為計算機系統可識別的圖片格式或者電子文檔格式，經過信息技術的壓縮處理，這些檔案被統一存儲在海量數據庫當中，這就節省了大量的存儲空間，同時，也延長了檔案資源的保存時限。

2 醫院檔案信息化管理存在的問題

2.1 管理軟件的應用標準不統一

目前，檔案信息管理軟件市場魚龍混雜，各種類型的管理軟件層出不窮，這就導致一個地區的多家醫療衛生機構使用了不同版本的管理軟件，而這些軟件的功能各不相同，因此，給檔案管理工作也增加了難度。工作人員在收集、匯總檔案資源時，工作效率也存在較大差異，這就給醫院的經營發展帶來了諸多不利影響。

2.2 系統存在安全隱患

由于檔案信息管理系統接入內部局域網或者互聯網，檔案資源完全處于網絡共享環境當中，因此，檔案數據庫極易受到網絡病毒的侵害或者網絡黑客的攻擊，而產生數據丟失現象，給醫院帶來巨大損失。另外，由于檔案管理人員操作技能不嫻熟，或者檔案信息管理系統的登錄端未采取加密登錄驗證措施，外來人員可以隨意登錄系統，導致檔案信息泄露。

2.3 專業技術水平有待提升

檔案信息管理系統涉及計算機技術、互聯網技術、大數據技術等高尖端技術類型，雖然多數檔案管理人員已經熟練掌握了計算機操作技能，但是，對檔案信息管理系統的功能性認知少之又少，以至于在實際工作當中，經常出現檔案資料錄入錯誤的情況，這不僅影響了工作進度，而且也給檔案需求部門設置了一道障礙。

3 信息化時代背景下醫院檔案管理工作的創新思路

3.1 加大資金投入，統一應用軟件

醫院檔案信息化管理需要大量的硬件設施，比如計算機、打印機、掃描儀、數碼設備、等，因此，醫院管理層領導應當制訂一個科學合理的資金投入計劃，建立檔案信息管理系統建設的專項資金，并指派專人對資金的使用情況進行全程監督，確保每一分錢都能夠花在刀刃上。另外，為了提高檔案管理工作效率，醫院檔案管理部門應當對應用軟件市場進行調研和考查，并購買最具權威、功能性穩定的應用軟件，以統一檔案信息系統標準，以促進檔案管理工作績效的提升。

3.2 樹立服務意識，創新工作模式

與其它行業相比，醫院屬于社會公益服務機構，因此，醫院檔案管理部門應當始終秉承“患者至上”的經營理念，在實際工作當中樹立高度的主人翁責任意識與服務意識，在實際工作當中，充分發揮檔案信息管理系統的優勢，建立一個完善的檔案數據庫，為廣大患者提供重要的檔案信息參考。此外，管理人員在工作模式應當不斷予以優化和創新，在收集檔案資料時，利用大數據技術的分析篩選功能，提取出具有實際應用價值的檔案信息，以提高檔案利用率[2]。

3.3 樹立安全意識，做好保密工作

基于對醫院檔案資源的特殊性考慮，檔案管理人員應當始終將檔案的安全管理工作放在首要位置，在檔案信息管理系統的登錄端設置密碼驗證，或者采取指紋登錄、刷臉登錄的方法，來保障系統的安全性。為了防止網絡病毒的侵害與網絡黑客攻擊，檔案管理人員應當樹立高度的安全防范意識，對檔案共享資源進行實時監控，如果發現檔案資源被竊取，應當及時關閉網絡傳輸通道。另外，管理人員應當與系統維護人員應當共同制訂一個科學有效的檔案信息管理系統安全防范機制，對違反相關制度的個人應當嚴肅處理。

3.4 健全培訓體系，提升綜合素養

信息化時代背景下，醫院檔案管理也開創了嶄新的管理格局，紙質檔案管理模式已經成為過去時，取而代之的電子檔案已經在實際工作當中被廣泛使用。因此，檔案管理人員也應當秉持與時俱進的態度，不斷對新知識、新技術、新本領進行鉆研和學習。醫院人力資源管理部門應當根據檔案管理崗位的職責權限與分工，建立一套科學完善的內部培訓機制，將計算機技術、互聯網技術、大數據技術、系統操作技能、個人職業素養等內容納入培訓體系當中，對檔案管理人員進行集中培訓或者遠程線上培訓。如果管理人員工作繁忙，應當利用業余時間在微信或者QQ等社交軟件上，對相關知識進行系統學習，以提升自身的專業技術水平以及綜合素養。另外，為了驗證線上或者線下培訓效果，醫院應當定期對檔案管理人員進行工作考核，如果考核成績不合格，應當遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，給責任心強、管理水平高、專業經驗豐富的管理人員提供更加廣闊的發展平臺，為推進醫院檔案信息化管理進程提供強大的人才保障。

4 結束語

新時代、新背景下，醫院檔案信息化管理體系已日趨完善，系統功能逐步拓展，因此，檔案管理人員應當依托于信息技術，在工作當中不斷創新管理思路與工作方法，在完成檔案管理工作既定指標的同時，構建一個現代化、信息化、科學化的醫院檔案管理格局。

參考文獻

[1]李玉芳.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2020（12）：79-80.

[2]高婷婷.醫院檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2020（7）：76，78.