安全生產監管部門檔案信息化建設與檔案管理分析

張玉姣

摘 要：隨著當今我國社會經濟水平的發展，促使人們對于企業生產過程中的安全性予以高度重視，同時更對安全生產監管部門的檔案信息建設和管理予以足夠關注。因此，強化企業安全生產檔案管理工作的科學性對于提升企業安全生產效率有著重要作用。基于此，本文對安全生產監管部門檔案信息化建設與檔案管理進行詳細分析，旨在總結我國建設管理存在的問題，同時提出幾點針對性策略，促進企業安全生產。

關鍵詞：安全生產;監管部門;檔案信息化建設;檔案管理

隨著當今我國社會各行各業的發展，促使各個企業安全生產監管部門已經開始著手不斷強化檔案信息化建設和管理。在現今新時代發展背景中，強化安全生產檔案管理和建設對于促進企業在激烈的競爭大潮中站穩腳跟意義重大。但是在具體強化工作中存在較多問題，比如：員工檔案管理安全建設意識薄弱等，從而不利于企業安全管理建設進步。故而，本文對安全生產監管部門檔案信息化建設與檔案管理分析有著一定的實際意義。

1 安全生產監管部門檔案信息化建設重要性

我國自上世紀80年代以來就已經開始針對檔案信息化建設，并且也已經取得了良好的結果。由于檔案信息化建設的進步，促使安全生產監督部門的檔案信息化建設更是取得了卓越進步[1]。隨著我國安全生產檔案數據庫的建立，促使安全生產監督部門的經濟投入開始不斷增加，同時現代電子文章已經取代傳統紙質文件。利用電子檔案進行數據管理時不但包括文字檔案、圖片檔案，同時還包括視頻檔案等，這種檔案管理模式可促進相關人員加強對企業安全生產的監督和管理[2]。

2 安全生產監管部門檔案信息化建設和管理中存在的不足

2.1 檔案建設與管理意識薄弱

當今，大部分安全生產監督部門工作人員缺少對檔案管理的認知，甚至一部分工作人員沒有意識到檔案管理對于企業檔案信息化建設甚至是企業未來發展的重要性。認為企業檔案管理就是靜態保存，且該項工作無任何實際作用，從而造成企業安全生產監督工作缺少信息利用率，大部分具有高度安全生產價值的信息沒有得到利用，最終形成信息浪費。即便目前少部分安全生產監督部門存在一定的檔案信息化管理意識，但是部門內缺少工作制度，實際工作中缺乏工作目標，更缺少完善的檔案管理系統設計的科學性，從而嚴重影響內部檔案建設與管理。

2.2 檔案信息利用率低

現今，我國大部分安全監管部門在實際檔案管理工作中并未對管理軟件的統計分析功能進行充分利用，這在一定程度上就無法充分確保檔案數據得以科學分類，更無法保證數據價值被充分挖掘，造成企業實際安全生產工作中無法充分發揮檔案信息價值。

2.3 檔案信息缺乏完整性和真實性

在現今檔案管理工作中存在一部分安全生產監督工作部門沒有對檔案信息管理和系統應用予以足夠重視，沒有及時錄入相關檔案信息。當信息保存過程中經常會出現數據丟失現象，這在一定程度上也就促使檔案信息缺乏完整性。不僅如此，一些工作人員在對檔案進行信息錄入過程中經常出現信息虛假現象，這種現象的出現極大降低了信息真實性，同時安全生產監督部門檔案信息也并未出現減少的現象。在突發性的安全信息事件發生時這些數據不但不具備良好的參考價值，同時還會對企業安全生產形成一定的誤導作用。

3 安全生產監管部門檔案信息化建設和管理對策

3.1 積極提升工作人員檔案管理意識

與其他生產性或經營性的工作存在差異的是，檔案管理工作不會直接形成較大的社會效益和經濟效益，但是其屬于各類社會生產活動所形成的經濟和社會效益的重要前提，同時該項管理工作對于提升安全監督部門對于社會中各種生產活動的安全監督和檢查有著重要價

值[3]。故而，安全生產監管部門需要著重加強部門內工作人員的檔案管理意識，促使其認識到檔案管理的重要性，同時根據部門情況建立健全的檔案管理工作制度。積極引進先進的檔案管理軟件，強化對工作人員的信息系統操作培訓，提升對單位內部不同類別數據錄入的工作效率，提升檔案完整性。

3.2 深入挖掘檔案信息，提高檔案信息效率

以往傳統手工檔案管理工作中安全生產監管部門具有高度的獨立性，檔案管理工作人員找尋不同文件的關聯和內在聯系存在極高難度。但是自檔案信息建設后促使檔案數據以及其他不同類別的電子文檔均已經成為一種數據資源，工作人員利用專業數據分析軟件對數據進行分析和統計后可充分發揮出數據的實際價值[4]。因此，在實際開展檔案管理工作過程中安全生產監管部門工作人員需要積極強化對檔案信息統計分析功能，加強對數據的深度挖掘，綜合性分析檔案內在價值，同時將其充分應用于實際工作中。

3.3 開發檔案信息管理系統，提升檔案信息安全性

當下，我國安全生產監管部門在系統登錄和用戶權限設置等多個方面均設立了單獨的文件管理系統，以此導致整個信息檔案管理工作系統缺乏安全性，甚至還存在文件數據可能被篡改或盜用的風險。由此可見，安全生產監管部門需要著重加強對檔案信息管理系統權限的設定，提升用戶權限設置的合理性和有效性，分別設定不同層次的訪問密碼。如若用戶想要查詢檔案信息，那么其需要輸入正確的密碼方可查詢[5]。不僅如此，針對檔案管理工作人員來說，相關工作人員需切實根據檔案信息加密程度科學建立訪問權限網絡，從而充分提升檔案管理系統的安全性，有效規避信息安全事件發生概率。

4 結論

隨著當今我國現代信息技術以及互聯網技術的進步，促使電子文檔已經逐漸替代以往傳統的文本文件。電子文檔儲存中在信息分類、檢索以及儲存等多方面均有著極大作用，同時利用電子文檔還能提升數據的便攜性。因此安全生產監管部門在針對檔案建設和管理過程中一方面需要積極提升工作人員檔案管理意識，另外一方面還應當深入挖掘檔案信息，提高檔案信息效率，與此同時積極開發檔案信息管理系統，提升檔案信息安全性，進而切實保障各大企業的安全生產。

參考文獻

[1]王志剛.淺談安全生產監管部門檔案信息化建設與檔案管理[J].卷宗，2018，（20）：13.

[2]肖英彬.國有企業安全生產檔案管理信息化建設[J].區域治理，2018，000（033）：96.

[3]趙涼文.信息化條件下檔案安全管理策略思考[J].科學與財富，2019，（27）：178.

[4]魯娜.淺談檔案管理中的電子檔案管理[J].青年時代，2019，

（20）：287-288.

[5]劉淑娟.淺論檔案信息化建設的現狀、問題及對策研究[J].青年時代，2018，000（007）：287.