論檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

張寧寧

摘 要：檔案管理是醫(yī)院的日常管理工作中最主要的內(nèi)容之一，做好檔案管理工作可以有效確保醫(yī)院日常運(yùn)行更加順利、高效。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理技術(shù)已經(jīng)在醫(yī)院檔案管理工作中得到廣泛、普遍的運(yùn)用，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理可以促使檔案管理工作更具便利性、科學(xué)性，進(jìn)而保障檔案管理工作質(zhì)量的全面提高。基于此，本文首先針對當(dāng)前我國各醫(yī)院檔案管理工作的開展現(xiàn)狀展開分析，并將其視為切入點(diǎn)，同實(shí)際狀況相結(jié)合，從而提出更為高效、針對性的檔案數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用策略，促使醫(yī)院檔案管理工作者的工作效率能夠全面提升。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化管理;醫(yī)院

當(dāng)前，檔案數(shù)字化管理技術(shù)正在深入研發(fā)與大力推廣，在醫(yī)學(xué)事業(yè)中，已經(jīng)取得了普遍、廣泛的運(yùn)用。檔案數(shù)字化管理可以為檔案管理工作的高效開展帶來極大的便利，能夠確保患者信息、醫(yī)務(wù)工作者個(gè)人信息、日常工作各類報(bào)表、物資管理情況等內(nèi)容得到規(guī)范、妥善管理，有利于全面提高整體醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量與水平，促使醫(yī)院日常工作順利高效開展。因此，了解當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)施現(xiàn)狀，并且充分探究檔案數(shù)字化管理技術(shù)的高效應(yīng)用策略，是確保醫(yī)院能夠朝著現(xiàn)代化、智能化方向發(fā)展的重要途徑。

1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 不重視檔案管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國絕大多數(shù)醫(yī)院只是對醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)素養(yǎng)以及道德素養(yǎng)展開培養(yǎng)，同時(shí)，對內(nèi)部信息的強(qiáng)化建設(shè)、先進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的引進(jìn)等方面有所關(guān)注[1]。但是，對于醫(yī)院日常的檔案管理工作而言，只是停留于簡單的信息錄入與記錄管理，并沒有對數(shù)字化檔案管理工作的開展投入足夠的關(guān)注。一方面，主要因?yàn)獒t(yī)院檔案管理者大多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，造成專業(yè)素養(yǎng)普遍較低，給檔案管理工作的高效開展造成一定制約。另一方面，主要因?yàn)獒t(yī)院沒有在檔案管理工作方面投入大量的硬軟件設(shè)施、資金，造成醫(yī)院檔案管理效率的降低。

1.2 檔案管理缺乏規(guī)范性

現(xiàn)如今，我國各個(gè)醫(yī)院在檔案管理工作方面，缺乏一定的規(guī)范性，造成眾多無用檔案的出現(xiàn)。例如：一些檔案在保存格式方面存在不兼容的現(xiàn)象，在查找該檔案時(shí)，會(huì)出現(xiàn)打不開的現(xiàn)象;一些檔案在收錄時(shí)沒有及時(shí)做出編號，造成日后查詢該檔案時(shí)需要浪費(fèi)大量的時(shí)間;還有一些檔案在存放時(shí)沒有細(xì)分歸類，造成該檔案很難被迅速找到。由此可見，檔案管理工作規(guī)范性的缺乏，會(huì)造成工作流于表面、過于形式化，無法起到實(shí)質(zhì)性的意義。

1.3 檔案管理信息缺乏安全性

當(dāng)前，由于我國各個(gè)醫(yī)院對于檔案管理工作不重視的普遍現(xiàn)象，造成了檔案管理工作人員沒有充分重視檔案管理工作開展的重要性。然而，在醫(yī)院的各份檔案之中，存在關(guān)鍵的醫(yī)務(wù)工作者科研成果以及醫(yī)療信息[2]，如果沒有高效管理與保護(hù)這些檔案，將會(huì)導(dǎo)致部分重要的信息、數(shù)據(jù)丟失，造成檔案管理工作缺乏安全性、可靠性，同時(shí)，也將會(huì)造成檔案信息喪失真實(shí)性，進(jìn)而帶來不可預(yù)計(jì)的嚴(yán)重后果。

2 檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的高效應(yīng)用策略

2.1 樹立數(shù)字化意識

在現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作之中，最為基礎(chǔ)的發(fā)展思路、發(fā)展路徑便是數(shù)字化檔案管理，因此，在開展日常檔案管理工作的過程當(dāng)中，必須要轉(zhuǎn)變以往檔案管理的傳統(tǒng)觀念，樹立起數(shù)字化意識，摒棄以往的人工操作。對于醫(yī)院的管理層而言，需要實(shí)時(shí)保持?jǐn)?shù)字化意識，全面提升數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量，能夠了解構(gòu)建信息化機(jī)制的關(guān)鍵意義與價(jià)值[3]。對于醫(yī)院的檔案管理部門而言，必須要全面提高檔案管理工作的水平，對其所承擔(dān)的醫(yī)療責(zé)任有格外的重視，實(shí)現(xiàn)工作的高效創(chuàng)新與開展。而檔案管理部門中的工作人員，必須要積極學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理技術(shù)，從而盡快樹立起數(shù)字化意識，只有通過樹立現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理的意識，才能夠保障日后醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理工作有序開展。

2.2 構(gòu)建檔案數(shù)字化管理平臺

首先，需要積極構(gòu)建其醫(yī)院局域網(wǎng)之中的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，這對于建立檔案電子資源庫工作而言，必須要著重開展，從而使管理轉(zhuǎn)型得以實(shí)現(xiàn)，從以往的人工記錄轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理形式。其次，需要重點(diǎn)開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)，促使其能夠同醫(yī)院內(nèi)部的信息平臺實(shí)現(xiàn)有效對接，并且將信息共享，通過平臺，能夠直接收集、整合、分析與篩選檔案。再次，針對檔案管理工作當(dāng)中的一些重要文件、信息與項(xiàng)目而言，需要獨(dú)立建檔保存。例如：管理試點(diǎn)、科研立項(xiàng)等，在此基礎(chǔ)中開展所屬檔案各類分項(xiàng)的管理工作。幫助課題組將各種工作完成，例如：組卷、建立檔案、項(xiàng)目立項(xiàng)、資料整理等[4]。最后，還需要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，適當(dāng)開放醫(yī)院檔案。通過此方式，能夠確保醫(yī)院的日常工作可以順利進(jìn)行，保障醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效延續(xù)，更有利于科研創(chuàng)新能力的提升。例如：醫(yī)療科研、病例分析等。

2.3 推動(dòng)傳統(tǒng)工作與數(shù)字化的有效融合

就當(dāng)前的檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀而言，我國絕大多數(shù)的醫(yī)院在數(shù)字化檔案管理工作方面，存在水平較低的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在，只是將以往人工手寫的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑涗浄绞剑形凑嬲\(yùn)用其以信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案信息處理系統(tǒng)。由此可見，醫(yī)院在日后開展數(shù)字化檔案管理工作期間，需要重視起檔案管理工作數(shù)字化、自動(dòng)化形式的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變以往的人工形式。數(shù)字化檔案管理工作開展的前提與基礎(chǔ)來自以往檔案管理形式，屬于過渡時(shí)期需要運(yùn)用的關(guān)鍵輔助用具，可以說，兩者即存在密切關(guān)聯(lián)，又有所差異，存在相輔相成的關(guān)系。因此，醫(yī)院應(yīng)該在以往檔案管理工作的條件下，積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理工作模式，這需要根據(jù)醫(yī)院具體工作實(shí)際分步驟、分階段循序漸進(jìn)地開展。

2.4 建設(shè)數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)

對于數(shù)字化的醫(yī)院檔案管理工作而言，不僅需要投入大量資金成本，購買各種硬件設(shè)備，還應(yīng)該積極引入設(shè)施平臺，同時(shí)，更需要提升數(shù)字化檔案管理水平和能力。這就要求，一方面，醫(yī)院從外部聘請專業(yè)的檔案管理人員，為醫(yī)院內(nèi)部的工作者進(jìn)行培訓(xùn)，促使其能夠科學(xué)運(yùn)用設(shè)施平臺，從而高效建設(shè)數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)[5]。另一方面，通過直接對外聘請優(yōu)秀、專業(yè)的數(shù)字化檔案管理者，參與到醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，促使醫(yī)院的數(shù)字化業(yè)務(wù)操作能力、檔案管理水平收獲預(yù)期的成效。這樣，通過團(tuán)隊(duì)深度調(diào)研檔案工作的開展流程、內(nèi)容，或參考與借鑒其他成功醫(yī)院的數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且在此基礎(chǔ)上，通過醫(yī)院信息中心的協(xié)助，高效科學(xué)地確立數(shù)字化檔案管理的實(shí)施路徑及實(shí)施步驟，從而，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理。

3 結(jié)束語

綜合上述的分析來看，現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的不斷推進(jìn)，促使檔案數(shù)字化管理技術(shù)正在深入研發(fā)與大力推廣，能夠?yàn)獒t(yī)療事業(yè)的良好改革帶來積極的促進(jìn)作用。醫(yī)院在日常展開檔案管理工作之時(shí)，充分運(yùn)用檔案數(shù)字化管理技術(shù)，不僅可以大幅降低檔案管理者的工作強(qiáng)度，同時(shí)，能夠確保患者、醫(yī)務(wù)工作者、日常工作、物資等信息檔案的管理效率全面提高。由此可見，醫(yī)院必須要探尋更為高效的檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用方式，才能夠保障檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展，從而推動(dòng)醫(yī)院的長遠(yuǎn)、穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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