全過程合同管理系統的設計與實現

馮澤偉 胡汝海

摘? 要：根據煤炭企業的合同管理現狀及問題，以韓家灣煤炭有限公司為例，介紹了煤炭企業全過程合同管理系統的需求、設計及實現方法，并對使用效果進行了分析探討。

關鍵詞：合同管理;全過程;內控效率

中圖分類號：TP315 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2020）34-0072-02

Abstract： According to the current situation and problems of contract management in coal enterprises， taking Hanjiawan Coal Co.， Ltd. as an example， this paper introduces the requirements， design and implementation methods of the whole process contract management system of coal enterprises， and analyzes and discusses the application effect.

Keywords： contract management; whole process; internal control efficiency

煤炭企業在運營過程中，由于業務繁雜，會涉及各種類型的合同且合同的數額都比較大。目前，大部分煤炭企業的合同管理仍基于人工的方式管理，未實現信息化或者信息化程度嚴重不足，這就產生了合同信息不集中、不實時，合同管理效率不高且費時費力等問題。由此導致煤炭企業在運營過程中可能會面臨諸多風險，嚴重時甚至會帶來重大的經濟損失。通過設計與實現一套符合煤炭企業合同管理需求的全過程合同管理系統，可以使合同的管理從過去基于人工方式的管理轉變為基于計算機及網絡的管理。系統以韓家灣煤炭有限公司為例，從合同的相對方資信審查、合同會審、合同會簽、合同變更到合同歸檔的全過程閉環管理，不僅完成合同信息動態數據庫的建設，同時規范了合同管理的流程及制度。通過系統，煤炭企業可以更好地控制合同的執行過程，提高內控效率，及時地將可能遇到的經濟風險降到最低。

1 系統需求分析

通過和韓家灣煤炭有限公司以及相似的煤炭企業合同管理部門的溝通與調研，充分了解目前合同管理現狀，理清合同管理過程及關鍵點，得出煤炭企業全過程合同管理系統應實現以下功能：

1.1 基礎功能

（1）需要提供靈活的用戶管理、部門管理、角色管理、權限管理及靈活的自定義配置等;（2）為了更好地監控和保證系統的運行，及時識別及取證針對系統的入侵攻擊、內部違規等，需要提供全面的審計日志。

1.2 合同管理

（1）需要支持合同元數據的添加、修改及刪除等功能;（2）需要支持所有與合同相關的文件，如合同原稿、變更文件、附圖附表等任意格式、任意大小的電子版文檔的導入、導出、在線顯示等功能。

1.3 合同會審或會簽

（1）需要根據不同的規則，自定義會審或會簽流程;（2）需要在會審或會簽流轉過程中，涉及到的相關人員可以及時地通過綁定的微信公眾號收到提醒信息;（3）需要自動生成可打印的帶手寫簽名的會審或會簽單。

1.4 合同歸檔

（1）需要會審與會簽完畢的合同需要自動歸檔;（2）需要可以按任意時段查詢合同元數據及相關附件。

1.5 預警及報表

（1）需要系統自動對快到期的合同進行預警，幫助用戶提前做好規劃和決策;（2）需要從不通維度對數據進行

統計分析，輔助運營決策;（3）需要統計結果以圖表形式輸出。

通過需求分析得出的煤炭企業全過程合同管理系統應實現的功能，繪制出系統功能結構圖如圖1所示。

2 系統設計與實現

結合煤炭企業全過程合同管理系統應實現的功能，考慮系統未來易于擴展、易于與第三方系統對接、易于適應多端等諸多因素，系統采用前后端完全分離的多層架構，主要包括持久化層、領域層、應用層、展現層及客戶端單頁應用及微信客戶端，系統邏輯結構圖如圖2所示。

其中，基礎設施層提供登錄認證、權限驗證等保障其它層能夠正常工作的基礎框架組件。持久化層提供一個底層數據庫的抽象，實現數據庫的連接。領域層作為系統的最主要的層，主要用來定義領域實體，包括實體對象、領域服務等。應用層主要是合同管理系統業務邏輯實現的地方。展現層包括ASP.NET CORE MVC和ASP.NET CORE WEB API，實現部分邏輯并負責接收HTTP請求并通過RESTful API對外提供服務接口。客戶端主要消費API并且搭建用戶界面，主要包括SPA應用和微信客戶端。

系統后端基于ASP.NET CORE開發并通過RESTful API向前端提供數據，前端基于Vue構建界面并通過AJAX獲取后端提供的數據，前后端通過JSON格式交換數據，從而實現前后端完全分離。

全過程合同管理系統實現后的系統部分界面如圖3所示。

3 應用效果分析

全過程合同管理系統經過在韓家灣煤炭有限公司的試用，達到了以下使用效果：

一是和其它系統實現了有效銜接，實現了合同信息的動態監管。合同管理系統與預算管理、財務管理、資產管理等系統相銜接，可以動態獲取預算執行、合同收付款情況、資產進出庫等情況。合同管理相關的部門不僅能夠及時、準確地查詢到合同基本信息，掌握合同的執行情況，還可以隨時通過統計、分析獲取相關數據，為煤炭企業的經營決策提供有力地決策支撐。

二是提供了煤炭企業內控效率，減少企業經濟風險。合同管理是煤炭企業內控的重要組成部分，合同管理部門在合同管理的各個環節，如合同會審、合同會簽、合同執行、合同變更等，制定相關流程，確定控制措施，可以確保煤炭企業各項經濟活動合規合法。同時，合同管理系統能夠促進各部門之間進行有效的溝通，方便快捷地獲取、傳遞工作中的信息，員工更好地遵守企業內控制度，完成工作。

綜上，煤炭企業通過設計與實現一套符合自身特點的的全過程合同管理系統，可以更好地控制合同的執行過程，提高內控效率，及時地將可能遇到的經濟風險降到最低。

參考文獻：

[1]謝雨晴，聶麗麗.全生命周期醫院合同管理系統的設計與實現[J].中國數字醫學，2018，13：70-71.

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