新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

宮麗麗

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高以及信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐也在不斷加快。檔案是當(dāng)今社會(huì)一種非常重要的信息資源，它對(duì)我國(guó)檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。但由于多種復(fù)雜因素的存在，在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)了很多或大或小的問(wèn)題。因此，本文就新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策作出了以下分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;電子檔案

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.128

在全球化不斷發(fā)展的今天，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。隨著我國(guó)人力資源和信息資源的不斷流動(dòng)，檔案的數(shù)量也逐漸增多。運(yùn)用科學(xué)方法構(gòu)建更加方便、快捷、高效的電子檔案管理模式，不僅能夠使檔案很簡(jiǎn)便地被查詢到，還能大大減輕工作人員的負(fù)荷。但我國(guó)目前使用的傳統(tǒng)檔案管理方法存在很多不足與問(wèn)題，不利于檔案的安全保管，進(jìn)而對(duì)檔案管理體系的進(jìn)一步完善產(chǎn)生不利影響。因此，構(gòu)建電子檔案管理模式勢(shì)在必行。

1 電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員的重視程度不夠

工作人員對(duì)檔案管理工作本身的重視程度不夠，對(duì)檔案的妥善管理造成一定的威脅。首先，工作人員對(duì)檔案管理工作的職責(zé)存在誤區(qū)，認(rèn)為對(duì)檔案的管理并不是單位的主要工作，只要簡(jiǎn)單地保管好檔案，讓它不會(huì)丟失，能夠應(yīng)對(duì)檢查以及查找資料就可以，自然就不會(huì)將檔案管理工作太過(guò)重視;其次，正是由于檔案管理人員忽視了檔案管理工作的重要性，使檔案的利用價(jià)值無(wú)法真正發(fā)揮出來(lái)，自然也就得不到大家的重視[1]。最后，檔案工作中的安全意識(shí)不夠強(qiáng)使檔案在傳輸或存儲(chǔ)過(guò)程中很容易丟失或被人竊取，而且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的日益提高也為黑客等不法分子提供了便利條件，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)漏洞對(duì)檔案進(jìn)行破壞和修改。這些都對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性和科學(xué)性產(chǎn)生了不利影響。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

在將信息技術(shù)很好地應(yīng)用到檔案管理工作，構(gòu)建電子檔案管理模式的過(guò)程中必然離不開(kāi)專業(yè)型人才，將二者相結(jié)合是一項(xiàng)難度非常大的工作，它對(duì)工作人員的技術(shù)性與專業(yè)性都提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。而在現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理工作的專業(yè)人才依然較少，人才缺失嚴(yán)重。在檔案管理工作中大多數(shù)負(fù)責(zé)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，缺乏專業(yè)技術(shù)知識(shí)，而且沒(méi)有足夠的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)與技能，根本無(wú)法支持這些人員順利開(kāi)展相關(guān)工作[2]。同時(shí)，很多管理人員沒(méi)有參加過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，再加上學(xué)習(xí)能力有限，難以把握現(xiàn)有技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，更加無(wú)法滿足電子化管理檔案的要求。此外，為了自身利益監(jiān)守自盜，做出泄露檔案信息，篡改檔案內(nèi)容等違法之事也具有一定可能性。因此，檔案管理電子化的應(yīng)用效果也在一定程度上受到工作人員專業(yè)素質(zhì)水平的限制。

1.3 電子檔案管理設(shè)備條件和技術(shù)水平有待進(jìn)一步改善

從實(shí)際的檔案管理工作中不難看出，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和單位的自身?xiàng)l件是限制電子檔案管理模式的主要因素。一方面，在當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件下，人們往往會(huì)看中眼前利益而放棄對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的考慮，忽視檔案管理數(shù)字化的重要性，自然也就導(dǎo)致電子檔案管理建設(shè)投入不足;另一方面，在這過(guò)程中需要一定的資金支持，而多數(shù)地區(qū)或單位往往不會(huì)將過(guò)多的資金用到購(gòu)進(jìn)相關(guān)設(shè)備上來(lái)，這也就造成了硬件設(shè)備無(wú)法滿足需要，阻礙構(gòu)建電子檔案管理模式的進(jìn)程[3]。同時(shí)，在電子檔案的管理過(guò)程中，電子檔案比傳統(tǒng)檔案更容易修改，而管理技術(shù)難以更新，導(dǎo)致后期檔案的維護(hù)和存儲(chǔ)困難，便會(huì)影響到整個(gè)單位的電子檔案管理工作。

2 新形勢(shì)下電子檔案管理的措施分析

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員的重視程度

優(yōu)化檔案管理工作必須要增強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理的重視。首先，由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為黑客等不法分子提供了破壞和盜竊檔案的機(jī)會(huì)，影響了檔案的安全性。但如果將紙質(zhì)版檔案與電子版檔案共同保留，就會(huì)為檔案管理工作省去很多麻煩，當(dāng)紙質(zhì)版檔案的真實(shí)性和完整性遭到破壞時(shí)，就能夠真正體現(xiàn)這種做法的好處;其次，加大對(duì)檔案重要性的宣傳力度，通過(guò)多種方式或渠道，比如在單位相關(guān)會(huì)議上就電子管理檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和要求向全員宣講，再或者借助媒體進(jìn)行宣傳，使管理人員能夠了解檔案工作，并充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所發(fā)揮的重要作用，這樣才能糾正人們對(duì)檔案管理工作的誤區(qū)，使企業(yè)的電子檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。最后，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值[4]。檔案利用是檔案工作價(jià)值的最終體現(xiàn)，檔案管理人員要加快電子檔案管理方式的普及，使檔案利用工作能夠及時(shí)快捷地進(jìn)行。同時(shí)盡快實(shí)現(xiàn)資源共享，從而增強(qiáng)全社會(huì)對(duì)檔案工作的重視程度，使得電子檔案管理工作健康發(fā)展。

2.2 注重引進(jìn)和培養(yǎng)電子檔案管理的專業(yè)型人才

檔案管理者必須具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，掌握全面的管理理論，熟悉先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。一方面，企業(yè)在招聘時(shí)，可以提高“門(mén)檻”，將專業(yè)知識(shí)和技術(shù)設(shè)為重要的考核內(nèi)容，對(duì)所有應(yīng)聘電子檔案管理人員都要進(jìn)行層層考核，擇優(yōu)錄用，并且在上崗前為了保證檔案管理人員的工作能力符合標(biāo)準(zhǔn)要求，要對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn);另一方面，為防止出現(xiàn)個(gè)別管理人員對(duì)檔案工作中的注意事項(xiàng)沒(méi)有足夠了解的情況，企業(yè)可以設(shè)立專門(mén)的培訓(xùn)機(jī)制，將所有在崗人員按工作內(nèi)容不同分成不同的組，由組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，每周組織一次學(xué)習(xí)，提高其專業(yè)技能及安全保密意識(shí)，每季度進(jìn)行一次考核，并將考核結(jié)果同績(jī)效工資掛鉤;對(duì)離崗超過(guò)半年以上人員，在重新上崗前要對(duì)其重新進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗。

2.3 加大對(duì)電子檔案管理的設(shè)備和技術(shù)投入

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視對(duì)電子檔案管理工作的資金投入。為了及時(shí)購(gòu)置各類(lèi)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和儀器，構(gòu)建系統(tǒng)完善的電子檔案管理模式，增強(qiáng)對(duì)檔案查詢檢索的專業(yè)功能，改變以往因資金投入不足而導(dǎo)致的軟硬件設(shè)備匱乏無(wú)法滿足管理工作的需要的狀態(tài)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)加大資金投入，盡量為檔案提供一個(gè)安全、可靠的存放環(huán)境，有利于促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，在信息時(shí)代發(fā)展的背景下，在提高電子技術(shù)應(yīng)用水平的同時(shí)，也要注意電子技術(shù)應(yīng)用中存在的問(wèn)題。新形勢(shì)下檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的重視程度，將紙質(zhì)版與電子版檔案共同保留，注重引進(jìn)和培養(yǎng)電子檔案管理的專業(yè)型人才，以及加大對(duì)電子檔案管理的設(shè)備和技術(shù)的投入，從而促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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