新時代人事檔案管理制度與模式的創新探究

孫 莉

濟寧學院初等教育學院，山東 曲阜 273100

一、目前人事檔案管理中所存在的問題

（一）過于保密，影響使用。檔案中記載了人們的基本信息和其他關鍵信息，所以注重檔案的保密性是非常重要的。在傳統的檔案管理模式中，如果需要調用人事檔案，那么就必須要經過一系列的程序審批，整個過程非常繁瑣，不利于其他工作的開展。實際上，這種過分的保密制度影響了工作效率的提升，一般來講，除了政治審查中的人事檔案需要嚴密保管以外，其他的檔案都應該根據實際情況來進行保密保管。而且由于過度的檔案保密也導致一些工作人員消極怠工，相關部門缺少監督，使得檔案的管理出現各種問題。

（二）管理模式封閉，不利于人員流動。由于人事檔案中包含了很多個人信息，所以導致檔案的管理具有一定的封閉性，但在傳統的管理模式中，只關注到了封閉性，卻沒有在此基礎之上合理的分配資源，導致了人力部門資源的浪費。除此之外，還有一些領導過于主觀化，隨意操作員工的個人檔案，這也是封閉管理所造成的惡劣影響。

（三）缺少對于管理工作的重視。在所有的管理問題中，最主要的問題是沒有對檔案管理提起重視。人事檔案中記載的所有信息都屬于原始信息，不管是文字還是表格，都代表著一個人的經歷，必須要按照國家的相關規范來進行保管。而目前很多企業的人事檔案管理部門都沒有認識到合理保存檔案的重要性，工作人員沒有樹立正確的管理意識，所以會出現檔案內容缺失、虛假，甚至是丟失檔案的現象，導致人員的流動出現問題，不利于管理工作的開展。

（四）信息化程度低。傳統的檔案管理中，都是以紙質版來進行保存。而目前隨著社會的不斷發展，電子化檔案更能夠方便人們調取使用，如果仍然沿用傳統的檔案管理方式，就容易影響正常工作效率的提升，同時也是對人力資源的一種浪費。

（五）工作人員能力不足。在實際的檔案管理工作中，大部分工作人員都不具備專業的管理知識和能力，對于檔案的管理工作也沒有正確的態度，嚴重影響了效率的提高，還有的人會在重要的問題上犯錯誤，影響到檔案的使用和收藏，導致檔案失去其自身的價值。另外，還有一些企業沒有合理管理內部的人力資源，一些員工不能真正發揮自身的價值，進而就會導致企業內部人才的流失，不能為檔案管理提供最新的動態消息，也就不利于人事檔案管理工作的開展。

二、創新檔案管理制度和模式的方法

（一）提高工作人員的素質。目前，很多人事檔案管理的工作人員都沒有樹立起正確的管理意識，大部分工作人員的專業素質較差，所以，要想提高檔案管理的水平就必須要先提高工作人員的素質，讓他們能夠對管理工作提起重視。相關領導不僅要糾正工作人員的思想意識，還需要從社會中招納具有專業知識的優秀人才加入管理的隊伍中；除此之外，對員工進行定期的培訓教育也是不可缺少的，要時刻提高員工的專業素養，讓他們更好的為檔案管理工作貢獻力量。

（二）創新管理方式。雖然檔案的管理工作具有嚴密性，但也必須要時刻關注社會中的人才流動狀況，要順應時代的發展，而不是讓人員的流動成為阻礙管理工作前進的障礙。實際上，人才的流動可以推動人才之間的交流，在整個社會中都是有利的，適當的人員流動可以幫助企業更好的選拔人才，也能夠讓更多的人實現自身的價值，與此同時，這也有利于提高檔案管理工作的整體質量，推動管理模式的改變。

（三）綜合運用現代科學技術進行檔案管理。如今正處在信息技術高速發展的時代，傳統的紙質檔案管理方式已經不能滿足目前管理工作的需求，所以必須要將現代信息技術和檔案管理工作進行有效結合。紙質檔案不容易保存，紙張的顏色、規格等都容易導致資料的混亂，而且紙質檔案能夠隨意更換涂改，會影響到記載信息的真實性和客觀性；而電子版的檔案在修改時會有后臺的記錄，而且要經過嚴格的身份驗證才能進入修改程序，這樣就很好的保證了記載信息的真實性。另外，電子檔案的保存不受環境的影響，可以長久保存；也不會占用空間和太多的人力，必要時更方便調取使用，能夠極大的提高管理的工作效率，推動人事檔案管理工作的進步和發展。

（四）保證檔案的規范性。目前的人事檔案管理工作中存在著很多問題，為了減少這些問題的發生，更好的提高工作效率，就必須要實現對于人事檔案的統一高效管理，保證每個人檔案資料的完整準確。統一的檔案管理需要根據不同的人員情況進行分類，對于沒有固定工作單位的人員的檔案，需要移交給村委會或居民委員會保管。另外，這種管理方式也能夠及時的對人員信息進行更改，防止出現檔案信息落后于實際的情況，更好的展示出檔案信息的時效性。

三、總結

總之，檔案管理模式的創新必須要以發現問題和解決問題為前提，只有真正改善了目前存在的問題，才能更好的利用信息技術和其他手段來提高管理的水平，使得檔案的管理能夠更好的適應時代的發展和人們的需求。