高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在的問題及對策分析

高 靜

晉中學(xué)院，山西 晉中 030619

在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展背景下，高校檔案管理也逐漸朝向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。高校檔案承載著科研、教育、基建等原始信息，對高校未來發(fā)展有著重要意義。從另一個方面看，信息網(wǎng)絡(luò)也存在著雙面性特點，雖然可以提高檔案管理效率、質(zhì)量，降低勞動強度，但也產(chǎn)生了新的問題，如基礎(chǔ)不完善、功能單一等，難以充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)化管理效用，這就要針對現(xiàn)有問題采取有效的措施，完善高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)體系。

一、高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)問題

從高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)現(xiàn)狀來看，其主要存在的問題表現(xiàn)在：（1）基礎(chǔ)投入不足。很多高校將投入重點放到了教學(xué)和科研層面，導(dǎo)致檔案信息化管理投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，如存儲硬盤、打印機數(shù)量不足以及軟件不完善等；（2）功能單一。不重視豐富管理平臺功能，更多是將網(wǎng)絡(luò)管理平臺作為一個信息載體，無法發(fā)揮高效率傳輸、廣泛共享信息等作用；（3）忽視了檔案信息化管理的服務(wù)性，而服務(wù)性直接關(guān)乎著檔案資源開發(fā)效率；（4）部分檔案信息被黑客篡改、盜取、復(fù)制，缺乏安全體系建設(shè)，無法保證檔案信息安全。

二、加強高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對策

（一）強化基礎(chǔ)平臺建設(shè)

基礎(chǔ)平臺建設(shè)要從軟件、硬件兩個層面出發(fā)。在硬件層面上，需要保證計算機、打印機、傳真機功能和數(shù)量滿足要求，這也是檔案信息化管理的基礎(chǔ)；軟件系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)平臺功能實現(xiàn)的核心，包括網(wǎng)絡(luò)平臺的邏輯功能，可以實現(xiàn)電子檔案分類、傳輸、利用、整合等一系列功能，從而提高檔案利用率。良好的軟件管理平臺應(yīng)該包括調(diào)度系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、檢索口、導(dǎo)航、安全系統(tǒng)、交互系統(tǒng)等。檔案平臺信息化建設(shè)需要將紙質(zhì)檔案信息錄入到網(wǎng)絡(luò)平臺中，為了避免人工錄入錯誤，提高錄入率，可以采購一個文字掃描儀，可以直接將檔案內(nèi)容掃描到Word 文檔上。

（二）豐富檔案信息平臺功能

由于當(dāng)今高校檔案承載信息媒介的多樣性，除了文字，還包括圖片、視頻、音頻等。因此，檔案平臺需要將不同類型數(shù)據(jù)分類，統(tǒng)一存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，借助互聯(lián)網(wǎng)以及局域網(wǎng)傳輸、共享檔案信息，提高檔案資源利用率、開發(fā)率。在信息查詢方面，借助檢索窗口，用戶只需要輸入關(guān)鍵詞即可找到相關(guān)檔案信息，授權(quán)用戶還可以直接下載或打印電子檔案信息，提高檔案利用便利性。當(dāng)然，也可以將數(shù)據(jù)庫信息在網(wǎng)絡(luò)中共享，除了檔案部門，其他部門也可以登錄檔案管理平臺查詢信息，可以大大減少檔案利用的工作量，提升了檔案共享率、利用率。

（三）構(gòu)建檔案服務(wù)中心

新時期下，高校逐漸融入到市場經(jīng)濟(jì)體系已經(jīng)成為了必然趨勢和主要發(fā)展方向，但高校作為事業(yè)單位，必須要保證自身的公益性基本原則，承擔(dān)起應(yīng)有的社會責(zé)任。因此，在服務(wù)層面上，需要構(gòu)建高校檔案服務(wù)中心，為群眾提供檔案信息服務(wù)，借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享和傳遞，構(gòu)建師生、學(xué)校、科研、社會的信息溝通橋梁，提高檔案管理的生命力，保障檔案信息服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)中心利用檔案信息管理平臺的分類、查詢、利用、共享等功能，向全校師生、社會群眾公布檔案信息。反之，也可以向社會中收集有價值信息，共享更多信息，拉近高校和社會之間的距離，促進(jìn)進(jìn)一步豐富高校檔案信息化管理平臺的服務(wù)質(zhì)量，降低信息搜索成本，實現(xiàn)良性循環(huán)與利用。檔案信息服務(wù)中心的核心功能是檔案處理和利用。挖掘檔案中潛藏的重要價值，對檔案資源二次開發(fā)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)最終的服務(wù)目標(biāo)。

（四）強化信息平臺安全管理

很多高校都是重建設(shè)、輕管理，特別是網(wǎng)絡(luò)平臺安全管理。互聯(lián)網(wǎng)作為公開平臺，是一個開放空間，因此安全性問題一直存在。如病毒、木馬等可以盜取高校機密檔案或非公開檔案信息，如果將這些信息公布到社會上會給高校帶來巨大的損害。所以要提高檔案信息平臺的安全性，如采用安全認(rèn)證技術(shù)、病毒防護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)集加密技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)（備份技術(shù)）等。對于高校非公開或機密檔案來說，需要做好備份和保密工作，確保這些信息不被黑客等非法分子盜取。當(dāng)然，公開檔案也要注重安全管理，避免被他人惡意篡改流傳到社會中，給高校帶來負(fù)面影響。因此，要豐富安全防護(hù)措施，設(shè)置智能防火墻、采用病毒查殺技術(shù)、定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞、核心文件加密、定期備份，根據(jù)檔案管理人員、檔案應(yīng)用人員設(shè)定檔案信息訪問權(quán)限，從而提高檔案信息的安全性。

三、結(jié)束語

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為了必然趨勢。檔案信息化管理平臺，對加強檔案管理質(zhì)量、效率、檔案開發(fā)、挖掘價值有著重要意義。這就需要結(jié)合高校信息化檔案平臺建設(shè)問題，不斷完善基礎(chǔ)建設(shè)工作、豐富管理平臺功能、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、做好安全防護(hù)工作等，這樣才能夠保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺的綜合效益。