高 靜
晉中學(xué)院,山西 晉中 030619
在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展背景下,高校檔案管理也逐漸朝向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。高校檔案承載著科研、教育、基建等原始信息,對高校未來發(fā)展有著重要意義。從另一個方面看,信息網(wǎng)絡(luò)也存在著雙面性特點,雖然可以提高檔案管理效率、質(zhì)量,降低勞動強度,但也產(chǎn)生了新的問題,如基礎(chǔ)不完善、功能單一等,難以充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)化管理效用,這就要針對現(xiàn)有問題采取有效的措施,完善高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)體系。
從高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)現(xiàn)狀來看,其主要存在的問題表現(xiàn)在:(1)基礎(chǔ)投入不足。很多高校將投入重點放到了教學(xué)和科研層面,導(dǎo)致檔案信息化管理投入不足,基礎(chǔ)設(shè)施不完善,如存儲硬盤、打印機數(shù)量不足以及軟件不完善等;(2)功能單一。不重視豐富管理平臺功能,更多是將網(wǎng)絡(luò)管理平臺作為一個信息載體,無法發(fā)揮高效率傳輸、廣泛共享信息等作用;(3)忽視了檔案信息化管理的服務(wù)性,而服務(wù)性直接關(guān)乎著檔案資源開發(fā)效率;(4)部分檔案信息被黑客篡改、盜取、復(fù)制,缺乏安全體系建設(shè),無法保證檔案信息安全。
基礎(chǔ)平臺建設(shè)要從軟件、硬件兩個層面出發(fā)。在硬件層面上,需要保證計算機、打印機、傳真機功能和數(shù)量滿足要求,這也是檔案信息化管理的基礎(chǔ);軟件系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)平臺功能實現(xiàn)的核心,包括網(wǎng)絡(luò)平臺的邏輯功能,可以實現(xiàn)電子檔案分類、傳輸、利用、整合等一系列功能,從而提高檔案利用率。良好的軟件管理平臺應(yīng)該包括調(diào)度系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、檢索口、導(dǎo)航、安全系統(tǒng)、交互系統(tǒng)等。檔案平臺信息化建設(shè)需要將紙質(zhì)檔案信息錄入到網(wǎng)絡(luò)平臺中,為了避免人工錄入錯誤,提高錄入率,可以采購一個文字掃描儀,可以直接將檔案內(nèi)容掃描到Word 文檔上。
由于當(dāng)今高校檔案承載信息媒介的多樣性,除了文字,還包括圖片、視頻、音頻等。因此,檔案平臺需要將不同類型數(shù)據(jù)分類,統(tǒng)一存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,借助互聯(lián)網(wǎng)以及局域網(wǎng)傳輸、共享檔案信息,提高檔案資源利用率、開發(fā)率。在信息查詢方面,借助檢索窗口,用戶只需要輸入關(guān)鍵詞即可找到相關(guān)檔案信息,授權(quán)用戶還可以直接下載或打印電子檔案信息,提高檔案利用便利性。當(dāng)然,也可以將數(shù)據(jù)庫信息在網(wǎng)絡(luò)中共享,除了檔案部門,其他部門也可以登錄檔案管理平臺查詢信息,可以大大減少檔案利用的工作量,提升了檔案共享率、利用率。
新時期下,高校逐漸融入到市場經(jīng)濟(jì)體系已經(jīng)成為了必然趨勢和主要發(fā)展方向,但高校作為事業(yè)單位,必須要保證自身的公益性基本原則,承擔(dān)起應(yīng)有的社會責(zé)任。因此,在服務(wù)層面上,需要構(gòu)建高校檔案服務(wù)中心,為群眾提供檔案信息服務(wù),借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享和傳遞,構(gòu)建師生、學(xué)校、科研、社會的信息溝通橋梁,提高檔案管理的生命力,保障檔案信息服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)中心利用檔案信息管理平臺的分類、查詢、利用、共享等功能,向全校師生、社會群眾公布檔案信息。反之,也可以向社會中收集有價值信息,共享更多信息,拉近高校和社會之間的距離,促進(jìn)進(jìn)一步豐富高校檔案信息化管理平臺的服務(wù)質(zhì)量,降低信息搜索成本,實現(xiàn)良性循環(huán)與利用。檔案信息服務(wù)中心的核心功能是檔案處理和利用。挖掘檔案中潛藏的重要價值,對檔案資源二次開發(fā),這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)最終的服務(wù)目標(biāo)。
很多高校都是重建設(shè)、輕管理,特別是網(wǎng)絡(luò)平臺安全管理。互聯(lián)網(wǎng)作為公開平臺,是一個開放空間,因此安全性問題一直存在。如病毒、木馬等可以盜取高校機密檔案或非公開檔案信息,如果將這些信息公布到社會上會給高校帶來巨大的損害。所以要提高檔案信息平臺的安全性,如采用安全認(rèn)證技術(shù)、病毒防護(hù)技術(shù)、數(shù)據(jù)集加密技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)(備份技術(shù))等。對于高校非公開或機密檔案來說,需要做好備份和保密工作,確保這些信息不被黑客等非法分子盜取。當(dāng)然,公開檔案也要注重安全管理,避免被他人惡意篡改流傳到社會中,給高校帶來負(fù)面影響。因此,要豐富安全防護(hù)措施,設(shè)置智能防火墻、采用病毒查殺技術(shù)、定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞、核心文件加密、定期備份,根據(jù)檔案管理人員、檔案應(yīng)用人員設(shè)定檔案信息訪問權(quán)限,從而提高檔案信息的安全性。
綜上所述,在網(wǎng)絡(luò)信息時代下,高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為了必然趨勢。檔案信息化管理平臺,對加強檔案管理質(zhì)量、效率、檔案開發(fā)、挖掘價值有著重要意義。這就需要結(jié)合高校信息化檔案平臺建設(shè)問題,不斷完善基礎(chǔ)建設(shè)工作、豐富管理平臺功能、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、做好安全防護(hù)工作等,這樣才能夠保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺的綜合效益。