公共圖書館固定資產管理問題研究

歐彥祺

[摘 要]公共圖書館的固定資產是圖書館保障讀者服務、履行社會服務職能、建設覆蓋全社會公共文化服務體系的物質基礎，固定資產管理是公共圖書館管理工作的重要組成部分。本文以福建省圖書館為例，分析了公共圖書館固定資產管理中存在的問題，并提出了相應的解決措施，希望能為其他公共圖書館加強固定資產管理提供參考。

[關鍵詞]公共圖書館;固定資產;資產管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.20.012

[中圖分類號]F123.7;G258.2[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）20-00-02

0? ? ?引 言

《中華人民共和國公共圖書館法》指出，公共圖書館是社會主義公共文化服務體系的重要組成部分，明確了新時代我國公共圖書館事業的發展方向，因此，我國要大力扶持公共圖書館事業發展。福建省圖書館成立于1911年，是福建省內最大的公共圖書館。隨著現代技術的不斷發展，讀者對公共圖書館功能上的需求發生了質的改變，原有的空間布局已不能滿足讀者的需求。2018年，福建省圖書館在舊館基礎上進行了功能優化改造，在全面盤點固定資產時發現固定資產管理存在漏洞和不足，通過分析這些問題并提出解決措施，以期提高福建省圖書館固定資產管理工作水平，為其他公共圖書館乃至其他行政事業單位加強固定資產管理提供參考。

1? ? ?福建省圖書館固定資產管理現狀

1.1? ?固定資產詳情

福建省圖書館固定資產種類多樣、數量龐大、價值不一，管理不易。福建省圖書館的固定資產分為五大類，分別是：土地、房屋及構筑物類資產，通用設備類資產，專用設備類資產，家具用具類資產以及圖書文獻資源類資產。截至2019年年底，館舍面積總計27 819.78平方米，通用設備2 983余臺，專用設備155余臺，家具用具類資產4 261余件，各類文獻資源404萬余冊。

1.2? ?固定資產管理體制

福建省圖書館采用固定資產三級管理制：一級為資產綜合管理部門（資產管理部），下設館級固定資產管理員;二級為資產實物管理部門（現代技術中心、物管科、采編中心），現代技術中心負責IT類資產管理，物管科負責家具、空調等公共用品資產管理，采編中心負責文獻資料類資產管理（其中，使用古籍特藏文獻征集資金購置的古籍特藏文獻由特藏部管理）;三級為資產使用部門（館各部門），下設各部門資產管理員。在資產管理中各責任部門各司其職，形成職責分明、齊抓共管、用者有責的資產管理聯動機制。

2? ? ?固定資產日常管理與清查時存在的問題

2.1? ?缺乏固定資產管理意識

福建省圖書館為加強固定資產日常管理，提高固定資產使用效益，防止國有資產流失，制定了《福建省圖書館固定資產日常管理辦法》，但各部門學習與認識不足，固定資產管理意識淡薄，導致福建省圖書館固定資產各分館之間、部門之間以及因人事關系變動（退休、離職、部門調動等）進行家具、設備、圖書等調撥時沒有及時辦理相關手續，資產綜合管理部門無法及時掌握固定資產的變動情況，給每年度的資產清查與盤點增加了很大的困難。

2.2? ?固定資產清查與盤點難度大

福建省圖書館固定資產種類繁雜，數量多，存放位置分散，清查與盤點難度大，要耗費大量的人力、物力與時間。首先，自改擴建工程實施以來，福建省圖書館絕大部分的固定資產異地搬遷至省體育中心外遷服務場地，因空間限制部分固定資產仍存放于湖東舊館與福州市圖書館。其次，中共福建省委機構編制委員會辦公室于2011年3月29日同意設立福建省少年兒童圖書館為福建省省圖書館的直屬機構，2013年1月5日經福建省事業單位登記管理局核準登記為正科級獨立法人事業單位。2011年3月29日-2013年1月5號期間福建省少兒館尚未有獨立的賬戶，經費收支均在福建省圖書館，該期間內福建省少兒圖書館購置的16萬余件的固定資產尚未進行無償調撥。此外，汽車圖書館等延伸服務點、正誼書院以及各街道社區分館等固定資產均屬于福建省圖書館管理范圍。

2.3? ?圖書文獻類資產的盤點與處置存在困難

第一，圖書等文獻類資產在圖書館總固定資產中占據了相當大的比重，由于圖書館實行通借通還，從進入到流通環節，圖書等文獻資料的盤點工作比較復雜，且難度大、涉及面廣、準確性差。據筆者所知，許多公共圖書館建館幾十年來都忽略了文獻資料的盤點工作，絕大多數只對家具、設備、房產等資產進行清查。隨著購書經費不斷增加，新增圖書越來越多，同時福建省圖書館又受到改擴建工程的影響，臨時過渡場館面積有限，圖書等文獻資料的盤點與剔舊工作迫在眉睫。然而現階段因技術限制，固定資產管理系統與圖書管理系統分屬于兩個不同的平臺，難以有效對接。圖書文獻類資產入庫時，圖書管理系統中的圖書數據皆按冊多筆錄入，而固定資產管理系統則按批單筆錄入，并沒有針對每一本圖書建立獨立的資產賬目，處置時難以從相關軟件中找到具體對應的明細操作。第二，文獻類資產具有特殊性，難以適用固定資產的統一折舊規定，而我國對圖書文獻類資產的報廢處置也尚未出臺相關規定，給圖書報廢工作制造了困難。第三，作為國有資產，一些還有價值的老舊圖書下架后該如何更好地利用與流轉，以滿足不同群體的多樣化閱讀需求也是一個令人深思的問題。

2.4? ?固定資產日常管理不規范

福建省圖書館清查與盤點時存在賬實不相符的現象，體現在有賬無物和有物無賬方面。固定資產管理系統的基礎數據由財務賬面直接導入，導致資產類型劃分存在偏差，部分家具類資產與設備類資產相互混淆，資產名稱過于籠統，又因年代久遠難以做到賬實相符，資產數量變動也沒有及時更正;沒有及時處置報廢的固定資產，造成清查盤點時資產盤盈與盤虧;資產使用部門提出資產購置采購申請時，出現資產實物管理部門未能及時審核或者未經資產綜合管理部門復核的情況，導致購買時超出省級行政事業單位固定資產配置預算標準;工作人員調離或退休時未按照三級管理負責制要求填寫個人固定資產移交清單，未按要求辦理資產移交手續就許可辦理離崗手續時，無法確保資產的安全完整;資產實物管理部門的資產管理員未參照標簽管理規范粘貼資產標簽，導致標簽粘貼不規范、不美觀、易脫落，部分職工沒有養成保護標簽的意識，隨意撕毀標簽等。

3? ? ?公共圖書館加強固定資產管理的措施

3.1? ?建立健全的公共圖書館固定資產管理制度，完善固定資產管理體制

首先，加強固定資產管理意識，充分認識到固定資產管理工作在整個圖書館工作中的重要性，推動圖書館工作全面有序開展。只有意識先行，行動上才具有主動性和自覺性。領導者的意識與觀念更對單位工作的發展具有引領性和決定性作用。因此，公共圖書館的領導必須將固定資產管理視為一項關鍵工作，積極主動地組織固定資產管理工作，確保資產管理部門根據本館的實際情況，積極探索與之相適應的資產管理配套實施辦法，建立健全固定的資產管理制度，如固定資產的購買、領用、驗收、調撥、處置等，使固定資產的日常管理工作在各方面都有章可循。其次，固定資產管理不僅是資產綜合管理部門的工作，更與每一位館員的利益息息相關。因此，公共圖書館應該聘請專家學者以及固定資產管理系統的服務人員，就日常管理過程中存在的問題及軟件的使用情況進行答疑解惑。館領導、資產綜合管理部門以及各部門的資產管理員等相關人員應該定期參加固定資產管理主題培訓大會，提升管理人員的專業素養，提高固定資產管理效率。每年至少面向全館職工舉辦一次圖書館固定資產講座，普及固定資產日常使用和管理的有關知識，使大家形成“固定資產，人人有責”的觀念。最后，筆者在調查中發現許多公共圖書館并非缺乏固定資產管理制度，而是缺乏跨部門的制度銜接，因此，公共圖書館要通過有效的內部控制手段加強部門之間的有效配合。人事部門在館員辦理人事關系變動手續時應讓館員填寫資產移交清單，如涉及部門調動、離退休等資產移交，待手續辦理完結后方可進行人事調動，從而確保國有資產的安全完整。同時，移交人、資產實物管理部門經辦人、資產綜合管理部門經辦人應在移交清單上簽名，移交的資產由資產綜合管理部門會同資產實物管理部門調配管理。

3.2? ?高度重視圖書文獻類資產的管理

圖書文獻類資產的管理既是公共圖書館固定資產管理的重點，也是難點，厘清圖書文獻類資產是當前公共圖書館資產管理工作的核心。隨著現代技術更加智能化與個性化，公共圖書館應協同固定資產軟件公司開發更符合圖書館特性的固定資產系統，通過云計算和大數據，借助共享平臺與圖書管理系統相互銜接、信息共享，實現圖書的精準匹配與“一站式”管理，打破圖書文獻類資產與其他類資產分頭管理的局面，節約時間和人力成本，特別是在圖書文獻類資產的處置方面，更應該重點把控報廢處置流程，保證國有資產的完整性。另外，現階段許多公共圖書館受館舍面積的限制，不斷購買新圖書與日益飽和的書庫之間的矛盾導致圖書館不得不處置那些使用率低但仍具有價值的圖書文獻。針對這一問題，公共圖書館應盤活圖書文獻類固定資產，可以通過建立倉儲式圖書館，利用物聯網以及共享經濟提高固定資產使用效率，實現社會價值最大化。

3.3? ?規范固定資產盤點工作

要定期盤點公共圖書館的固定資產，每年至少進行一次全面盤點工作。館領導做好動員工作，成立以館長為組長的資產清點工作小組，責任明確，落實到人。資產綜合管理部門制定各部門的固定資產盤點明細表并下發給各部門，各部門的資產管理員負責本部門的資產清查工作，在規定時間內對照明細表先行盤點。資產綜合管理部門會同資產實物管理部門以及業務部門資產管理員進行核對復查。資產綜合管理部門對各類資產現場拍照并歸檔整理、對固定資產軟件后臺的數據進行調整、對新增的資產以及條碼遺失的資產粘貼標簽，做到賬、物、卡相符，同時還要對超過使用年限、無法使用的資產或未達到使用年限、但已損壞不可再使用和修復的資產按規定予以報廢。

主要參考文獻

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[收稿日期]2020-09-03