檔案管理信息化建設的問題研究

王敏

[摘 要] 近年來，隨著我國經濟水平和科學科技的不斷發展與提高，信息技術積極應用于各行各業，檔案管理工作也是如此。隨著信息化時代的到來，我國各行各業的穩步發展加快了我國檔案信息化管理的進程。將信息化技術應用到檔案管理工作上，大大提高了我國檔案管理工作的辦事效率。文章首先分析檔案信息化管理的重要作用，然后介紹檔案管理信息化的建設現狀，并提出了加強檔案信息化管理的有效措施。

[關鍵詞] 檔案管理；信息化建設；現狀；措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著互聯網等高科技的飛速發展，傳統的檔案管理已不能適應新時期的發展需求，檔案管理需要更加規范化、技術化，應以智能化的手段對現有的檔案管理模式進行歷史性的改革，進行信息化管理，提升檔案管理的成效性，更有效確保工作質量。

檔案信息化管理指的是在管理檔案的過程中，結合先進的管理方法，采用智能化的技術手段，實現檔案信息的科學性管理。隨著信息化時代的到來，需要運用智能化的檔案管理模式來節省人力、物力，有效地提高資源利用率，將檔案的價值在最大意義上體現出來。

一、檔案管理信息化在事業單位檔案管理中的重要作用

（一）能夠有效改善檔案管理模式

在我國檔案管理建設過程中，由于傳統觀念的影響，我國現行的檔案管理模式仍然比較陳舊，具有一定的局限性和單一性，使得檔案管理信息化建設受到了很大的影響。在時代不斷發展、各方面工作機制不斷完善和健全的情況下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當前的發展現狀，不能夠進一步實現檔案管理的開放性，致使相關工作無法順利完成，導致檔案管理長期處于封閉的狀態。通過實行檔案管理信息化建設和科學管理，能夠對內部信息的資源進行合理分配，可以有效對檔案進行收集以及管理，改善工作的服務質量和效果，對有效改善檔案管理的工作效率有很大的促進作用[1]。

（二）能夠有效擴大檔案服務區域

對于檔案管理工作而言，其主要就是對信息資源進行管理。在具體工作中，信息資源的主要價值就是開發和利用，檔案質量以及效果的高低與開發的實效性，有著非常重要的聯系。因此，加大檔案管理信息化建設，應該采用先進的現代化管理方式，對檔案信息進行有效的儲存和管理，這樣不僅可以促進信息資源的開發和應用，進一步提升社會的整體效益，而且可以擴大檔案服務區域，對檔案管理工作的有效開展具有重要意義[2]。

（三）能夠讓檔案信息儲存量不斷增加

近年來，時代的不斷進步使信息技術也得到了進一步的發展，因此在各個領域以及行業的發展過程中，也紛紛加大了信息化建設。由此可見，實現檔案管理信息化建設，無論是對單位發展，還是對社會進步，都有著非常重要的作用。如果實現檔案管理信息化建設，那么在進行檔案管理工作中，其信息的儲存量也會隨之增加，存儲的密度以及空間也會遠遠大于紙質的檔案。不斷的強化檔案管理信息化建設，還可以在檔案管理過程中，對各類圖表、圖片等進行統一的管理，整體放在一份文件當中，這樣可以有效節省儲存空間，提升了檔案管理工作的水平和效果。

二、檔案管理信息化建設存在問題

（一）檔案信息化管理有待規范

現階段，我國檔案信息化管理雖然取得長足進步，但從整體發展角度來看，仍存在許多不足，其中檔案信息化管理不規范是制約管理水平進一步提升的重要影響因素。一方面，檔案信息化管理并未形成一個統一的管理標準，不同地區檔案信息化管理存在巨大差異，這在一定程度上限制了檔案信息化建設水平的提升。另一方面，檔案信息化管理不規范，造成檔案信息化轉變形式復雜多樣，檔案信息資源在共享服務方面受到諸多影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發揮[3]。

（二）檔案資料信息化技術不足

從技術角度來講，現階段我國檔案信息化管理工作仍面臨著一定的技術難題，使得檔案資料數字化轉變十分困難。由于檔案資料種類十分復雜，包含文字、圖標等多方面內容，而在檔案資料信息化轉變時如果缺乏有效的錄入技術，會大大增加檔案信息收集與整合的難度。在實際檔案資料數字化轉變過程中，由于技術問題，常出現復雜多樣的編碼，給檔案資料信息化管理工作帶來嚴重困擾。此外，信息化技術不足還會降低檔案資料的整體性，不利于檔案信息化管理工作的有效開展。

三、提高檔案管理信息化建設措施

（一）構建統一規范的檔案信息化管理模式

檔案信息化管理作為新興管理技術，必須構建科學規范的發展模式才能推動管理水平不斷提升與進步。首先要實現檔案信息化管理的規范化發展，明確檔案資料數字化轉變形式和標準，為檔案信息化管理工作的開展奠定堅實的基礎。這里，就要求不同行業或領域都應按照統一的標準模式開展檔案信息化管理，由此提高檔案資源的有效整合與利用。其次，還要完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理工作內容進行細致的分類，明確管理要求與準則，由此提高檔案信息化管理質量[4]。

（二）提升檔案信息的全面性、安全性

任何類型的檔案材料都是在確保其信息保密性、完整性的前提下，才能發揮出檔案本身所具有的價值。檔案的安全性實則就是信息的安全，而信息安全主要體現在檔案存儲應用系統所使用的軟件安全；計算機等硬件安全；信息資料借調等傳播途徑的安全。第一，檔案類型繁多，其來源途徑廣泛，所以在檔案管理工作中，應采用分類等區別存儲的方法，針對差異型的檔案信息資料，可以采用不一樣等級的安全防護措施區別性的處理。第二，在選擇哪個檔案信息管理系統更有實際操作性時，應從該管理系統的整體性能等方面進行綜合性的全面考慮，杜絕因系統選擇不適合而造成檔案資料的缺失。

（三）提升檔案信息的利用率

將檔案信息化管理加以運用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進各方面工作的開展與提升。檔案入庫、記錄檔案資源、對檔案信息進行保存只是過程，檔案資源的有效利用并體現出其價值才是檔案信息管理的目的。通過信息智能化手段的有效運用，將檔案的價值在最大意義上體現出來。將智能化的手段、數據庫、網絡資源融合運用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時隨地的進行檔案資料的管理和對檔案資源的利用。通過將檔案整合并運用信息化的管理模式，可以方便使用者隨時查閱檔案資料，充分發揮檔案智能化帶來的成效。

（四）實現檔案資源的共享

檔案信息化管理和傳統檔案管理相比最大特點就是檔案資源最大限度的共享。檔案資源進行信息化整合后，其重中之重就是通過設計讓檔案資源進行共享。其包括如下內容：針對不同的檔案來源等進行區別；設定好檔案使用者的身份和權限；如何規劃和實際運用檔案信息化管理系統。在使用中須嚴格按照檔案信息化管理模式的要求進行使用，確保檔案信息化共享功能在實際中的運用。

（五）提升檔案信息管理的系統化、正規化

檔案信息管理實現系統規范化，必須嚴格按照國家質量體系認證的要求進行運作。在對網絡選擇，電腦的配備等功能、電子信息制作及方案等的相關方面，對不同類型的檔案信息進行全方位的系統化管理。檔案信息管理系統實現對檔案的標準化管理，必嚴格按照現行的相關規定和措施，及時全面地做好錄入、整理、編排入庫工作。檔案信息化資料收集制度的制定與完善，可以有效地推動檔案信息化管理的應用。

（六）加強檔案管理人才隊伍建設

信息化檔案管理中人才隊伍建設是關鍵，需要重視對工作人員的培訓和績效考核，依據考核結果進行相應地獎懲，激發員工工作積極性。此外，應該重視培訓，提高員工的業務水平，確保各個部門和檔案管理部門能夠形成一個較為統一的、有機的協調系統。部門（單位）在推進檔案信息化建設中要督促檢查、指導并推動此項工作開展。

四、結語

檔案信息化管理是必然發展趨勢，與傳統檔案管理模式相比，信息化管理有助于提高檔案資料的服務價值。檔案管理信息化建設，可以將檔案信息資源的價值，最大程度的在實踐工作中加以體現。檔案管理信息化建設中，應不斷完善創新管理模式，促進檔案管理工作的發展，最大程度上體現出檔案的可利用價值。

參考文獻：

[1]付冰，張曉剛.事業單位檔案信息化建設與安全管理[J].蘭臺內外，2011，16（02）：120-124.

[2]劉愷.淺談事業單位檔案管理的標準化管理[J].中國房地產業，2011，17（02）：133-136.

[3]黃俊山.數字化測繪資料檔案管理系統的建立[J].科技創新導報，2011，17（08）：102-105.

[4]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.