高校人事檔案管理信息化建設的價值

摘要：社會不斷發(fā)展的背景之下，計算機信息技術開始運用到各行各業(yè)當中，不同行業(yè)開始實現(xiàn)信息化發(fā)展目的，高校人事檔案管理也要緊緊跟隨時代發(fā)展腳步，主動展開信息化管理。由此，下面通過簡單分析高校人事檔案管理信息化建設的價值，提出了高校人事檔案管理信息化建設存在的問題以及應對策略。

關鍵詞：高校;人事檔案管理;信息化建設

過去的檔案管理工作表面看起來比較簡單，無需投入過多的精力進行管理，實則并非如此。現(xiàn)如今的檔案具有非常重要的作用，特別是人事檔案，直接表現(xiàn)出高等院校人員變動情形與用人單位的水平。目前信息化變成社會發(fā)展與進步的重要前進方向，信息資源變成不可小視的一項戰(zhàn)略資源，具有非常顯著的利用價值。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方案已經(jīng)不能緊跟時代發(fā)展步伐，需要及時展開變更，實現(xiàn)信息化人事檔案管理目的，從而提高人事檔案管理效率，實現(xiàn)資源共享，信息數(shù)據(jù)化，確保信息安全水平，提高人事檔案管理人員服務水平，加強高校人事檔案信息化建設力度，迅速完成高校政務信息化目標。

一、高校人事檔案管理信息化建設的價值

第一，人事檔案管理信息化充分滿足了人事工作發(fā)展的基礎需要。人事檔案管理作為人力資源管理工作的重要一部分，在人事檔案管理工作當中詳細真實的記錄著教職工的信息，高校做好人事檔案管理工作能良好的調配教職工，優(yōu)化資源配置，加強提高教職工的工作水平。第二，高校人事認識檔案管理信息化建設可以滿足人事認識檔案管理工作的發(fā)展需要。隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質檔案管理存在著容易丟失、人為篡改的問題。此種檔案管理方式已經(jīng)不能適應于信息化發(fā)展需要，推動人事檔案信息化管理可以極大程度上提高高校信息化建設水平，促使高校完成現(xiàn)代化管理轉型工作。

二、高校人事檔案管理信息化建設存在的問題

（一）信息化建設理念落后

現(xiàn)如今，我國大多數(shù)的高校人事檔案管理技術與硬件設施比較到位，可不具備信息化處理的意識，導致新引入的硬件和技術難以發(fā)揮出真正的作用，效果不佳，管理模式始終是傳統(tǒng)落后的，無法緊跟時代發(fā)展步伐，終究會被淘汰出局。目前我國高校認識人事檔案管理所存在的主要問題是檔案管理工作者的傳統(tǒng)思維難以轉變，他們的意識當中始終沿用傳統(tǒng)的檔案保管、整理方法，信息化管理意識不足。

（二）信息化管理系統(tǒng)建立難

高校人事檔案管理信息化建設中存在的困難包含多個方面，從收集與處理信息上：高校作為人才聚集之地，每一個人的工作經(jīng)歷以及情況都較為復雜，在進行收集與整理上存在較大的困難與時間差，對信息的真實性以及整理的實效性帶來較大的影響，從而難以建立起信息化管理系統(tǒng)。

（三）安全問題嚴重

人事檔案管理系統(tǒng)采用單機版形式，雖然可以一定程度上提高工作效率，但是卻與檔案信息化建設標準有很大的差距。信息化建設全面推行有利有弊，在簡化工作程序，提高工作效率的基礎上為檔案信息安全帶來較大的挑戰(zhàn)。

（四）檔案管理者的信息化技能不高

高校人事檔案信息化建設的展開不能缺乏檔案管理人員，可是大部分的高校認識人事檔案管理人員的信息化技能不足，不能科學合理使用信息化設備以及信息系統(tǒng)，造成人事檔案管理工作無法順利展開，更不能將人事檔案信息化建設的作用發(fā)揮出來。

三、高校人事檔案管理信息化建設的策略

（一）樹立信息化管理理念

高校人事檔案對教職工學習、工作、科研等真實情況進行了全面客觀的記錄，作為真實身份、學歷的真實寫照，保密性較強。有研究者將人事檔案比作公共管理的一種工具，在傳統(tǒng)管理模式之下，人事檔案管理以保管為主要形式，嚴控檔案開發(fā)利用。為了更好的適應社會發(fā)展，高校需要及時更新信息化管理理念，正確掌握好人事檔案保密特點，按照學校的實際情況來適當?shù)姆艑捜耸聶n案的利用，將人事檔案信息的被動化利用轉變?yōu)橹鲃犹峁┓眨瑸檎衅浮浻谩⒘鬓D人才、選拔干部等提供方便。公開的范圍能夠按照檔案材料的保密等級來進行劃定，不能公開政審材料、干部考察報告、民主評議等內(nèi)容。高校要緊跟人事檔案信息化建設的步伐，真正提高管理效率，增加資金投入力度，配備計算機、掃描儀等現(xiàn)代化的辦公設施，開發(fā)出適用于高校不斷發(fā)展的信息化管理平臺。基于原始紙質檔案，檔案管理人員要精準無誤的把教職工的信息錄入到管理平臺上，與校園當中其他管理平臺共享資源，從而為教職工提供查閱個人部分檔案的權限。

（二）創(chuàng)新檔案信息化管理系統(tǒng)

高校人事檔案管理信息化建設是為了順應市場發(fā)展形勢，滿足科技水平不斷提高的要求，在信息化建設過程中，高校要高度重視市場的變化與科學技術對信息化管理系統(tǒng)帶來的影響。因此，為了徹底轉變學校不重視信息化管理系統(tǒng)的看法，要積極利用檔案信息化建設的作用，沖破傳統(tǒng)管理模式，一旦在資金方面建設存在困難，能夠向國家尋求幫助，國家對教育以及科技提供了不少的優(yōu)惠政策，在這些政策的支持之下積極探尋管理系統(tǒng)，在資金方面獲得銀行等地方政府的支持與補貼，打好系統(tǒng)建設的良好基礎。

（三）提高信息安全

第一，高校在人事檔案信息化建設過程中，需要不斷對服務權限進行優(yōu)化，進而提高人事檔案信息資源的利用率，從而加速高校人事檔案信息化建設的進程。第二，為了良好的提高人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性作為實現(xiàn)高校人事檔案信息安全的重要方法。首先，設置人事檔案信息化管理系統(tǒng)登錄方面的內(nèi)容，高校需要從學校發(fā)展的實際需要與運用情況出發(fā)，通過采用密碼驗證、權限卡驗證的方法，設定系統(tǒng)識別模式，進而加強用戶登錄的安全性。其次，設置好管理系統(tǒng)的權限內(nèi)容，高校需要靈活的對人事檔案信息使用人員的身份信息進行整合與分析，針對不同的身份信息設置不一樣的查詢權限，從而實現(xiàn)對重要人事檔案信息加密的目標。接著，保護信息資源方面，高校需要主動積極運用版權保護技術，防止人事檔案信息資料被惡意改動，為使用人事檔案信息資料帶來安全保障。最后，人事檔案信息化管理系統(tǒng)日志記錄管理中，高校要引入系統(tǒng)追蹤以及記錄的功能，追蹤用戶訪問、獲取、下載等各種行為，并且在系統(tǒng)當中自動形成日志記錄。如果發(fā)現(xiàn)有用戶產(chǎn)生違反規(guī)定操作的行為，那么系統(tǒng)將會立即做出反應，管理人員也能夠立即對這樣的情況展開處理，防止出現(xiàn)丟失認識人事檔案信息資料的重要問題。并且，日志記錄還能夠讓管理工作人員在第一時間里發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)當中存在的安全問題，從而在極大程度上預防產(chǎn)生損壞與丟失信息資料的情況。從而，高校需要對人事檔案信息化管理服務權限進行優(yōu)化，加強管理工作者與使用者的信息安全意識，健全認識人事檔案信息資料安全管理制度，全面實時追蹤人事檔案使用情況，保障高校人事檔案信息資料的安全性。

（四）提高員工數(shù)據(jù)素養(yǎng)

為了防止被時代所淘汰出局，高校檔案管理工作者需要不斷增強人事檔案數(shù)據(jù)管理意識，高度重視人事檔案數(shù)據(jù)質量低所帶來的影響，讓大數(shù)據(jù)思維變成人事檔案管理者的基本素養(yǎng)。第一，作為一名人事檔案管理工作者，需要直接參加到人事檔案信息化建設過程中，與信息化建設聯(lián)系緊密，人事檔案管理工作者需要樹立起良好的大數(shù)據(jù)意識，提高數(shù)據(jù)價值性的認識，高度重視大數(shù)據(jù)給高校人事檔案管理帶來的影響。第二，調整檔案管理人員的崗位設置，促使檔案管理人員參加到培訓與工作實踐中去。傳統(tǒng)人事檔案管理模式之下，檔案管理人員要高度重視收集與保管，忽略掉檔案信息的開發(fā)與研究。所以在大數(shù)據(jù)時代下建設人事檔案信息化系統(tǒng)中，要先樹立起人事檔案管理工作者的數(shù)據(jù)價值意識，提高工作者的管理能力，熟練運用人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)選擇、組織與存儲數(shù)據(jù)信息的方式，通過運用大數(shù)據(jù)的思維來順利解決檔案信息化管理中存在的問題。作為高校領導者，一定要充分了解到高校人事檔案信息化管理的價值，加大對信息化建設的資金投入力度，做好電子文檔的整理，提高檔案信息化管理對人事決策、人才規(guī)劃等方面的作用，防止產(chǎn)生決策失誤的現(xiàn)象，完成高校人事檔案資源管理的規(guī)范，進而完善人力資源管理效果。

總而言之，當今的大數(shù)據(jù)時代背景之下，國家政策改革的引導下，高校開始高度重視人事檔案管理當中的問題，要及時做好人事檔案管理信息化建設工作，進一步提高數(shù)據(jù)信息資源的使用率，更新自身管理模式。高校要積極主動做好具體籌劃人事檔案信息系統(tǒng)建設的工作，把人事檔案信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)良好結合在一起，為高校人力資源管理提供良好的數(shù)據(jù)支持，推動高校良性發(fā)展。

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作者簡介：王忠澤（1964.03-），女，漢族，天津武清，大學，副研究館員，重慶科技學院人事處，檔案管理。