顧艷 曹振華
檔案是人類文明發展過程中的重要記憶,是我國開展相關工作的最基本依據。在新時代,其建設過程中呈現出來很多重要的原則。
一、信息化建設的重要原則
1、系統和完善性
檔案工作要擁有可以衡量的標準,要清晰化,流程化,這是檔案工作邁向新時代的必不可少的要求之一,是增強工作效率的重要途徑之一。館藏檔案是管理工作非常很重要的一種方式,一方面可以通過掃描等技術?進行精準的轉化,使得計算機能夠快速識別和精確處理的信息,方便儲存,管理和調用;另外,還能夠通過接收電子文件進館,這樣可以豐富館內檔案資料,還可以及時處理緊急的,重要的資料,以免產生貽誤,這些都離不開系統性的原則,制定相應的標準、規范和法規。
2.保密性
凡事利弊相隨,在科技給檔案管理帶來方便的同時,網絡產生的隱患也不可忽視。部分檔案是涉密的,是不能將其公開化。目前,有很多黑客等非法分子會利用防火墻等的薄弱,從中盜取重要信息,從事不正當的交易。所以,一定要增強防患意識,增強網絡安全的重視,多措并舉的保障其完整和安全,最大限度的維護檔案信息的安全。
3.效益性原則
檔案的數字化建設不是一朝一夕的事,也不是某一個部門或某一個人可以完成的,他需要我們全力配合。優化整體的運作方式,必須以提升工作速度和質量以及公司的整體效益為目標。這也是國家和各部門一直潛心致力于其建設的核心目的。
二、檔案信息化建設的深遠意義
1.搜索查詢方便
以前的尋找方式,非常的落后,工作人員需要比對目標信息,對照記錄進行大量的翻閱,查找,有時還容易查找重復,大大的增加不必要的工作量。但是,現在,可以進行目標查詢,不用再像以前一樣,漫無目的亂翻,管理人員可以選擇不同的方式進行多樣查詢,,在繁雜的檔案庫中尋找到當下需要的檔案信息,極大的減輕了工作人員的工作量。
2.檔案工作借還信息一目了然
現在,科技已經改變了我們的思維和工作模式,無論何時何地何人,進行了怎么樣的操作,都一目了然。傳統的記錄方式容易出現,錯記,漏記等客觀現象,從而加重工作量,信息化的方式操作方便,可以直接進行催還,從而推動整個檔案工作的有序進行。
綜上所述,檔案的信息化不僅符合了時代的發展的新要求,同時也引進了科學技術和新興科技,這也有利于減少檔案工作的繁瑣程度,可以在短時間內實現工作目標。檔案信息化建設不可能一蹴而就也不可能只依靠耽擱力量來完成,它,需要所有檔案人員的積吸參與與配合,從人員素質到設備到系統建設實現一體化的發展。