檔案信息化建設的重要原則和深遠意義

顧艷 曹振華

檔案是人類文明發展過程中的重要記憶，是我國開展相關工作的最基本依據。在新時代，其建設過程中呈現出來很多重要的原則。

一、信息化建設的重要原則

1、系統和完善性

檔案工作要擁有可以衡量的標準，要清晰化，流程化，這是檔案工作邁向新時代的必不可少的要求之一，是增強工作效率的重要途徑之一。館藏檔案是管理工作非常很重要的一種方式，一方面可以通過掃描等技術?進行精準的轉化，使得計算機能夠快速識別和精確處理的信息，方便儲存，管理和調用;另外，還能夠通過接收電子文件進館，這樣可以豐富館內檔案資料，還可以及時處理緊急的，重要的資料，以免產生貽誤，這些都離不開系統性的原則，制定相應的標準、規范和法規。

2.保密性

凡事利弊相隨，在科技給檔案管理帶來方便的同時，網絡產生的隱患也不可忽視。部分檔案是涉密的，是不能將其公開化。目前，有很多黑客等非法分子會利用防火墻等的薄弱，從中盜取重要信息，從事不正當的交易。所以，一定要增強防患意識，增強網絡安全的重視，多措并舉的保障其完整和安全，最大限度的維護檔案信息的安全。

3.效益性原則

檔案的數字化建設不是一朝一夕的事，也不是某一個部門或某一個人可以完成的，他需要我們全力配合。優化整體的運作方式，必須以提升工作速度和質量以及公司的整體效益為目標。這也是國家和各部門一直潛心致力于其建設的核心目的。

二、檔案信息化建設的深遠意義

1.搜索查詢方便

以前的尋找方式，非常的落后，工作人員需要比對目標信息，對照記錄進行大量的翻閱，查找，有時還容易查找重復，大大的增加不必要的工作量。但是，現在，可以進行目標查詢，不用再像以前一樣，漫無目的亂翻，管理人員可以選擇不同的方式進行多樣查詢，，在繁雜的檔案庫中尋找到當下需要的檔案信息，極大的減輕了工作人員的工作量。

2.檔案工作借還信息一目了然

現在，科技已經改變了我們的思維和工作模式，無論何時何地何人，進行了怎么樣的操作，都一目了然。傳統的記錄方式容易出現，錯記，漏記等客觀現象，從而加重工作量，信息化的方式操作方便，可以直接進行催還，從而推動整個檔案工作的有序進行。

綜上所述，檔案的信息化不僅符合了時代的發展的新要求，同時也引進了科學技術和新興科技，這也有利于減少檔案工作的繁瑣程度，可以在短時間內實現工作目標。檔案信息化建設不可能一蹴而就也不可能只依靠耽擱力量來完成，它，需要所有檔案人員的積吸參與與配合，從人員素質到設備到系統建設實現一體化的發展。