關于完善檔案信息化的分析

武玲玲 顧艷

檔案是重要的原始資料，它需要合理的整理與分類才可以得到更好的開發與利用。檔案信息化，簡單的來說就是從之前的傳統手工管理，轉變成依靠以信息技術為核心的信息數字。之前的檔案管理人員工作量大，效率低，費時費力。而檔案信息化管理只需一次錄入便可以多次利用，提高了工作效率。

隨著科技與信息技術的發展，檔案信息化的建設已經取得了初步的成效，但是由于還處于發展中階段，仍然還存在著許多的問題需要去完善。

檔案信息化的安全性。在當前的網絡環境下，影響檔案保密和檔案安全的因素主要包括人為因素與技術因素。人為因素：人為的故意泄露，這個需要對管理人員的專業素養進行培訓。技術因素：網絡的崩潰，黑客的攻擊等等，會讓網絡發生一些沒辦法預想的事故。這就需要我們加強安全防范，首先要提高我們的安全技術。既要提高安全技術也要提高大家的安全意識。

檔案信息化的服務觀念和方式滯后。檔案信息化的服務對象擴展迅速，其從內部擴展到外部，從領導層擴展到基層，從法人擴展到自然人。但是任何一個新鮮事物的發展都是需要時間的，人們必須順應時代的變化去很快的更新的自己的理念。尤其是偏遠地方的農村等地區，這需要引起相關部門的重視并進行相關的人員培訓。此外，一定要注意培訓相關人員對于檔案的保密性，提高相關人員的保密意識。

涉及到的一些法律規定并不比完善，目前雖然已有一些法律規定但是并不完善。法律必須明確規定好檔案信息化的相關事宜，不能僅僅靠行業的自律來約束自己。因為法律是保護自己最好的武器，倘若在實行的過程中有遇到侵犯自己利益的情況，如果能用法律來維護則深得人心，如果不能則會讓為建設檔案信息化的人而心寒導致原本的工作計劃不能夠很好的被推進，從而影響工作的效率。而完善的法律制度也是減少矛盾的重要因素。

專業人才的缺乏。還處于發展階段的“檔案信息化”的建設是急需大量人才的，這項工程的背后是需要強大的科技網絡水平做支撐的，而科技的開發之根本就在于人才的智慧。人才是這項工程的主力軍也是最核心的部分，但是社會上比較缺乏這類專業的專業性人才，可能是大家的意識還不夠，也可能是這部分工作的分類不夠很清晰。但是后期可以加大宣傳，加深大家的認識。

總而言之，從傳統的實體再到如今的數字信息化，這是一種進步。不過，目前的檔案信息化建設的過程中還是存在著許多的問題，還需要大家一步步地去完善。首先是找到問題再結合實際情況，采取有效措施，加強檔案信息化的安全管理，提高信息的利用效率。