檔案信息化建設(shè)工作的開展方法

楊玉成 馬俊

檔案信息化是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等技術(shù)提高檔案工作的現(xiàn)代化管理和利用水平，在保障信息安全的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)。相比于傳統(tǒng)的檔案工作，這不是簡(jiǎn)單地改變檔案的載體形式，而是使整個(gè)檔案工作從管理模式、利用方式，到工作流程只能都發(fā)生相應(yīng)的變革。而萬(wàn)事開頭難，要想順利展開檔案信息化建設(shè)，需要從觀念的轉(zhuǎn)變、打破常規(guī)工作體系、領(lǐng)導(dǎo)高度重視和明確任務(wù)性質(zhì)四個(gè)方面展開。

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息管理理念，使其適應(yīng)新時(shí)代變化

到目前為止，檔案信息化建設(shè)得到了長(zhǎng)足進(jìn)步，但大多數(shù)城市地區(qū)的檔案信息化還停留在數(shù)字化的階段。然而，檔案信息化的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源化，是通過(guò)數(shù)字化整理，歸檔的信息進(jìn)行分類、簡(jiǎn)化，方便查閱。并非把歸檔的信息簡(jiǎn)單的掃描，作為電子版存檔。這樣既浪費(fèi)寶貴的儲(chǔ)存空間，有沒有對(duì)檔案查詢起到實(shí)質(zhì)性的幫助。因此，在檔案村當(dāng)時(shí)不能簡(jiǎn)單粗暴的追求完整、全面，應(yīng)該對(duì)上報(bào)檔案進(jìn)行精簡(jiǎn)，使其更簡(jiǎn)潔，利用起來(lái)更方便，更有效。

二、要取得檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)足發(fā)展，應(yīng)采用更有效率的工作模式

不管用何種方式進(jìn)行檔案管理，都要把安全放在首要位置。隨著檔案儲(chǔ)存形式的改變，那么保護(hù)措施必然要隨之改變。由于檔案信息的數(shù)字化，那么保護(hù)措施必然離不開網(wǎng)絡(luò)方面的安全保護(hù)。因此在工作中，工作人員必然要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備。其次，對(duì)檔案進(jìn)行精簡(jiǎn)，這是一項(xiàng)繁瑣且專業(yè)的工作，這需要更專業(yè)的人才來(lái)實(shí)行。因此，在人才引進(jìn)，工做環(huán)境及待遇方面要進(jìn)行相應(yīng)的變化。

三、領(lǐng)導(dǎo)的高度重視才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)需要各方面的高精尖人才，因此只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視人才培養(yǎng)和人才引進(jìn)，才能吸引具備專業(yè)素質(zhì)的人投身檔案信息化建設(shè)。但考慮到領(lǐng)導(dǎo)人接受新鮮事物的能力下降，固化思維，導(dǎo)致信息建設(shè)進(jìn)展緩慢。因此，領(lǐng)導(dǎo)人在高度重視的同時(shí)，也要勇敢邁出第一步，主動(dòng)接觸信息化，直觀感受數(shù)字化帶來(lái)的簡(jiǎn)約與便捷。這樣才能更具體的開展檔案信息化建設(shè)工作。

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，工作人員要明白工作的性質(zhì)

檔案歸檔工作繁重，做好工作需要付出很大心血。但同時(shí)必須明白，檔案部門是輔助部門，要做好襯托紅花的準(zhǔn)備。但也不要妄自菲薄，雖然檔案部門是輔助部門，但卻是不可或缺的。工作人員要深刻理解，檔案是保存人類文明的方式，記錄著我們從一無(wú)所有到如今上九天攬?jiān)拢挛逖笞谨M的巨大變化，承載著我們的智慧果實(shí)。所以，檔案存檔工作雖然在社會(huì)工作中作為輔助部門，但卻是社會(huì)不可或缺的一部分。

檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，需要從上到下的努力，相信在不久的將來(lái)，一定可以迎來(lái)一個(gè)嶄新的開始。