楊玉成 馬俊
檔案信息化是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等技術(shù)提高檔案工作的現(xiàn)代化管理和利用水平,在保障信息安全的前提下,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)。相比于傳統(tǒng)的檔案工作,這不是簡(jiǎn)單地改變檔案的載體形式,而是使整個(gè)檔案工作從管理模式、利用方式,到工作流程只能都發(fā)生相應(yīng)的變革。而萬(wàn)事開頭難,要想順利展開檔案信息化建設(shè),需要從觀念的轉(zhuǎn)變、打破常規(guī)工作體系、領(lǐng)導(dǎo)高度重視和明確任務(wù)性質(zhì)四個(gè)方面展開。
一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息管理理念,使其適應(yīng)新時(shí)代變化
到目前為止,檔案信息化建設(shè)得到了長(zhǎng)足進(jìn)步,但大多數(shù)城市地區(qū)的檔案信息化還停留在數(shù)字化的階段。然而,檔案信息化的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源化,是通過(guò)數(shù)字化整理,歸檔的信息進(jìn)行分類、簡(jiǎn)化,方便查閱。并非把歸檔的信息簡(jiǎn)單的掃描,作為電子版存檔。這樣既浪費(fèi)寶貴的儲(chǔ)存空間,有沒有對(duì)檔案查詢起到實(shí)質(zhì)性的幫助。因此,在檔案村當(dāng)時(shí)不能簡(jiǎn)單粗暴的追求完整、全面,應(yīng)該對(duì)上報(bào)檔案進(jìn)行精簡(jiǎn),使其更簡(jiǎn)潔,利用起來(lái)更方便,更有效。
二、要取得檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)足發(fā)展,應(yīng)采用更有效率的工作模式
不管用何種方式進(jìn)行檔案管理,都要把安全放在首要位置。隨著檔案儲(chǔ)存形式的改變,那么保護(hù)措施必然要隨之改變。由于檔案信息的數(shù)字化,那么保護(hù)措施必然離不開網(wǎng)絡(luò)方面的安全保護(hù)。因此在工作中,工作人員必然要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備。其次,對(duì)檔案進(jìn)行精簡(jiǎn),這是一項(xiàng)繁瑣且專業(yè)的工作,這需要更專業(yè)的人才來(lái)實(shí)行。因此,在人才引進(jìn),工做環(huán)境及待遇方面要進(jìn)行相應(yīng)的變化。
三、領(lǐng)導(dǎo)的高度重視才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)
檔案信息化建設(shè)需要各方面的高精尖人才,因此只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視人才培養(yǎng)和人才引進(jìn),才能吸引具備專業(yè)素質(zhì)的人投身檔案信息化建設(shè)。但考慮到領(lǐng)導(dǎo)人接受新鮮事物的能力下降,固化思維,導(dǎo)致信息建設(shè)進(jìn)展緩慢。因此,領(lǐng)導(dǎo)人在高度重視的同時(shí),也要勇敢邁出第一步,主動(dòng)接觸信息化,直觀感受數(shù)字化帶來(lái)的簡(jiǎn)約與便捷。這樣才能更具體的開展檔案信息化建設(shè)工作。
要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè),工作人員要明白工作的性質(zhì)
檔案歸檔工作繁重,做好工作需要付出很大心血。但同時(shí)必須明白,檔案部門是輔助部門,要做好襯托紅花的準(zhǔn)備。但也不要妄自菲薄,雖然檔案部門是輔助部門,但卻是不可或缺的。工作人員要深刻理解,檔案是保存人類文明的方式,記錄著我們從一無(wú)所有到如今上九天攬?jiān)拢挛逖笞谨M的巨大變化,承載著我們的智慧果實(shí)。所以,檔案存檔工作雖然在社會(huì)工作中作為輔助部門,但卻是社會(huì)不可或缺的一部分。
檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn),需要從上到下的努力,相信在不久的將來(lái),一定可以迎來(lái)一個(gè)嶄新的開始。